Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Страница 3

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[32], А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы»[33], Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»[34], С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»[35]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[36], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[37], О.А. Ефимовой «Современные технологии работы с документами»[38]. В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса»[39] и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[40]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[41]; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[42].

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)»[43] и «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве»[44], В.А. Еремченко – «О проблеме электронных документов»[45]. Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и норма­тивно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «ДИН»:

- Устав Компании;

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства ООО «ДИН» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО "Строительная Компания "Дружба".

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

1.Закрытое Акционерное Общество «Строительная Компания «Дружба». История создания, его структура, задачи, функции. Структура делопроизводственной службы

1.1. История создания ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу катализатором для всей отечественной экономики.

Сегодня все большее внимание уделяется применению эффективных градостроительных и архитектурных решений, поскольку градостроительный фактор существенно влияет на общую стоимость жилища. Как показали современные исследования[46], доля затрат на создание всех необходимых условий для функционирования среды жизнедеятельности, включая формирование инженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство и озеленение территорий, составляет около 30% от всех затрат на строительство жилых домов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новых домов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест. Это прежде всего уплотнение районов 3-5-этажной застройки первых послевоенных лет и 60-х годов за счет пристроек, возведения мансард и новых домов, уплотнение и реконструкция усадебной застройки, примыкающей к центральной части городов.

В настоящее время в этой отрасли воплощаются новейшие технологии и современные принципы организации труда. ООО «ДИН» – компания, которая за небольшой период своего существования трансформировалась из небольшого строительного кооператива в лидеры подмосковного строительства и является примером организации «нового поколения» по всем показателям.

ЗАО «Строительная компания «Дружба» образована в 1998 г. путем реорганизации жилищно-строительного комбината с названием «Дружба».

История образования Компании началась в 1990 году, когда группа энтузиастов решила создать строительный кооператив, который занимался бы выполнением ремонтно-отделочных работ квартир. Постепенно деятельность кооператива набирала обороты, структура расширялась, появлялись новые направления деятельности.

В 1995 году в ходе реорганизации кооператив «Дружба» сменил организационно-правовую форму и стал жилищно-строительным комбинатом «Дружба». В это время ЖСК «Дружба» стал принимать заказы инвесторов на подрядные работы по строительству. Позднее был создан ряд дочерних структур, охватывающих весь спектр работы на рынке недвижимости – от проектирования зданий до их строительства и реализации объектов недвижимости.

Начиная несколько лет назад свою деятельность как небольшой жилищно-строительный кооператив (ЖСК) и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени он превратился в крупную строительную компанию, лидирующую на строительном рынке Подмосковья.

ООО «ДИН» способна осуществлять полный комплекс работ, охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.

Со дня основания ООО «ДИН» прошло более 12 лет. Сейчас ООО «ДИН» – одна из представительниц новой волны экономически грамотных строителей, использующих в своей работе самые современные технологии для возведения жилых домов и других зданий «под ключ». За это время Компания выполнила более 150 договоров по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов жилого и нежилого фонда.

С 1997 года Компания совместно с правительством Москвы участвует в программе реконструкции центра города. Компания принимает участие в реконструкции исторического центра Москвы, где проведение работ требует особенно сложных технических решений. Один из крупных проектов -реставрация здания на Лубянке, здания на Большом Черкасском пер. Реализация этого проекта является значительным вкладом в решение социальных и градостроительных задач города.