Методы классификации и кодирования (ТЭСИ)

Страница 3

Отдел труда и зар.платы в текущей работе пользуются отраслевым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих электроэнергетики. Он включает характеристики профессий рабочих, занятых преимущественно на предприятиях электро-энергетической отрасли. Настоящий Тарифно-квалификационный справочник разработан АО «ЦОТэнерго» по заданию Министерства топлива и энергетики Российской Федерации и Российского акционерного общества энергетики и электрификации «ЕЭС России», согласован с Всероссийским комитетом «электропрофсоюз», и утвержден Министерством труда и социального развития РФ (постановление Минтруда России от 12.03.99 №5, приложение 8 ). ТКС содержит два раздела: «Эксплуатация оборудования электростанций и сетей, обслуживание потребителей энергии» и «Ремонт оборудования электростанций и сетей», разработанные в целях улучшения организации, нормирования и стимулирования труда. В ТКС уточнены тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих в связи с изменением содержания труда, связанного с научно- техническим прогрессом, возросшими требованиями к качеству продукции, квалификации рабочих, их общеобразовательной и специальной подготовке (Приложение 9).

2.Что представляет собой Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Код унифицированной формы документов состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 09 01 004 6Унифицированная система документации Пенсионного фонда | Документация по учету и распределению средств | Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд | Контрольное число |

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

3. Табель унифицированных форм документов

В число функций, выполняемых службой ДОУ, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.

Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:

- оптимизация состава применямых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

- унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение из форм документов дублирующих показателей;

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения. В своей работе я представила Табель унифицированных форм документов, которые применяются в отделе кадров управления «Челябэнерго» (см.приложение 1).

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.

Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм – это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.