Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии

Академия труда и социальных отношений

Уральский Социально-экономический институт

Контрольная работа

По курсу: «Основы документированного

обеспечения управления (делопроизводство)».

Тема: №12

Студента-заочника IV курса

Группа: МЗ-401

Факультет: менеджмент

Шашков Е.А.

г. Челябинск

2002 год.

Содержание

Введение……………………………………………………………… 3

1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (организации)………………………………………………….4

1.1 регистрация документов………………………………………… 5

1.2 систематизация документов……………………………………….8

1.3 формирование дел………………………………………………….9

2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников.

2.1 документация об отпусках…………………………………… 11

2.2 документация о командировка………………………………….14

2.3 поощрения; стимулирующие выплаты………………………….17

2.4 подготовка документов к архивному хранению……………… 20

Заключение……………………………………………………………22

Список литературы………………………………………………… .25

Введение

Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

1.Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации).

Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

· Документы, поступающие из других организаций (входящие),

· Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

· Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

· Первичную обработку,

· Предварительное рассмотрение,

· Регистрацию,

· Рассмотрение руководством,

· Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления с целью распределения поступивших документов на:

Направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

1.1 Регистрация документов

Регистрация документов-это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские, финансовые и т. Д.). регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службу ДОУ:

· Письма, присланные для сведения(копии)

· Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок

· Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию

· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

· Графики, наряды, заявки, разнарядки

· Сводки и информация, присланные сведения

· Учебные планы, программы

· Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций

· Прейскуранты

· Технические условия

· Претензии

· Нормы и нормативы расходов материалов

· Поздравительные письма

· Пригласительные билеты

· Документы по заключению коллективных договоров

· Бухгалтерские документы

· Планово-финансовые документы

· Печатные издания (книги, журналы, биллютени)

· Формы статистической отчетности

· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»

· Объяснительные записки

· Арбитражные и исковые документы