Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum

Страница 12

Они также могут назначить избранные документы, которыми они хотели бы пользоваться даже тогда, когда он-лайновый доступ к хранилищам данных будет невозможен. После возобновления соединения, эти удаленные пользователи смогут провести синхронизацию данных, чтобы сохранить измененные документы и обновить избранные документы, модифицированные после последней синхронизации.

Эта функциональность платформы Documentum значительно упрощает доступ к данным тем сотрудникам, которые часто работают вне офиса, позволяя постоянно иметь все необходимые данные и продолжать работу.

Безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, поддержкой протоколов LDAP и SSL, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи.

Все информационные объекты, хранимые в хранилищах данных Documentum, защищены по многомерной матричной схеме безопасности. Модель безопасности платформы Documentum является одной из наиболее развитых среди систем подобного класса.

Матрица уровней доступа, который назначается пользователям, создается и редактируется в защищенном редакторе системы, к которому имеют доступ как администраторы системы, так и руководители групп (отделов), устанавливающие полномочия в рамках доступных руководителю. В иерархии организации доступа существуют различные уровни, в том числе на уровнях ОС, хранилищ данных, доступа к функциям редактирования документа, ролей пользователя в бизнес-процессе, управления жизненным циклом документа и многих других.

В силу объектно-ориентированного подхода, используемого при организации структур хранения на базе платформы Documentum, система безопасности позволяет протоколировать действия, связанные не только с документами, но и с их отдельными частями. Причем типы протоколируемых действий, как и типы самих объектов, подлежащих контролю, настраиваются отдельно. Благодаря многоуровневому матричному принципу организации доступа пользователей к необходимым данным, базирующемуся на системах безопасности сетевой ОС и используемой СУБД, система безопасности платформы Documentum обеспечивает дополнительный уровень безопасности, тесно связанный с так называемыми ролевыми функциями пользователей в общем рабочем процессе. Благодаря такому подходу сверх обычных персональных прав доступа можно задать множественные и многоуровневые дополнительные права доступа пользователей к объектам данных в соответствии с различными уровнями полномочий - ролей пользователей на всем протяжении любого рабочего процесса, варьирующимися от значения "не имеет доступа" до полномочий, позволяющих удалять документ или объект их хранилища.

После того как все установки безопасности заданы и пользователь зарегистрирован, система безопасности платформы Documentum автоматически отслеживает любые операций с любыми информационными объектами, находящимися в любых, сколь угодно распределенных хранилищах данных и участвующими в любых рабочих процессах, четко соблюдая установленные ограничения. Дальнейшему повышению уровня безопасности структур хранения, основанных на платформе Documentum, способствует наличие жизненных циклов самих хранимых объектов.

Система безопасности платформы Documentum защищает целостность данных в течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования до утверждения, публикации, архивации и/или удаления. Система мониторинга жизненных циклов хранимых объектов данных тесно интегрирована с системой управления бизнес-процессами, что позволяет администраторам структур хранения устанавливать права доступа к объектам данных автоматически на основе заранее разработанных регламентов работы с этими объектами, например, инструкций для сотрудников, а не полагаться на дисциплинированность и ответственность персонала.

Для удаленного доступа и прямых подключений к хранилищам данных на базе платформы Documentum в системе безопасности используются различные уровни парольной проверки подлинности и шифрования данных. Система безопасности имеет множество методов проверки подлинности, начиная с передачи незашифрованных паролей и кончая специальными настраиваемыми механизмами. В зависимости от выбранного уровня парольной проверки подлинности можно также задать тип шифрования данных. И, наконец, чтобы еще более повысить безопасность удаленного подключения, можно настроить параметры ответного вызова

Открытость, обеспечивающая бесшовную интеграцию с приложениями электронного бизнеса, функционирующими на предприятии информационными системами, а также с различными приложениями и средствами разработки. Поддержка таких ведущих стандартов и средств разработки, как XML, XSLT, DOM, COM, SAX2, DTD, VB, ODMA, WfMC, J2EE, Java, HTML, C и C++.

Автоматизация бизнес-процессов управления контентом на протяжении его жизненного цикла, включая его создание, редактирование, утверждение, распространение и архивацию. Проектирование жизненного цикла контента и шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов.

Персонализация контента при доставке пользователю на основе автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам.

Глобализация или поддержка распределенных многоязычных хранилищ и многоязычных веб-сайтов. Обеспечивается связь оригинальной версии содержания документа и его переводов на другие языки.

Многоканальное распространение контента, включая публикацию на веб-сайтах, вывод на печать, CD и WAP-совместимые устройства, такие как мобильные телефоны и карманные компьютеры.

Поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и другие форматы. Возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов, форматов) одного и того же документа.

В крупных компаниях, использующих различные программные средства подготовки информационных и других материалов, очень часто встает одна и та же проблема - проблема совместимости форматов данных как для их последующего использования в общих процессах, так и для доставки заказчикам. Платформа Documentum на текущий момент поддерживает более 200 известных форматов представления данных. Это офисные, почтовые, графические, звуковые, видео и многие другие форматы. Работая в информационной среде платформы Documentum, пользователи могут сохранять одновременно несколько представлений - внешних видов и форматов одного и того же документа на разных языках. Хранилище данных на базе платформы Documentum автоматически синхронизирует содержимое всех сохраненных представлений документов и данных. При запросе, вводе и/или импорте документов их формат автоматически определяется и переводится в ту форму или формат, которые требуются пользователю, либо предоставляется возможность выбора формата представления при нахождении требуемого документа в хранилище.

Интеграция с лучшими продуктами мировых производителей программного обеспечения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader.

Для обеспечения связи между пользователями компании, а также для привлечения пользователей к участию в управленческих бизнес-процессах, как то совместная разработка, согласование, утверждение и прочие процессы, ежедневно возникающие на любом крупном предприятии, платформа Documentum предоставляет на выбор либо использование существующей системы доставки электронной почты, либо собственную системы доставки сообщений.

Тесная интеграция функционала платформы Documentum с самыми распространенными системами доставки электронной почты, такими как MS Exchange и Lotus Notes, дает возможность пользователям, получившим сообщения, содержащие ссылки на документы или поручения Documentum, выполнить необходимые действия прямо из интерфейса почтового приложения по ссылке на них.

Интеграция платформы Documentum и почтовой системы компании позволяет устранить узкие места в корпоративной информационной системе территориально распределенной компании, связанные с оседанием критически важной информации. Сохранение любых почтовых сообщений, содержащих необходимую информацию в едином и централизованном хранилище данных на базе платформы Documentum, делает ее доступной для коллективной обработки, просмотра и повторного использования пользователям, которые используют другую почтовую систему, создавая единое информационное пространство и обеспечивая всех пользователей своевременной и непротиворечивой информацией.