Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum

Страница 7

"Справочная картотека", состоит из двух разделов:

· I раздел содержит карточки неисполненных документов;

· II раздел включает карточки исполненных документов.

Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:

· исполнителям,

· корреспондентам,

· датам исполнения.

Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем порядке:

· с 1-ой по 31 -ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;

· в 32 -ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения которых будет в следующем месяце";

· в 33 -ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";

· в 34 -ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";

· в 35 -ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию - "срок перенесен".

Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям " и к определенному "вопросу".

Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".

В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке".

Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (табл. 1) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".

На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.

"Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на _ 200 г."

Таблица 1

5. Понятие экономической информационной системы. Классы, структура, особенности ИС. Особенности корпоративной экономической системы

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации и не формализуемые процессы.

Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС - это сложная кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы, в составе которой можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие (рис. 6).

Рис. 6. Схема структуры ИС

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы:

· перспективного развития или прогнозирования;

· текущего планирования;

· оперативного управления производством;

· управления финансами;

· бухгалтерского учета;

· материально - технического снабжения;

· маркетинга;

· реализации и сбыта;

· управления кадрами и др.

Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий - заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

· экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета;

· математическое обеспечения (МО), состоящее из экономико-математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;

· программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных программ (ППП), методо-ориентированные ППП, профессионально - ориентированные ППП);

· информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода -вывода документов, базы данных, электронные архивы);

· технического обеспечения (ТО) - ЭВМ, периферийные средства, множительная техника и средства связи; технологическое обеспечение (Техн.О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач.

Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

· организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);

· правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций.

Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ).

АРМ - это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем.

Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др.), объединенных общей информационной базой и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение (рис. 7).

Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым относятся проверка контроля и доступа, настройка системы на параметры технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым - ввод исходных данных, их обработку и выдачу результатов, ведение справочников базы данных и получение ответов на запросы.

Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых информационных технологий. На одном АРМ может быть объединено несколько ИТ. С точки зрения используемых информационных технологий в ИС можно выделить классы АРМ, связанные с автоматизацией следующих видов деятельности:

· операторной деятельности (например, в подсистемах бухгалтерского учета, планирования, управления кадрами, управления материально - техническим снабжением и сбытом и т.д.), где используются разнообразные средства составления документов (например, текстовые и табличные процессоры), программные средства обработки первичных данных, системы управления базами данных (СУБД);