Подготовка документов к архивному хранению
Страница 4
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 «Перечня документов указанием сроков хранения».
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).
Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредвом почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной
или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:
- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;
- возможности расторжения контракта любой из сторон;
- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;
- соответствию пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав потребителей" и другим законодательным актам;
- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.
При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте". Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным.
Составными частями контракта являются:
- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии):
- дата, номер, место составления;
- наименования сторон (полные названия организаций);
- предмет контракта;
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
- порядок сдачи-приема выполненных работ;
- ответственность сторон;
- гарантии, страхование и форс мажорные обстоятельства;
- переход права собственности и риски;
- порядок разрешения споров;
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
- печати фирм-контрагентов.
Контракты (договоры) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде н случае возникновения спо-pois, разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи сторон контракта должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было однозначно установить автора подписи. Если текст контракта составлен на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросо-liecTHbix партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом.
Использовать факсимильную связь при подписании контракта следует очень осторожно, особенно с новыми контрагентами. Обмен факсимильными контрактами происходит лишь тогда, когда стороны давно и плодотворно сотрудничают. В арбитражном суде большое значение придается подлинной подписи и синей (фиолетовой) печати на контрактах.
Подлинный экземпляр договора во избежание возможной потери или хишения лучше всего хранить в сейфе, а для текущей работы использовать ксерокопию документа.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.
Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.
ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ
00.00.00 Новосибирск №
Открытое акционерное общество (организация)
Наименование
в лице
Должность, Ф.И.О.
именуемое в дальнейшем ОАО, и _,
Ф.И.О.
именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:
1. Работник
Ф.И.О. принимается на работу _
Наименование структурного подразделения по профессии, должности _
Полное наименование профессии, должности квалификации
Разряд, квалификационная категория
2. Контракт является: договором по основной работе договором по совместительству
3. Вид контракта:
— на неопределенный срок (бессрочный)
— на определенный срок _
Указать причину заключения срочного контракта
— на время выполнения определенной работы _
Указать какой 4 Срок действия контракта: начало работы
окончание работы
5. Срок испытания: а) без испытания
б) _
Продолжительность испытательного срока
6. Работник должен выполнять следующие обязанности:
Указываются основные характеристики работы и
требования к уровню их выполнения: по объему
производства (работ), качеству выпускаемой про-
_ дукции (качеству обслуживания), соблюдению
правил по охране 1руда. выполнению смежных ра-
бот в целях обеспечения взаимозаменяемости
или делается ссылка на соответствующие пункты
_ должностной инструкции. При совмещении профес-
сии (работ), выполнении смежных операций дается
перечень этих работ и их объемы.
7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место и соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности. своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату. Указываются конкретные меры по организации
производственного процесса, оборудованию ра-
бочего места, подготовке и повышению квали-
фикации работника и созданию других условии
труда.
8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжёлые, особо тяжёлые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда
9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04-93 №471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации»
10. Особенности режима рабочего времени:
— неполный рабочий день
- неполная рабочая неделя _
- почасовая работа
11. Работнику устанавливается:
— должностной окдад (тарифная ставка) _ руб. в
месяц или _ руб. за 1 час работы;
— надбавка (доплата и другие выплаты) _
Указать вид доплат, надбавок
_ руб. (в % к ставке, окладу).
12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:
— основной рабочих дней
— дополнительный _ рабочих дней
13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда
14. Юридические адреса и подписи сторон
ОАО Работник
Адрес
паспортные данные
Должность, подпись, И.О.Ф. Телефон