Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Страница 3

POP3 работает в три стадии: авторизация, транзакция и обновление. После того как клиентская программа установит соединение с удаленной почтовой системой, начинается стадия авторизации. Авторизация предполагает идентификацию пользователя на сервере при помощи имени пользователя и пароля. Если авторизация успешна, пользователь получает доступ к почтовому ящику и наступает время транзакции. Во время транзакции пользователь совершает все основные действия по работе с почтой – просмотр новых сообщений, запрос списка всех сообщений, удаление сообщений. По окончании транзакции происходит обновление и сеанс работы с почтовым ящиком прекращается.

Операции по протоколу POP3 производится с использованием следующих команд: USER, PASS, QUIT, STAT, LIST, RETR, DELE, NOOP, LAST, RSET. При этом сервер должен выдавать ответы на каждую команду +ОК либо – ERR. Любой из ответов означает, что произошло обращение к серверу и что сервер может ответить на команды, а, следовательно, обрабатывать запросы пользователя.

Протокол IMAP4 (Internet Message Access Protocol) позволяет клиентам получать доступ и манипулировать сообщениями электронной почты непосредственно на сервере. Пользователь управляет своими сообщениями на сервере так же, как и если бы они находились на компьютере.

Изначально IMAP был разработан для замены POP3 и потому имеет следующие преимущества по сравнению с последним [49, c. 135]:

¾ письма хранятся на сервере, а не на клиенте. Возможен доступ к одному и тому же почтовому ящику с разных клиентов. Поддерживается также одновременный доступ нескольких клиентов. В протоколе есть механизмы, с помощью которых клиент может быть проинформирован об изменениях, сделанных другими клиентами;

¾ поддержка нескольких почтовых ящиков (или папок). Клиент может создавать, удалять и переименовывать почтовые ящики на сервере, а также перемещать письма из одного почтового ящика в другой;

¾ возможно создание общих папок, к которым могут иметь доступ несколько пользователей;

¾ информация о состоянии писем хранится на сервере и доступна всем клиентам. Письма могут быть помечены как прочитанные, важные и т. п.;

¾ поддержка поиска на сервере. Нет необходимости скачивать с сервера множество сообщений для того чтобы найти одно нужное;

¾ поддержка онлайн-работы. Клиент может поддерживать с сервером постоянное соединение, при этом сервер в реальном времени информирует клиента об изменениях в почтовых ящиках, в том числе о новых письмах;

¾ предусмотрен механизм расширения возможностей протокола.

Стадии работы протокола IMAP4 совпадают с POP3. Основными командами IMAP4 являются LOGIN – авторизация на сервере при помощи имени пользователя и пароля, при этом и имя, и пароль передаются по сети в открытом виде и для защищенного входа лучше использовать команду AUTHENTICATE, которая использует различные механизмы шифрования. Выбор каталога, с которым будет работать пользователь, происходит с помощью команды SELECT, а информация о каталоге предоставляется по команде EXAMINE. Так же в протоколе IMAP4 предусмотрены команды STATUS, LIST и др. В общем, IMAP4 - гибкий и многофункциональный протокол с широкими возможностями. Он обслуживает более 20 различных команд клиента по управлению состоянием своей почты.

SMTP (англ. Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи почты) — это сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. В настоящее время под «протоколом SMTP», как правило, подразумевают ESMTP и его расширения. ESMTP (англ. Extended SMTP) — масштабируемое расширение протокола SMTP.

SMTP протокол используется для отправки почты от пользователей к серверам и между серверами для дальнейшей пересылки к получателю. Чтобы доставить сообщение до адресата, необходимо переслать его почтовому серверу домена, в котором находится адресат. В настоящее время протокол SMTP является стандартным для электронной почты и его используют все клиенты и серверы.

Сам по себе протокол SMTP не имеет возможности отсылать текст на национальных языках (например, кириллице), а также отправлять двоичные файлы (такие как изображения, видеофайлы, программы или архивы). Для снятия этого ограничения был разработан стандарт MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), который описывает способ преобразования двоичных файлов в текстовые [28, c. 156].

Сервер SMTP — это конечный автомат с внутренним состоянием. Клиент передает на сервер строку команда<пробел>параметры<перевод строки>. Сервер отвечает на каждую команду строкой, содержащей код ответа и текстовое сообщение, отделенное пробелом. Между сервером и клиентом возникает «электронный диалог». Следует отметить, что все вышеописанные низкоуровневые команды работы с протоколами уже прописаны в памяти ваших программных клиентов или функциональных модулях веб-страниц, поэтому их использование Вам не грозит, просто вводите имя пользователя в нужное поле, а клиент уже сам генерирует команду user.

Выбор почтового сервера зависит от ваших целей и возможностей: обычным пользователям необязательно тратиться на платную и иногда дорогостоящую почтовую систему, в то время как предприятиям лучше не экономить, а выбирать более безопасный вид связи.

Работа с почтовым сервером проходит по следующей несложной схеме: авторизация – транзакция – обновление – отключение. Небольшой совет: Имя пользователя для почтового ящика выбирайте проще, а пароль сложнее, но так, чтобы можно было вспомнить.

Если Вы используете программный продукт для работы с почтовой системой – то, запомните, протокл POP3. Если пользуетесь почтой непосредственно на сервере (например, заходите на страницу Mail.ru и все транзакции совершаете там), значит, Вы работаете по протоколу IMAP4. Рабочую корреспонденцию, особенно если род деятельности состоит в частых командировках, лучше хранить на сервере для удобства доступа к ней из любой точки мира посредством глобальной сети.

При отправке почты письмо доходит до почтового сервера домена, а потом уже до адресата.

Электронное письмо состоит из следующих частей [14, c. 27].

1. Заголовков SMTP-протокола, полученных сервером. Эти заголовки могут включаться, а могут и не включаться в тело письма в дальнейшем, так что возможна ситуация, когда сервер обладает большей информацией о письме, чем содержится в самом письме (так, например, поле RCPT TO указывает получателя письма, при этом в самом письме получатель может быть не указан). Эта информация передаётся за пределы сервера только в рамках протокола SMTP, и смена протокола при доставке почты (например, на узле-получателе в ходе внутренней маршрутизации) может приводить к потере этой информации.

2. Самого письма (в терминологии протокола SMTP — 'DATA'), которое в свою очередь состоит из следующих частей, разделённых пустой строкой:

3. Заголовков письма. В письме указывается служебная информация и пометки почтовых серверов, через которые прошло письмо, пометки о приоритете, указание на адрес и имя отправителя и получателя письма, тема письма и другая информация.

4. Тела письма. В теле письма находится, собственно, текст письма. Согласно стандарту, в теле письма могут находиться только символы ASCII. Поэтому при использовании национальных кодировок, различных форм представления информации (HTML, RTF, бинарные файлы) текст письма кодируется по стандарту MIME и не может быть прочитан человеком без использования декодера или почтового клиента.

Почтовый клиент — программа, предназначенная для получения, написания и хранения электронной почты. Мир почтовых клиентов интересен тем, что здесь не найти доминирующего продукта. Кроме того, немало пользователей всемирной сети предпочитают работать с почтой через Web-интерфейс, используя браузер [21, c. 93].

Все современные популярные почтовые клиенты умеют работать через протоколы POP и IMAP. В качестве десерта, некоторые разработчики расширяют наш рацион возможностью работы с группами новостей USENET и чтением RSS-новостей.