ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Страница 3

раутинг. В этом случае телефонный номер фирмы остается московским, а оператор сам посылает информацию в другой город.

Кроме того, пейджинговая связь позволяет отсылать сообщения не­посредственно с компьютера, не прибегая к помощи оператора, тем самым обеспечивая конфиденциальность коммерческой информации.

Одной из лучших компаний, обеспечивающих качественную и на­дежную связь на большое расстояние, является Moscom Paging

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких ки­лометров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравне­нию с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораз­до меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиоте­лефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиоте­лефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, вы­ход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международ­ные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном про­мышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесо­образна.

Уже в ближайшем будущем планируется внедрение новой системы связи, передающей не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную Таким образом можно соединить компьютеры абонентов в единую информационную систему не с помощью кабеля, а посредст­вом радиоволн.

1.4. Факс

В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии вы­слать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оператив­ность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по су­ти, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копи­ровать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов

используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и

посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бу­маги происходит распечатка полученного документа. Так как термобу­мага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивает­ся что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необхо­димо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость такой бумаги ухудша­ется и при длительном хранении. Во многих современных моделях фак­сов используется более плотная "супертермобумага", которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению Кроме того, всегда можно распечатать пол­ный отчет о полученных и переданных сообщениях

Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечи­вают множество дополнительных функций, таких как:

- вывод документа на обычную бумагу,

- режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка),

- отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже,

- память на несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распе­чаткой, в эту же память можно загрузить документы для последую­щей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам,

- отклонение ненужных вызовов - игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора

В качестве примера такого "супертелефакса" можно привести по­следние модели фирмы "XEROX" Эти аппараты с лазерным печатаю­щим устройством, использующим обычную бумагу, имеют все описан­ные выше возможности, а также множество других Память вмещает 35 страниц с возможностью расширения до 180 Лоток на 250 листов прак­тически исключает возможность израсходования всей бумаги даже при большом объеме поступивших факсов Кроме того, можно заложить в память для отложенной рассылки до восьми различных документов, каждый со своим списком рассылки

При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функ-ция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода.

Заслуживает внимания многофункциональное устройство "MEDLEY", состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного аппарата. Такой факс/сканер/принтер сконструирован для подключения! к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных проце­дур (сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и пе­редачу документов) осуществлять с помощью одного устройства. Инте­ресными для пользователя могут быть мопиры (mopier) HP OfficeJet 590, сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений, копиро­вания документов, их сканирования с возможностями цветного струй­ного принтера

1.5. Копировальные устройства

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большин­ство копировальных средств обычно называют ксероксами

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев В зависимости от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1 - 2 минут. Затем необходимо:

- поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как прави­ло, в левый верхний угол стекла,

- проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1.1 или 100%;

- убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

- нажмите зеленую кнопку <|>,

- возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки "СТОП".

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя спо­собами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов мас­штабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под ря­дом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличе­ния/уменьшения и нажатиями кнопок "вниз" и "вверх", расположенных под индикатором масштабирования. При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориен­тированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать ко­пию с листа формата A3, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально.