Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Страница 2

Электронная почта является мощным маркетинговым инструментом и просто незаменима при решении целого ряда практических задач. Однако активная реклама и маркетинг с помощью электронной почты могут нести с собой и отрицательные последствия для получателей писем. Их почтовые ящики заполнены рассылками навязчивой рекламы (spamming). Поставщики почтовых услуг предлагают различные средства для борьбы со spam-письмами. А в почтовых программах можно установить специальные фильтры на запрет получения писем от определенных адресатов.

Для того чтобы сообщение было получено, необходимо указывать электронный адрес получателя.

Адрес электронной почты (электронный адрес) – адрес абонента, получаемый при заключении договора с провайдером или при создании "почтового ящика" на любом из серверов, предлагающих эту услугу бесплатно.

Электронный адрес состоит из двух частей, разделенных знаком @: username@hostname.domain [14. c. 34]:

¾ username – это имя пользователя. В качестве него может использоваться фамилия абонента, его имя, фамилия и имя, или псевдоним, разделенные точкой, тире, символом подчеркивания. После него ставится разделитель @;

¾ hostname – имя хоста – компьютера, предоставляющего почтовые услуги;

¾ domain – доменный адрес – домен верхнего уровня, указывающий чаще всего на регион нахождения владельца электронного адреса.

Почтовый сервер – специальный компьютер, предназначенный для получения, пересылки по сети почтовых сообщений и хранения информации до востребования. С помощью почтового сервера производится управление сеансом связи, проверка достоверности информации и паролей при запросах, поддержка справочников с адресами пользователей.

Почтовый ящик – специально организованное место на диске сервера для хранения корреспонденции. При создании почтового ящика каждый абонент дополнительно, помимо почтового адреса, указывает свой индивидуальный пароль. Он необходим в момент доступа к своему почтовому ящику.

Передача почтового сообщения от клиента к своему поставщику почтовых услуг серверу (SMTP) осуществляется по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Затем информация кодируется и отправляется по сети от одного сервера к другому, пока не достигнет сервера входящей почты POP (Post Office Protocol) получателя. После того как получатель установит связь с почтовым сервером, письмо будет загружено на его компьютер.

Как правило, один и тот же сервер может выполнять функции обслуживания исходящих и входящих сообщений (как SMTP, так и POP).

Для организации работы необходимо [14, c. 35]:

¾ выбрать сервер, предоставляющий почтовые услуги;

¾ зарегистрироваться в качестве нового пользователя, ответив на вопросы предлагаемой анкеты.

В результате создается личный почтовый ящик, для доступа к которому необходимо ввести имя пользователя (Login или username) и пароль (password).

Пароль (password) – уникальная комбинация символов. В противоположность username в качестве пароля нельзя выбирать свое имя или инициалы как в прямом, так и обратном порядке. Не рекомендуется использовать числа, год рождения или номер паспорта, название улиц. Рекомендуется использовать слова, которых нет в словаре, например, записать слово с ошибкой, или первые буквы какой-то фразы. Не стоит устанавливать один и тот же пароль на разных машинах.

Виды работы с электронной почтой – off-line (вне связи) и on-line (на линии, на связи) [3, c. 48]:

¾ on-line – режим работы, при котором пользователь во время сеанса связи находится в контакте с почтовым сервером;

¾ off-line – режим работы, когда пользователь подключается к почтовому серверу только для отправки (получения) предварительно подготовленной корреспонденции.

В настоящее время тип работы off-line является наиболее распространенным. Эффективную работу с электронной почтой в этом режиме обеспечивают клиентские почтовые программы.

Почтовая программа пользователя (почтовый клиент) предназначена для создания, отправки, получения и переадресации почтовых сообщений, позволяет использовать различные кодировки, передачу вложенных файлов. Для каждого вида операционной системы существуют различные почтовые клиенты. В то же время существуют многофункциональные комплексы программы, содержащие утилиты различного назначения – Web-клиент (браузер), почтовый клиент, редактор HTML и др. Например, Microsoft Internet Explorer (Web-Браузер) интегрирован с Outlook Express (программой для работы с электронной почтой и телеконференциями), NetMeeting (программой для интерактивной голосовой связи) с FrontPage (программой для создания и публикации Web-страниц) и другими сервисными приложениями.

Многие провайдеры информационных услуг предоставляют клиентам почтовый ящик бесплатно, например, можно зарегистрировать почтовый ящик на серверах www.yahoo.com, www.yandex.ru, rambler.ru, mail.ru и др. При этом почтовое взаимодействие можно осуществлять с помощью Браузера по протоколу HTTP через специальные Web-формы.

Почтовые услуги различных провайдеров отличаются объемом дискового пространства для хранения корреспонденции, сервисными слугами. Для русскоязычного Интернета проблемой является кодировка кириллицы. Исторически стандарты кодирования русских букв неоднократно менялись. В электронной почте и телеконференциях принят стандарт KOI-8, а в операционной системе Windows действующий стандарт – CP1251. Многие отечественные бесплатные почтовые серверы используют программы автоматического определения вида кодировки и перекодирования данных. Другие, например beep.ru, предлагают пользователю самостоятельно выбрать кодировку. Если же письмо все-таки оказалось "испорченным", остается найти программу перекодировщика в Интернет и самостоятельно "исправить" письмо. К сожалению, иногда перекодировать и восстановить сообщение не удается.

CP1251 – таблица кодировки в Windows, начиная с версии 95, в которой русские буквы идут в естественном порядке.

E-mail (Electronic Mail – электронная почта) – служба, которая позволяет любому пользователю сети передавать и получать электронные сообщения.

KOI-8 – кодировка кириллицы в почтовых службах, в которой буквы стоят не по алфавиту. Таблица кодировки составлена так, чтобы при потере старшего бита во время передачи сообщения его можно было прочесть записанным латинскими буквами.

POP (Post Office Protocol) – протокол для передачи исходящей почты.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – протокол передачи входящей почты.

Spamming (рассылка навязчивых сообщений, замусоривание) – рассылка пользователям Интернет ненужной рекламы.

Usenet (новости) – служба, которая позволяет создавать сообщения (электронные новости), похожие на сообщения электронной почты, но предназначенные не для личного обмена, а для публичного обсуждения.

Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 1.1.

Рис. 1.1 – Принцип работы электронной почты

Работу с почтовым сервером можно представить в виде несложной схемы. Пользователь отправляет на сервер запрос на авторизацию, получает доступ к необходимым функциям, проводит все необходимые операции и отключается. При этом обращение к почтовой системе происходит с помощью следующих сетевых протоколов (набор правил, позволяющий осуществлять соединение и обмен данными между двумя включенными в сеть компьютерами) – POP3, SMTP и IMAP4. POP3 и IMAP4 реализованы для получения и просмотра почты, в то время как SMTP - для отправки [49, c. 137].

POP3 (англ. Post Office Protocol Version 3 — протокол почтового отделения, версия 3) используется почтовым клиентом для получения сообщений электронной почты с сервера. Следует обратить внимание на то, что этот протокол используется почтовым клиентом, то есть программой, предназначенной для получения и работы с входящей почтой. Таким образом, на верхушке модели POP находится персональный компьютер, работающий в качестве агента почтовой системы, в память которого загружаются письма с почтового сервера.