Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Страница 18

Такая организация электронного документооборота в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.

2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на

СП «Софтформ» ООО

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1) руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота:

2) руководство по организации хранения документов на электронных носителях:

3) руководство по установления сроков хранения:

4) руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.

Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.

Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом. В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.

Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

- специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

- универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

- мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

- рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Минске передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока.

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

3 Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты

3.1 Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации

В первую очередь, в организации необходимо опреде­лить и нормативно закрепить в локальных правовых ак­тах, какая система пересылки электронных сообщений является системой ЭП организации (так называемая "кор­поративная система ЭП (далее - СЭП)). В том числе необхо­димо определить основной официальный адрес ЭП организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной кор­респонденции [37, c. 140].

Для идентификации СЭП организации необходимо четко оп­ределить комплекс программно-технических средств, ис­пользуемых для ее функционирования, и/илисистему офици­альных адресов ЭП, используемых работниками организации.Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов:

«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представ­ляет собой комплекс программно-технических средств, вклю­чающих почтовый сервер Microsoft Exchange Server 2007 и по­чтовые клиенты Microsoft Outlook, используемые работника­ми СП «Софтформ» ООО для осуществления отправки и получе­ния сообщений электронной почты в соответствии с локаль­ными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является info@softform.by.

Работникам, использующим систему электронной почты СП «Софтформ» ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фамилия.имя@домен.bу (например: ivanov.petr@softform.by)”.

Или:

«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представ­ляет собой совокупность электронных почтовых адресов (ящи­ков), предоставляемых ОАО "Хостер" согласно договору от 14.02.2010 № 19/26 и используемых работниками СП «Софтформ» ООО для отправки и получения документов в электронном виде в соответствии с локальными правовыми актами.