Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum

Страница 11

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

· доступность управляющих элементов

· количество элементарных операций для выполнения действий

Требования к техническому обеспечению

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

· защищенность протокола связи

· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

2. Авторизация

· возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей

· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

3. Разграничение прав доступа к документам

· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей

· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

· зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

2. Поиск документов

· поиск по полям документа

· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

3. Архивация документов

· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

· только для чтения

· с возможностью сохранения изменений

Работа с документами

1. Работа с типами документов

· создание новых типов

· наличие конструктора форм

· справочные (подстановочные) поля

· история документа

· отслеживание версий документов

2. Конвертация документов

· сканирование

· импорт из других форматов файлов

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

8. Обзор пакета “Documentum”

Несколько лет назад компании производители СУБД позволили предприятиям значительно улучшить управление данными, представленными в электронном виде, или, как мы сейчас говорим, содержанием, за счет представления их в виде строк и колонок электронных таблиц. Те компании, которые начали использовать в повседневной работе электронные базы данных, смогли в результате существенно повысить свою эффективность. Именно электронным таблицам мы обязаны появлением бухгалтерских, учетных, банковских систем, систем для страхования, заказа билетов и бронирования гостиниц и тому подобным широко и повсеместно распространенным сегодня приложениям.

Однако, содержание далеко не всегда представлено в удобном структурированном формате. Чтобы убедиться в этом, достаточно взглянуть на экран компьютера типичного служащего вашей компании — вы увидите там потрясающее разнообразие видов неструктурированного содержания: документы, подготовленные в MS Word, брошюры в формате PDF, картинки в JPG, аудиозаписи, видеоклипы, вебстраницы в формате XML и HTML и так далее и тому подобное в зависимости от того, чем именно занимается ваше предприятие и конкретный сотрудник.

Увы, это не электронные таблицы, с которыми мы все научились так легко обращаться, однако, оказывается, что и это море файлов различных форматов содержит жизненно необходимую для успеха вашего бизнеса информацию, причем содержит в гораздо большей степени, чем те данные, которые можно привести к структурированному виду. Многочисленными исследованиями установлено, что более 80% содержания, необходимого для функционирования предприятия, является именно неструктурированным, но всего лишь 10% предприятий используют те или иные системы для управления этим содержанием.

Documentum 5 — корпоративная платформа, предоставляющая единообразные средства для работы с содержанием любого типа — документами, веб-страницами, графическими изображениями, чертежами, видеофайлами и т.п.

Управление содержанием в масштабе предприятия (Enterprise Content Management) позволяет обеспечить всех сотрудников возможностью создания, управления, персонализированного представления и распространения содержания непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.

Семейство продуктов Documentum, созданное на основе многолетнего опыта управления электронным содержанием, обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач, связанных с управлением содержанием в деятельности предприятия, поддержке корпоративных информационных порталов и порталов групповой работы, управления качеством продукции на всех этапах производственного процесса, а также динамического управления содержанием глобально распределенных веб-сайтов.

Documentum является единственной полнофункциональной ECM платформой, которая позволяет управлять информационными активами предприятия таким образом, что превращает их в конкурентные преимущества.

Мы много говорим о преимуществах этой системы, так давайте пройдемся по некоторым из них.

Масштабируемость, проверенная мировым опытом использования в крупнейших мировых корпорациях и обеспечивающая возможность одновременного доступа неограниченного числа пользователей и поддержку многочисленных распределенных хранилищ неограниченного объема.

Управление информационным содержанием документов в традиционных и современных форматах сегодня выходит за границы корпоративной сети, давая возможность обмена данными между удаленными подразделениями предприятия, предприятиями-партнерами и конечными клиентами.

Распределенность корпоративного хранилища электронных документов достигается в Documentum за счет архитектуры системы, которая может быть основана как на едином сервере, обрабатывающем все документы территориально распределенных подразделений и подведомственных предприятий, так и на нескольких серверах, расположенных в каждом территориально-распределенном подразделении предприятия, объединенных в единую информационную сеть, с централизованным интернет-доступом к хранилищам данных предприятия, которое автоматически синхронизируется по содержанию атрибутивной информации об электронных и бумажных документах между подразделениями, филиалами, цехами, давая возможность получать доступ к необходимой информации в масштабе реального времени.

Сервер Documentum одинаково просто поддерживает управление документами в любых распределенных сетевых структурах, предоставляя прозрачный доступ к информации на любом из нескольких серверов в локальной или глобальной "сети - пользователь даже может не знать, где документ находится. Широкий набор функций и настроек по репликации баз документов позволяет осуществлять интеллектуальное, выборочное копирование путем простых операций - рассылка всем, сбор со всех и т.д. Documentum хранит атрибуты документа, его структурированную часть - в СУБД, а его содержание, неструктурированную часть, в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера документов.

Documentum имеет развитые и надежные средства миграции документов по различным типам носителей данных. При этом поддерживаются разные уровни скоростей носителей: от самых быстрых - жестких дисков, до самых медленных - библиотек магнитооптических дисков, CD и DVD-библиотек. Объем носителей ничем не ограничен, также как и количество атрибутивной информации и при нарастании требует лишь перехода на более производимые аппаратные платформы.

Используя платформу Documentum, мобильные и редко подключающиеся пользователи компании смогут получить доступ и редактировать данные, из любого места, где есть интернет-доступ, подключаясь к хранилищам данных или их федерациям, хранилищам данных, которые объединены едиными правилами, начиная от доступа к информационным ресурсам, и кончая структурированием, размещением информационного, содержания внутри хранилищ, вне зависимости от места нахождения.