Оформление и ведение трудовых книжек

Страница 4

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

· наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

· указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

· наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

· не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

· наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

· наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

· указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в прил. 6, п. 2

3. Практика кадровых служб.

3.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку.

Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующим образом.

Согласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие. (прил. 6)

3.2 Внесение сведений о награждении юбилейными медалями

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

· в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);

· ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);

· в графе 2 - дата награждения;

· в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

· в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

3.3 Выдача на руки трудовой книжки

Согласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

Согласно КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

3.4 Оформление исправлений

Пример оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней

№

Дата

Сведения о приеме на работу, перемещениях по работе и увольнении (с указанием причин)

На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

Число

Месяц

Год

ОАО "Спецмонтажстрой"

4

12

05

1997

Принят на должность старшего инженера в технический отдел

Пр. №43 от 12.05.97

5

01

02

1998

Уволен по ст. 31 КЗоТ РФ (собственное желание)

Пр. №11 OT01.02.98        

Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. Запись № 4 считать недействительной. Запись № 6 считать верной. Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. ОАО "Спецмонтажстрой"  

6

12

05

1997

Принят на должность помощника старшего инженера в технический отдел

Пр. №43 от 12.05.97

Трудовая книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.

3.5 Выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".

Практическая

работа

Приложение 1

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

№

Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней

ФИО владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней

Профессия, специальность рабочего или служащего, который слал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней

Наименование цеха (отдела), куда зачислен рабочий или служащий

Дата и № приказа (распоряжения), на основании которого произведен прием рабочего или служащего

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении

Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки

число

месяц

год

Руб.

Коп

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14