Страница 20
При определении мер ответственности за несоблюдение работниками установленных обязанностей необходимо руководствоваться трудовым законодательством Республики Беларусь. В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с СЭП организации в отношении работников может быть установлена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь. Так, согласно статье 198 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение [40, c. 104].
Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.
К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.
Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использованию СЭП организации.
С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен включать лишь тех работников, которым использование ЭП необходимо для выполнения возложенных на них функций.
Примерная форма такого перечня приведена в приложении.
В перечне могут быть детализированы цели, для которых конкретным работникам (категориям работников) разрешается использовать СЭП организации.
Перечень может не составляться в случае, если право пользования корпоративной ЭП закрепляется в должностных инструкциях работникам организации, инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных правовых актах.
3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации
Создать и отправить электронное письмо легко: для этого не нужно его распечатывать на принтере, запечатывать в конверт и нести на почту. Во многом именно легкость создания и отправки сообщений посредством электронной почты (далее - ЭП) обуславливает значительный рост электронной переписки в различных организациях. При этом нередко значительная часть пересылаемой электронной корреспонденции носит справочный характер и/или может быть вполне заменена бездокументными формами коммуникаций (например, посредством телефона) [42, c. 30].
Учитывая указанное, в организации следует определить критерии, при которых отправка электронных сообщений действительно неизбежна, так как обусловлена необходимостью документирования деловой деятельности. В случае, если перечень таких критериев достаточно широк, может быть использован способ, при котором необходимость использования ЭП определяется методом исключения, то есть определяются случаи, при которых использование ЭП недопустимо.
В целом, необходимость создания документов независимо от формы и вида носителя, а также их видовой и количественный состав определяются: компетенцией организации, кругом функций организации, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и т. д.
Юридическим основанием создания документов являются акты законодательства Республики Беларусь, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций и т. д.
Состав и количество создаваемых в организации документов также зависит от корпоративной культуры организации, сложившихся в ней традиций работы с документами, уровня профессиональной компетенции работников и т. д.
Можно выделить следующие основные факторы, влияющие на выбор ЭП в качестве средства осуществления документированных коммуникаций:
- тема (содержание) пересылаемых документов;
- доступность адресата;
- потребность в высокой скорости доставки;
- потребность в высокой скорости ответа;
- количество получателей.
Тема (содержание) отправляемого документа напрямую влияет на то, допускается ли его передача посредством ЭП. Организация должна определить, какая информация может пересылаться посредством ЭП, а какая - нет. В качестве общих критериев могут выступать следующие [42, c. 31]:
- степень закрытости (конфиденциальности) информации;
- значимость информации для решения выполняемых задач и функций;
- допустимость пересылки информации посредством ЭП с точки зрения законодательства, в том числе наличие нормативных требований по представлению информации в определенной форме (в бумажной, электронной с обязательным использованием ЭЦП и др.).
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:
«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО предназначена для пересылки: служебных документов (их копий); проектов разрабатываемых документов; уведомлений о проведении заседаний Совета директоров СП «Софтформ» ООО.
Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в иных целях не допускается. В том числе данная система не предназначена для пересылки: документов, не удостоверенных при помощи ЭЦП; информации, составляющей коммерческую тайну СП «Софтформ» ООО и иную информацию ограниченного распространения».
Доступность адресата подразумевает оценку того, насколько далеко от отправителя находится предполагаемый получатель сообщения. Например, нецелесообразно использовать ЭП, если адресат находится в одном здании или даже помещении с отправителем сообщения и/или вопрос может быть решен по телефону либо при личной встрече.
Необходимо помнить, что переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
Вместе с тем посредством ЭП в рамках организации может осуществляется пересылка официальных внутренних документов (например, докладных записок или отчетов).
При возможности решения вопроса с удаленным адресатом посредством телефона также нецелесообразно создавать дополнительные электронные сообщения, неоправданно увеличивающие сохраняемый документный массив организации.
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО для ведения внутренней переписки между работниками организации не допускается.
При переписке с внешними корреспондентами не допускается использовать систему электронной почты СП «Софтформ» ООО в случаях, если необходимая информация может быть передана устно (например, посредством телефона) с соблюдением установленных сроков».
Высокая скорость передачи информации может стать решающим фактором для решения использовать ЭП в качестве способа оперативной пересылки документированной информации. При этом следует учитывать, что высокая скорость доставки документа не гарантирует такого же оперативного ознакомления с ним и получения ответа. При необходимости получения немедленного ответа или подтверждения получения отправленной информации вместо ЭП более целесообразно использовать телефон или иные средства прямой оперативной связи с корреспондентом. В том числе в ряде случаев целесообразно уточнять у адресата по телефону, получил ли он отправленный документ [43, c. 19].
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:
«В целях подтверждения получения документа, отправленного посредством системы электронной почты СП «Софтформ» ООО внешнему адресату, от адресата в ручном или автоматическом режиме должно быть затребовано электронное сообщение о доставке (прочтении) документа и/или получено подтверждение об этом в устной форме посредством телефона».
|