Управление рабочим временем менеджера. Диагностика рабочего времени и эффективность его использования

Страница 6

Оперативный анализ. В его основу положен принцип массовой самофотографии, однако отличительной особенностью этого метода, по сравнению с обычной самофотографией, является то, что, во-первых, изучение затрат рабочего времени ИТР и служащих проводится не по должностям, отделам и цехам, а по одинаковым видам работ (функций), выполняемых на данном предприятии. Во-вторых, изучение проводится не по сменам, а в течение года.

Еще больше повышение эффективности труда ИТР и служащих зависит от степени оснащенности рабочих мест средствами механизации процессов составления, поиска и хранения документации, а также средствами связи и вычислительной техникой, выбору которых необходимо уделять особое внимание.

Предотвращение остановок в работе

Сколько пропадает драгоценного рабочего времени из-за различных остановок? Каждому руководителю приходится во время выполнения важной работы отрываться от нее и отвечать на телефонные звонки. Далее, напрашивается вопрос, есть ли особое право или привилегии у лиц, «забегающих на минутку» в наш рабочий кабинет, и т.д.

Каждый из руководителей время от времени нуждается в уединении для того, чтобы спокойно поработать. В соответствии с одним из исследований руководителей беспокоят в среднем через каждые 5-10 мин. Работа же, требующая сосредоточения, занимает обычно более продолжительные отрезки времени. Если у Вас под рукой такая работа, то старайтесь выполнить ее в один прием.

Телефон, кончено, является важным помощником в работе, но он же часто является и причиной неоправданных остановок в работе. Так называемый «телефонный терроризм» не должен пожирать ни Вашего времени, ни времени других людей, находящихся в помещении.

Планирование индивидуального рабочего времени затрудняется из-за того, что мы просто не в состоянии предусмотреть все телефонные разговоры. Кроме того, отвлекают внимание и ошибочные телефонные звонки, которые нет-нет да и прорываются.

Если у Вас есть секретарь, то научите его пользоваться следующей фразой: «Мой начальник в настоящее время занят. Желаете ли Вы, чтобы я ему доложила о Вас или попросила его позвонить Вам?»Эта фраза сулит следующие выгоды.

Услышав такой ответ, звонящий еще раз взвесит, попросить начальника к телефону или нет. Только самые важные звонки смогут прервать работу руководителя. Начальник сам может выбрать для ответного звонка наиболее подходящее для него время. Начальник сможет подготовиться к ответному звонку.

Секретарь может ответить и так: «Сейчас посмотрю, можно ли его прервать». После этого он может пройти к начальнику, рассказать ему суть дела и получить ответ. Такой перерыв в работе мешает меньше, чем ввязывание в длительный телефонный разговор.

Постарайтесь сгруппировать все необходимые телефонные разговоры. Требуйте от секретаря ведения книги телефонных разговоров, в которой имеются графы для важнейших сведений (имя и фамилия звонившего или кому надо позвонить, фирма или учреждение, номер телефона и краткое описание существа дела). Не тратьте время на соединение с кем-либо по телефону, этим должен заниматься секретарь. Не забывайте, что на другом конце провода тоже есть секретарь, через которого Вам придется прорываться к соответствующему руководителю, и это может потребовать много времени. Научитесь говорить кратко. Избегайте формальностей, излагайте суть дела сразу.

Вторым из факторов помех является дверь в кабинет руководителя. При необходимости следует обеспечить, чтобы ее понапрасну не открывали. Посетители должны проходить только с разрешения секретаря.

Договоритесь с секретарем о том, чтобы никто без его ведома не мог проникнуть в Ваш кабинет. Если кто-то все же будет пытаться прорваться к Вам, то секретарь должен спокойно спросить, не может ли он чем помочь. Обычно в таких случаях спрашивают: «Ваш начальник сейчас занят?». Секретарь должен ответить: «Да, он занят. Вы хотите, чтобы я его прервала?». Такой вопрос сразу же отсеивает тех, кому не так уж и срочно надо повидать начальника. Приучите свой персонал и других посетителей к тому, чтобы они договаривались о времени приема с секретарем. Если работа позволяет, то обязательно установите часы приема.

Попросите секретаря следить за продолжительностью совещаний. Если Вы, например, договорились, что совещание продлится один час, то секретарь по прошествии часа должен напомнить, что время, отведенное на совещание, кончилось. С неожиданными визитерами не стоит особенно церемониться. С ними можно говорить и стоя. Разговор в таком случае не затянется, а приглашенный сесть посетитель, как показывает практика, может и засидеться.

Факторы, позволяющие экономить рабочее время:

· Высокая степень взаимозаменяемости сотрудников – имеет большое значение в работе отдела, т.к. болезнь или вынужденное отсутствие не влечет больших дополнительных затрат времени. Учитывая нерегулярную загруженность, очень важно иметь возможность попросить помощь и знать, что она будет оказана быстро и на должном профессиональном уровне.

· Ненормированный рабочий день – очень важное условие, помогающее оптимизировать работу. Существует часть работы, которую гораздо удобнее выполнять в вечерние часы, когда официальный рабочий день уже закончен. Например, практика показала, что в вечерние часы гораздо вероятнее застать людей дома, и то, на что в дневное время уйдет 3-4 часа, можно сделать за 30 минут.

· Достаточный уровень компетенции – имеет очень большое значение на первом этапе, когда закладывается база инструментария. Потом его значение наполовину падает и сходит на нет.

· Возможность вносить предложения по улучшению инструментария до начала исследования – фактор очень важный, тем более в данный период, характеризующийся несогласованностью работы и некомпетентностью новых сотрудников.

· Хорошо отлаженная система работы с интервьюерами – этот фактор, в особенности контроль за качеством их работы, позволяет значительно сократить время на инструктирование. Благодаря оптимальной системе приглашения, на инструктаж приходит именно столько сотрудников, сколько необходимо для проведения работы по данному проекту, и нет необходимости тратить время на дополнительные инструктажи.

Список использованной литературы:

1. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. М.: Экономика, 1990

2. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. М.: ЮНИТИ,1999

3. Менеджмент/ Под ред. М.М.Максимцова, А.В.Игнатьевой. М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 1998

4. Мирзаян С.Н. Вопросы технологии, техники управления и научной организации труда ИТР и служащих на полиграфических предприятиях. М.: Моск. полиграфический ин-т, 1981

5. Ниссинен Й., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования. М.: Экономика, 1998