Управление рабочим временем менеджера. Диагностика рабочего времени и эффективность его использования

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ ПЕЧАТИ

Факультет экономики и менеджмента

Реферат по дисциплине «Менеджмент» на тему:

Выполнила:

Дедова А.С.

Группа Э-3-1

3 курс, в/о

Проверила:

Сперанская Н.М.

Москва

1999

Содержание:

1. Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2. Время как ресурс. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3. Причины дефицита времени. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4. Система управления своей работой. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5. Руководитель и подчиненные: использование рабочего времени. . . . . . .12

6. Коллективная работа и совещание. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

7. Эффективная работа группы и искусство ведения переговоров. . . . . . . . 14

8. Изучение содержания труда и структуры затрат рабочего времени ИТР и служащих. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

9. Предотвращение остановок в работе. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

10. Факторы, позволяющие экономить рабочее время. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

11. Список используемой литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Введение

Под временем работы понимается время, затрачиваемое на выполнение должностных обязанностей и выполнение работ, не предусмотренных должностными обязанностями.

Время на выполнение должностных обязанностей включает время, затрачиваемое на подготовительно-заключительные работы, время основной работы и обслуживания рабочего места.

Под основной работой понимается выполнение организационно-административных и технических функций, а также творческая работа.

Время перерывов включает время на отдых и личные надобности (время регламентируется) и перерывы, возникающие по организационным причинам и вызванные нарушением трудовой дисциплины (время не регламентируется).

Время как ресурс

Время является важнейшим инструментом в руках каждого из нас. Подход к нему должен быть конкретным и плановым. Фактор времени – это ресурс, и чем не эффективнее мы его используем, тем дороже оно нам обходится. Время может быть как нашим союзником, так и противником. И в том, и другом случае следует уметь правильно им распоряжаться.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда связаны с лимитом времени, и мы часто забываем об этой простой истине, когда пытаемся втиснуть в ограниченное время такой объем работ, который просто немыслимо осуществить. Мы сами создаем напряженную ситуацию и начинаем жаловаться на нехватку времени. От других ресурсных факторов время отличается прежде всего тем, что его нельзя запасти впрок. Время расходуется непрерывно, оно – категория необратимая. Мы с точностью до секунды знаем, каким временем можем располагать в каждый конкретный момент в будущем. Благодаря этому существуют совершенно точные предпосылки для планирования использования времени.

Причины дефицита времени

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся проблемы, связанные с использованием времени.

Постоянная спешка

Постоянно спешащий человек не может сосредоточиться, остановиться и глубоко вникнуть в стоящую перед ним задачу. Ему кажется, что он все время должен спешить, стремительно идти вперед. Некоторым пребывание в постоянной спешке даже нравится. Таких работников можно довольно часто встретить на предприятиях и в учреждениях. Такие люди нередко даже гордятся тем, что к ним пристала печать современного «торопящегося» человека.

Переутомление

При достаточно долгом влиянии на человека спешка вызывает умственное переутомление. Известно, что некоторая доза стресса вовсе не представляет опасности, наоборот, даже приносит пользу. Однако при длительной работе в условиях спешки может возникнуть опасность умственного переутомления со всеми негативными последствиями. Будет плохое настроение, недовольство собой и окружением. Наше скверное расположение духа будет, естественно, влиять и на других, ведь мы живем и работаем не изолированно.

Нагромождение работ

Всегда, когда мы не знаем, как правильно распределить свое рабочее время, происходит завал работы. Практика показывает, что многие живут в этих условиях постоянно. Мы всегда отстаем и неизменно опаздываем. При этом качество нашего труда зачастую страдает, а некоторые важные работы могут вообще оказаться невыполненными в срок. В таких ситуациях мы просто разгребаем завалы. Это в свою очередь может привести к тому, что руководитель начнет постепенно заниматься не своими делами. Очередность выполнения работ будет определяться спешкой, а не целесообразностью. Замечено, что людям, которые в течение длительного времени работали аврально, очень трудно остановиться и заняться разработкой и анализом ключевых, перспективных вопросов. Значение этих вопросов такими людьми умаляется, так как они буквально рвутся расчищать завалы, не видя настоящих задач.

Суетливость

Неумение правильно использовать время часто приводит к суетливости, последствия которой могут быть весьма неприятными. Если суетлив руководитель, то он может внести сумятицу в работу всей руководимой им группы. В таком случае руководитель – плохой пример для подчиненных. Беспланово работающим подразделениям руководит обычно нервный, неорганизованный человек. Его порывистые действия нарушают ритмичность функционирования всей организации.

Постоянные доработки дома

Нехватка времени в рамках нормального рабочего дня приводит к тому, что руководителю приходится часто набивать свой портфель бумагами и продолжать работу дома. Для рядовых работников эта проблема проявляется, как правило, в виде постоянных сверхурочных работ. При частом повторении подобная ситуация выливается в умственную и физическую усталость работающих. У нас не будет сил работать эффективно даже в течение нормального рабочего времени, если времени для отдыха было недостаточно. Мы рискуем отстать от жизни, поскольку стали узниками спешки и завалов. Последствия всего этого опасны как для нас самих, так и для всего персонала предприятия в целом.

Основная причина плохого использования времени: «Я сам!»

Откуда появляются приведенные выше проблемы использования времени. Практика показывает, что мы склонны обвинять в своих же трудностях, связанных с нехваткой времени, кого угодно, только не себя. Например, чтобы сэкономить время можно некоторую работу делегировать своим подчиненным, а не делать ее самому.

Бесплановость работы

Конечно, причиной дефицита времени являемся не только мы сами со своими привычками, но и многие другие факторы. Не менее суетливыми могут быть и наши коллеги. Плохое планирование работы в организации часто сводит на нет имеющиеся предпосылки эффективного использования времени. Негативное влияние на работу коллектива оказывает и неявное, ошибочное и не всеми принимаемое разделение труда. Рациональное использование рабочего времени и разделение труда должны согласовываться между собой, в противном случае мы неминуемо столкнемся с нагромождением работ на одних участках и простоями на других.

Слабая мотивированность труда

Плохая мотивация труда и низкая производительность как ее следствие порождают нехватку времени. Каждому из нас хорошо известно, что улучшение мотивированности выполняемой работы самым благотворным образом влияет на повышение производительности труда, которую в таком случае можно повысить в 2-3 раза. Это в свою очередь снимает и вопрос дефицита времени. Тут возникает проблема использования рабочего времени, которую нельзя решать только путем изменения норм выработки. Следует обращать внимание также на использование индивидуальных качеств работников, на мотивацию труда и организацию работ. Бывает и так, что нам предлагают лишком легкие задания, которые могут быть выполнены при желании в очень короткое время, в результате чего останется неиспользованное время.