Управление рабочим временем менеджера. Диагностика рабочего времени и эффективность его использования

Страница 3

- По выполнении каждого задания вычеркните его из плана работы на день. Приятно сознавать, что сделано что-то полезное.

- Проверьте перед началом работы, все ли задания предыдущего дня выполнены. При этом Вы можете установить, являетесь ли Вы человеком, способным довести до конца дневную норму, или же начинаете в понедельник 10 работ, из которых 8 остались невыполненными еще в пятницу.

-

Чтобы дела не «зависали», в первую очередь закончите работу, оставшуюся незаконченной вчера.

- Не забудьте также о дневном ритме работы (см. рис.).

А.Б.Осборн сказал: «После того, когда Вы научитесь организовывать свой труд, все остальное, чему Вам предстоит научиться в области управления, будет казаться детской забавой».

Последним пунктом в системе индивидуального планирования является контроль за выполнением заданий и использованием времени. Это очень важно, так как тщательный контроль за ходом выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени. В результате систематического контроля мы выясняем:

· Как проходило выполнение работ;

· Насколько удачным было планирование использования рабочего времени;

· Какие результаты были достигнуты.

Какая же польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей? Вы, прежде всего, будете лучше знать свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества. Таким образом, получите более обоснованные данные о своих возможностях, правах, ограничениях и, конечно, об использовании рабочего времени. Благодаря всему этому Вы будете лучше знать самого себя и в дальнейшем сумеете сосредоточиться на решении важнейших задач.

Руководитель и подчиненные: использование рабочего времени

Являемся ли мы помощниками в использовании своего рабочего времени нашими подчиненными или нет?

Рассмотрим сначала подробнее проблему делегирования и распределения заданий.

Делегирование означает поручение выполнения определенных заданий подчиненными. Преимуществами делегирования являются:

- расширение объема выполняемых заданий организацией;

- высвобождение руководителя для выполнения наиболее важных работ;

- развитие у подчиненных инициативности, умения и навыков, профессиональной компетентности;

- расширение уровней принятия решений.

Можно говорить о такой ошибке, как о «буксировании за собой воды». Внимание при этом обращается на область деятельности, которая по своему характеру близка прежним должностным обязанностям, и забывается, что хорошие, даже очень хорошие работники вовсе не обязательно могут быть и хорошими руководителями, и наоборот, хорошие руководители далеко не всегда могут быть хорошими работниками, т.е рядовыми исполнителями в конкретном деле. Типичными препятствиями делегирования являются:

- отсутствие у руководителя организаторских способностей;

- неумение делегировать ответственность при распределении заданий;

- мнение руководителя, что сам он сможет выполнить данное задание лучше подчиненного;

- отсутствие опыта работы и, что главное, делегирования;

- неуверенность в себе;

- боязнь попасть в разряд нелюбимых руководителей;

- позиция недопущения ошибок;

- недоверие по отношению к подчиненным;

- нежелание развивать своих подчиненных

Коллективная работа и совещание

Деловое совещание – важнейшее звено в процессе управления производством, а поэтому совершенствование стиля деловых совещаний – это гарантия успешной реализации принятого решения, а, следовательно, и повышения эффективности управления.

Плохо подготовленные мероприятия, в частности совещания, требуют уйму времени. В соответствии с одним из исследований ¾ совещаний являются неоправданными и до 80% разговоров на них вообще к делу не относятся.

Коллективная, или групповая, работа означает деятельность, выполняемую сообща группой не менее трех человек, между которыми существует налаженное взаимодействие. У группы имеется общая цель, работа происходит с соблюдением определенных правил игры и разделения труда между всеми членами рабочей группа.

В переговорах принимают участие стороны, представляющие противоположные интересы, которые садятся за стол переговоров для того, чтобы найти общее решение по интересующему всех вопросу.

Переговоры, таким образом, отличаются от групповой работы тем, что в них стороны стремятся к достижению своих целей, а при групповой работе участники преследуют общие цели путем открытой дискуссии и решений, опирающихся на взаимопонимание. В идеале эффективные переговоры – это то же самое, что и здоровая групповая работа. Участники переговоров пытаются влиять на представителей другой стороны разными способами.

Эффективная работа группы и искусство ведения переговоров

Работа группы. Почему мы прибегаем к групповой работе? Потому, что при этом во время обсуждения вопросов возникают несколько точек зрения, что повышает качественный уровень принимаемых решений. В результате сотрудничество между отдельными подразделениями организации улучшается. Управление при групповой работе носит более непосредственный и целенаправленный характер. При этом вся система управления используется более полно и эффективно. Групповая работа усиливает мотивированность участников, обсуждение вопросов проходит открыто, потребность участия удовлетворяется. Когда сотрудничество в группе хорошо налажено, то можно с успехом развивать творческие инновации участников, выдвигать множество новых идей и использовать их на благо всей организации. Деятельность рабочей группы направлена, прежде всего, на то, чтобы добиться максимально хороших результатов.

Приведем несколько мероприятий для поднятия эффективности групповой работы.

До начала работы группы.

1. Составьте четкий расчет «вклад – результат» предстоящего совещания. Прежде чем созвать группу, следует удостовериться, что результат превысит расходы (подготовительная работа, заработная плата участников, дорожные расходы, потерянное время до и после совещания, а также общие расходы, которые могут быть на уровне до 35% заработной платы).

2. Желательно использовать группы из четырех – шести человек. Пытайтесь создать группу, способную рассматривать вопросы критично и непредвзято. Включайте в группу только тех работников, которые действительно способны оказать помощь в решении стоящей проблемы (а не по принципу: «Ему будет полезно знать»), хотя лично кто-то из них может Вам не нравиться.

3. В момент создания рабочей группы определите срок достижения поставленной цели и составьте предварительный график работы.

4. По важным вопросам целесообразно проводить так называемое предварительное «совещание стоя» за один день до начала собственно работы группы для наброски новых идей и их обсуждения. Это помогает обрисовать круг проблем и ускоряет ход работы группы, поскольку участники приходят на совещание с уже сформировавшимися мнениями.

5. Проверьте, чтобы помещение, предназначенное для работы группы, было, как следует подготовлено. В помещении должно быть достаточно свежего воздуха, оно должно быть теплым и хорошо освещенным. Участников надо обеспечить удобными сиденьями. Телефон не нужен. Особое значение имеет и форма стола. Можно рекомендовать стол в форме буквы «П» или круглый стол. Главное, чтобы все хорошо видели друг друга.

6. Составьте заранее текст приглашения и повестку дня, в которой указан порядок рассмотрения вопросов и возможные подготовительные результаты. Одновременно с этим составьте план использования времени, т.е. сколько времени и на какой вопрос отводится. Важнейшие вопросы надо поставить вперед, чтобы быть уверенным в том, что времени на их рассмотрение хватит.