Оформление и ведение трудовых книжек

Содержание

Введение 4

1. Общие положения . 5

2. Оформление и ведение трудовых книжек 7

2.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним . 7

2.2 Документы для открытия трудовой книжки . 10

2.3 Оформление титульного листа 10

2.4 Оформление сведений о работе . 13

3. Практика кадровых служб . 16

3.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку 16

3.2 Внесение сведений о награждении юбилейными медалями . 17

3.3 Выдача на руки трудовой книжки 17

3.4 Оформление исправлений 18

3.5 Выписка из трудовой книжки 18

Практическая работа 19

Список литературы . 32

Введение

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.

Наряду с указанными субъективными причинами есть и причины объективные, связанные с несоответствием действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (далее - Инструкция), изменялась и дополнялась в 1985 г. (постановление Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252), в 1987 г. (постановление Госкомтруда СССР от 31.03.87 № 201) и в 1990 г. (постановление Госкомтруда СССР от 19.10.90 №412).

1. Общие положения

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В нее вносятся:

§ сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, (на основании сведений паспорта) образование, профессия, специальность (на основании диплома), квалификация;

§ сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы;

§ сведения о поощрениях и награждениях;

§ сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.

По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается его работа по совместительству и об ее окончании.

Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этом справки.

Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной строкой:

§ о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности, внутренних дел и всех видах охраны;

§ о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях и аспирантуре, если это ранее не было занесено;

§ о времени обучения в ПТУ и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров;

§ о работе в качестве члена колхоза.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт Закона. Например, "уволен по собственному желанию ст.80 КЗоТ РФ".

При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин. Например, "уволена по собственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом мужа-военнослужащего в другую местность".

Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписью руководителя производства.

Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат".

Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в нее вкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже обновленные данные о владельце книжки, например, новую фамилия или новую специальность. В остальном, все требования предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши к ним.

2. Оформление и ведение трудовых книжек

2.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые (прил. 1):