Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Страница 6

Помимо стандартных фильтров и виртуальных папок, Opera M2 обладает обучаемым алгоритмом фильтрации почты, предлагающим три степени защиты. Вы можете вручную помечать сообщения как спам, и в этом случае обучаемость фильтра позволяет отсеивать похожие сообщения.

1.2 Структура сообщения электронной почты, состав, критерии и содержание ее элементов

Для того, чтобы воспользоваться электронной почтой необходимо наличие электронного адреса. Электронный адрес состоит из нескольких частей. Первая – логин под которым вы зарегистрированы, вторая - @. За «собакой» следует - имя того сервера (или домена), к которому вы прикреплены.

Электронный адрес индивидуален и неповторим. В мире может проживать множество Джорджей Бушей, но только один имеет адрес president@whitehouse.gov. Итак, приобретая доступ к Сети у провайдера, вы автоматически получаете свой первый адрес электронной почты и личным почтовый ящик, имя которого в большинстве случаев совпадаем с вашим пользовательским логином для входа в Сеть. Можно создать несколько электронных ящиков. Зачем нужны несколько электронных адресов? И на этот вопрос ответить нетрудно: во-первых, всегда полезно иметь один постоянный адрес, который не будет зависеть от того, через какого провайдера вы входите в Сеть. Во-вторых, каждый пользователь Сети «живет» сразу в нескольких параллельных потоках жизни. Работа, профессиональные обязанности. Хобби, общения с кол­легами по увлечению. Личная жизнь, наконец. И для каждого «по­тока» существует своя собственная «струйка» электронных писем, которые неплохо было бы разделить. А значит, для каждого вида переписки можно завести свой собственный почтовый ящик.

Бесплатные почтовые ящики нередко используются для соблюдения анонимности - в самом деле, по адресу типа lasarus@iname.com невозможно понять даже то, в какой стране живет его владелец! Независимые почтовые ящики бывают гораздо вместительнее своих «официальных» коллег [51, c. 359].

Помимо базовых характеристик (скорость работы, размер почтового ящика и так далее), главное, чем отличаются независи­мые «почтовики» друг от друга, - вид доступа к почтовым сооб­щениям.

Выбор собственного адреса (точнее, той его части, что стоит непосредственно перед «собакой») - операция очень ответственная. Ведь нам с вами нужен адрес, запоминался бы просто и мог сказать что-то о своем хозяине. В выборе имени мы не ограничены, за исключением тех случаев, когда нужное имя уже зарегистрировано на другого пользователя. К примеру, не слишком стоит надеяться на то, что, подключившись к крупному провайдеру, вы сможете зарезервировать для своего адреса свое имя: sasha@provider.ru или igor@provider.ru Саш и Игорей в Сети предостаточ­но, и почти наверняка подобные адреса оказались «забиты» еще несколько лет назад. Заметьте - никаких пробелов в e-mail адресе не предусмотре­но, в случае необходимости для разделения слов можно воспользоваться знаком _. А можно не зацикливаться на собственном имени, а придумать себе «сетевое прозвище» - «ник». Простое, емкое и оригинальное.

Чтобы открыть новый почтовый ящик, в левом верхнем углу нажмите ссылку "Регистрация в почте". Необходимо будет заполнить анкету регистрации. Символ "*" означает, что заполнение полей обязательно. "E-mail" - имя вашего почтового адреса (например ivanov, vasya или petrov2007). Выберите почтовый сервер (mail.ru, inbox.ru, list.ru, bk.ru). "Пароль" - это сочетание символов для доступа к почтовому ящику. Самыми лучшими паролями считаются сочетания букв, цифр и специальных символов (например "#", "$", "%", "&"), да к тому же длина пароля 8-12 символов. Хотя каждый сам вправе устанавливать пароли [51, c. 360].

Имя и пароль почтового ящика должно быть обязательно латинскими буквами. В блоке "Если вы забудете пароль" рекомендую ответ на секретный вопрос писать как можно сложнее, иначе почтовый ящик может быть взломан простым подбором популярных фраз. Дополнительная информация - это дело сугубо личное и за небольшим исключением разница не влияет. Чтобы закончить регистрацию, введите в поле число, указанное на картинке, это связано с защитой от автоматических регистраций. Да, имя вашего почтового ящика может быть уже кем-то занято, в таком случае сервер выдаст сообщение и автоматически вам предложат несколько похожих незанятых имен.

Чтобы начать работать, перейдите по ссылке http://www.mail.ru или же вставьте эту ссылку в адрес открытого браузера. Чтобы открыть почтовый ящик, наберите ваше имя и пароль, которые вы указывали при регистрации. Там же выбираем и почтовый сервер. Если вы не хотите, чтобы на компьютере сохранялся пароль и имя ящика (например общественный компьютер, интернет - кафе или рабочий компьютер), поставьте галочку "Чужой компьютер". При последующем открытии сайта вам придется заново набирать данные ящика. Для электронных подписок на почтовые рассылки, участие в форумах и т.д. лучше иметь отдельный ящик, чтобы можно было удалить без проблем.

Спам - это массовая рассылка рекламных объявлений по электронной почте без согласия на это получателей, непрошенное рекламное сообщение, сетевой мусор, мусорная почта, рассылаемые по электронной почте. Представьте себе, что вы живете во Владивостоке, и получаете сообщение по почте о рекламе какого-нибудь коттеджного участка или продажи канцелярских товаров в Москве. Когда такое письмо попадается один - два раза в месяц, еще не страшно, а когда вам в день приходят 20-50 подобных писем, тут уж стоит задумываться. В таком количестве писем можно и потерять что-нибудь стоящее и важное, удалив письмо. В худшем случае придется удалять почтовый ящик навсегда и делать новый.

Почтовые клиенты, это специальные программы, установленные на компьютере пользователя и позволяют получать почту на компьютере, не используя браузер. Вся почта в таком случае сохраняется на компьютере и посмотреть ее можно будет потом. Чтобы получить почту, достаточно будет открыть почтового клиента и одним нажатием клика получить посланное (при определенных настройках и соединении с интернет). Существует множество разновидностей почтовых клиентов, однако я заострюсь на двух популярных. Первый - это Outlook Express. Если у вас установлен Windows, то обычно он установлен вместе с операционной системой. В меню пуск -> программы вы должны его увидеть. Данный клиент больше всего подходит для рабочего компьютера и одного адреса электронной почты [10, c. 83].

Ниже предлагаются настройки для почтовых программ [17, c. 185]: электронный адрес (имя почтового ящика или e-mail address): полное название почтового ящика, включающее значок "@" и домен (для примера пусть будет ящик ivanov@mail.ru и далее); сервер входящей почты (POP3-сервер): <точка><домен>, где <домен> - домен Вашего почтового ящика для почтового ящика ivanov@mail.ru - pop.mail.ru ); сервер исходящей почты (SMTP-сервер): <точка><домен>, где <домен> - домен Вашего почтового ящика (для почтового ящика ivanov@mail.ru - smtp.mail.ru); имя пользователя на POP-сервере: имя почтового ящика без значка "@" и названия домена для почтового ящика ivanov@mail.ru - ivanov); пароль: Ваш пароль к почтовому ящику ivanov@mail.ru; порт входящей почты: POP3 - 110, порт исходящей почты: SMTP - 25 или 2525.

Для регистрации почтового ящика на Mail.ru заходите на сайт http://mail.ru/.

Откроется страница, на которой в левом верхнем углу будет специальная форма (рис 1.12). Далее следует нажать ссылку «Регистрация в почте».