Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами

Содержание

1. Введение………………………………………………………………………… 4

2. Инструкция. Её структура и разработка……………………………………… .5

3. Характеристика СДОУ………………………………………………………… .6

4. Проблема с документами и путь её решения………………………………… .7

5. Заключение……………………………………………………………………….9

6. Список используемой литературы…………………………………………….10

7. Приложение…………………………………………………………………….11

Введение

Тема моей экзаменационной работы «Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами». Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с документами.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.

В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского района .

Инструкция Ее структура и разработка

Рассматривая теорию Л.А.Дорониной можно сказать, что инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Например: Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Оренбургской области, инструкция по делопроизводству в го-родской, районной территориальных избирательных комиссиях.

Инструкция по документационному обеспечению управления разрабатывается с целью рационализации труда в органах управления и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами.

Основополагающим документом при разработке инструкции по доку-ментационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Инструкция по делопроизводству содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова : «следует» , «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется» и т.п Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица , или в безличной форме .

Например: Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами и их сохранность возлагается на главу администрации.

Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется.

Например: Инструкция по делопроизводству администрации Гайского района.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема доку-ментационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления.

Если сравнить несколько инструкций по делопроизводству, то сравнительный анализ покажет, что любая инструкция по документационному обеспечению управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

Характеристика СДОУ

В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. В Администрации Губерлинского сельсовета СДОУ состоит из секретаря и бухгалтеров .

СДОУ предприятия для составления и оформления документов пользуется инструкцией по делопроизводству. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также норма-тивно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.

В инструкции приведены такие разделы как:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Из вышесказанного можно сказать, что Администрация Губерлинского сельсовета в процессе составления и оформления организационно-распоряди-тельной документации регламентируется Инструкцией по делопроизводству адми-нистрации Гайского района.

Проблема с документами и путь ее решения.

Основная деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации – работа с документами: их анализ, подготовка, принятие реше-ний, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления.

В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроиз-водственных служб сводится к выполнению следующих технологических функ-ций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.

Система работы с документами в организациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям – для исполнения. Ход рассмотрения доку-ментов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы :

- не удается найти нужные документы;

- документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.

В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями.

Именно такая проблема существует в организации, где я проходила практику, т.е. не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами – переход организации на макси-мальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.