Організація документообігу на підприємстві та шляхи його вдосконалення

Міністерство освіти і науки України

Факультет менеджменту та бізнесу

Кафедра обліку і аудиту

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ ТА ШЛЯХИ ЙОГО ВДОСКОНАЛЕННЯ

ДИПЛОМНА РОБОТА

Полтава

2009

ЗМІСТ

ВСТУП . 3

РОЗДІЛ 1 ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТЕРИСТИКА ПІДПРИЄМСТВА . 5

1.1 Історична довідка та особливості діяльності суб`єкта господарювання. Організаційна структура управління 5

1.2 Організація обліку на підприємстві . 11

1.3 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства 24

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ . 38

2.1 Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення. Схеми руху документів . 38

2.2 Класифікація документів 43

2.3 Організація документообороту . 50

2.4 Етапи документообігу 57

2.5 Графік документообігу 64

2.6 Організація контролю за виконанням документів 67

2.7 Зберігання документів . 71

РОЗДІЛ 3 ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСУ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

3.1 Документообіг основних засобів

3.2 Документообіг виробничих запасів

3.3 Документообіг грошових коштів

3.4 Документообіг операцій з постачальниками

СПИСОК ВИКОРСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВИСНОВКИ .

ДОДАТКИ

ВСТУП

Термін "документообіг" на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни "документообіг", "діловодство" та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.

Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Правильна організація документообігу є також досить важлива для становлення іміджу сучасної установи [Котдієва Я. І].

Існуючий стан діяльності вітчизняних державних та господарських структур свідчить про необхідність удосконалення організації діловодства. Дається взнаки подекуди невисока компетентність кадрів та функціональних структур, що мають забезпечувати процеси створення документів різних видів, організації документообігу та зберігання документів в установі.

Разом з тим, одним з головних завдань сучасного діловодства визначено гармонізацію змісту вітчизняного управлінського діловодства із змістом загальноприйнятих (світових) норм управління документацією. Тому до проблеми організації документообігу посилено увагу ряду вітчизняних фахівців та провідних вищих закладів. Питаннями гармонізації та оптимізації організації документообігу

займалися такі провідні вітчизняні вчені як Асєєв Г.В., Кавторєва Я. Ю., Котдієва Я. І., Митяев К. Г., Блощинська В. А. та інші.

Сьогодні є актуальним свідоме ставлення до питань опрацювання оптимальної моделі організації діловодства на підприємстві відповідно до чинного законодавства. Саме в цьому аспекті необхідно забезпечити вивчення таких аспектів:

1. Організація системи раціонального документообігу та ділового технологічного циклу на підприємстві.

2. Визначення найефективніших форм та методів документування управлінської діяльності.

3. Забезпечення системи організації та ведення службової документації в установах, організаціях різних типів та видів[Виноградова О. Б].

Технологічна подібність діловодних процесів дозволяє сформулювати однакові вимоги до документів і організації документообігу на підприємстві . У звязку з цим рекомендації, викладені у цій роботі, можуть бути застосовані практично на будь-якому підприємстві або організації.

Обєктом розгляду дипломної роботи є система організації та ведення документообігу на підприємстві.

Предмет – документообіг та діловодний технологічний цикл на підприємстві.

Мета – на основі теоретичних відомостей проаналізувати та вдосконалити методику оранізації документообігу на прикладі підприємства .

У процесі досліжження теми організації документообігу на підприємстві до неї було поставлено такі завдання :

- висвітлити основні теоретичні відомості щодо організації документообігу на підприємстві;

- визначити основні елементи документного циклу підприємства;

- проаналізувати дотримання вимог, які стосуються організації документообігу на підприємстві.

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

1. Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення. Схеми руху документів

Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України "Про інформацію" [ ] документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість - тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Визначають наступні основні ознаки документа:

1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та

переміщення інформації в просторі й часі;

3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.

4. Використовувати синтаксичні конструкції.

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.

6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях.

8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

9. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму.

10. Уживати інфінітивні конструкції.

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами.

13. Віддавати перевагу простим реченням.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

- назва документа (форми);

- дата і місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції;

- одиниця виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

- ідентифікаційний код підприємства чи особи;

- номер документа;

- підстава для здійснення операції;

- дані про документ, що засвідчує особу;

- інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

- первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

- документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які

мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

- у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

- записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

- вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

- у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

- кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

- керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

- забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

- складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

- підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання

несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

- у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

- відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

- первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів представлено на рисунку 2.1

Рисунок 2.1 - Схема документообігу для підприємств з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів

Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

2.2 Класифікація документів

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

Рід - це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.

Вид - другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів.

Третій рівень розподілу - підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.

Ієрархія - розташування документів в порядку від вищого до нищого. Їх розташування виглядає таким чином:

Документ, видання, неперіодичне видання, книга.

Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ.

Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Класифікація будь - чого означає зв`язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

Класифікація документів за різними класифікаційними ознаками наведено на рисунку 2.2.

1. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

3. За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви

тощо.

4. За видами документи поділяють:

- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

5. За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

6. За місцем складання розрізняють такі документи:

- внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

- зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

7. За терміном виконання документи бувають:

- звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

- термінові – зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

- дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

8. За походженням документи поділяються на:

- службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

9. За юридичною силою документи поділяються на:

- справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

- фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

- оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

- копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

10. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих

та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

11. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

12. За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника - виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

2.3 Організація документообороту

При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

1. Документ – інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

2. Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

3. Документообіг - це рух документів від моменту їх. складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

4. Реєстрація документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

5. Бланк документа – це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації [ДСТУ 2732-2004].

Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в

управлінні.

Ці потоки розрізняються по напряму і по відношенню до управлінського об'єкту.

По напряму:

- горизонтальні - зв'язують організації одного рівня

- вертикальні - низхідні, висхідні - зв'язують організації різних рівнів.

Висхідні - вхідні, такі, що поступають у вищестоящі організації від підлеглих організацій.

Низхідні - прямують вищестоящими органами влади підлеглими організаціями.

По відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

Об'єм документообігу розраховується по формулі:

Од = вх. + вих. + вн. за певний період часу (2.1)

де Од - об'єм документообігу;

вх. - кількість вхідних документів;

вих. - кількість документів у витікаючих потоках;

вн. - кількість документів у внутрішніх потоках.

При розрахунку об'єму документообігу враховуються лише оригінали документів або їх завірені копії.

Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на обчислювальні машини і повернення назад;

5) передача документа в архів.

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

Не всі підприємства приділяють увагу регламентації документобігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше.

Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це

необхідна умова автоматизації процесів.

Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу.

Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ – регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний – регламент договірної роботи; фінансова служба – блок регламентів фінансових процедур.

Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції – докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції.

Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у тому числі пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

Один із найбільш трудомістких – регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс.

Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них.

У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які

роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо.

У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Види перевірок які проводять над документом при надходженні його до бухгалтерії наведено на рисунку 2.3

Рисунок 2.3 - Види перевірки документів

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

2.4 Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл,

реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання.

У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

1) урядових документів;

2) наказів керівника установи з основного складу;

3) наказів щодо особового складу;

4) відряджень;

5) рішень колега установи;

6) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації:

1. Назва документа.

2. Автор (кореспондент).

3. Дата документа.

4. Індекс документа.

5. Заголовок документа або його короткий зміст.

6. Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата).

7. Відповідальний виконавець.

8. Термін виконання.

9. Позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання,

додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції".

Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 - Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Маршрутизація вихідних документів

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу

(поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

2.5 Графік документообігу

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який затверджується наказом керівника підприємства, зазначаються строки оформлення документів або одержання таких документів від інших підприємств, організацій, час перебування документів у різних підрозділах або службах підприємства, крайні строки передачі первинних документів для обробки, до бухгалтерської служби.

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Він має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить конкретний первинний документ, визначити мінімальний термін його перебування у підрозділах, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації.

Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У ньому наводяться перелік документів, створення яких належить до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких подаються документи.

З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби - встановлення слабких місць у графіку повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання. При цьому здають первинні документи на підставі складеного реєстру.

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємство розробляє графік документообігу.

Графік документообігу повинен містити:

- типові форми первинного обліку, затверджені наказами Державного комітету статистики України;

- бланки суворої звітності;

- спеціалізовані первинні документи, затверджені наказами Мінагрополітики України;

- документи розроблені підприємством самостійно.

Графік регламентує терміни складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок подання документів до відповідних органів, строк надходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження документів всередині бухгалтерської служби підприємства, термін завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та подання фінансової звітності.

При складанні графіка документообігу необхідно врахувати терміни подання податкової, статистичної та фінансової звітності.

Для ефективності управління та контролю керівник підприємства повинен вибрати певний порядок обліку і документування господарських операцій з урахуванням особливостей діяльності підприємства. Це досягається шляхом запровадження облікової політики підприємства.

Так, відповідно до пункту 5 статті 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. Це означає, що для зручності відображення, управління і контролю за господарськими операціями підприємство самостійно розробляє методи такого контролю та форму обліку. Для цього керівництву підприємства необхідно вжити ряд заходів, а саме: розробити наказ про облікову політику на підприємстві та додатки до нього.

До наказу про облікову політику підприємство складає три додатки:

1) перелік осіб, які наділяються правом дозволу на проведення господарських операцій;

2) перелік осіб, яким дозволено отримувати та видавати товарно-матеріальні цінності;

3) графік документообігу.

Із складанням перших двох додатків у підприємств не виникає труднощів, оскільки це звичайний список осіб, уповноважених керівником підприємства вчиняти зазначені дії від імені підприємства [«Головбух» № 29].

Графік документообігу — це індивідуально розроблена схема взаємодії усіх підрозділів підприємства від моменту створення (отримання) документа до моменту його передачі в архів (у місця зберігання).

Графік документообігу може бути складений як для кожного структурного підрозділу підприємства (наприклад, для бухгалтерії), так і для того чи іншого нормативного або внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, щодо укладення договорів). За його основу береться перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. Графік документообігу складається у вигляді таблиці, на основі якої, в разі потреби, може бути створено різні схеми та графіки. Існують такі види графіків документообігу: типові, уніфіковані та індивідуальні. Застосування типових та уніфікованих графіків практикується в основному на підприємствах, що підпорядковуються одному органу управління, тощо. Індивідуальні графіки розробляються для окремо функціонуючого підприємства.

Графік документообігу повинен передбачати оптимальну кількість підрозділів та осіб, які його обробляють, і час роботи над ним. Переконувати в цьому не потрібно. Є різниця, коли покупець сплачує кошти і забирає товар у магазині, і коли він сплачує кошти в одному місці, видатковий документ виписують у другому, підписують — у третьому, а товар видають у четвертому.

Відповідальним за складання графіка документообігу є головний бухгалтер, а затверджує його керівник підприємства.

2.6 Організація контролю за виконанням документів

Забезпечення своєчасного та якісного виконання документів є основним завданням контролю. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

До контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

— облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

— інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів (доручень);

— повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

— зняття документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких установлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в реєстраційно-контрольну картку вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.

Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання — вхідних.

Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов'язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу й зберігаються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.

Документи, рішення з яких виконуються кількома структурними підрозділами, передаються почергово або, для оптимізації виконання, водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.

Потребу розмноження документів і кількість копій визначає особа, яка організовує виконання.

За потреби невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами й посадовцями передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов'язків.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов'язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за порушувані в документі питання.

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються негайно.

У разі потреби розмноження документа або при інших факторах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального виконавця решта виконавців зобов'язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання документів, одержані за телефонним запитом або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою друкарських засобів.

За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання та змістом.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дубльованому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів водночас з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються й доповідаються керівництву установи.

2.7 Зберігання документів

На кожній справі вказують її індекс за номенклатурою. Послідовність розположення справ має відповідати номенклатурі справ. Для справ, що містять особливо цінні документи (протоколи, накази) складається та систематично ведеться внутрішній опис на початку справи.

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому та на - який строк виданий документ під розпис.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне централізоване зберігання справ у канцелярії). З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розмішують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справа повинна знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документів. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису, секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам проводиться з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи. Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт:

- експертиза цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання. Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ, у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення. Відбір документів, для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Після затвердження актів документи і справи, виділені для знищення, здаються працівниками служби документації або відомчого архіву організації господарчій службі установи або конторам з заготівлі вторинної сировини.

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає:

- підшивання в обкладинку з твердого картону;

- нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису;

- складання внутрішнього опису документів;

- оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі. Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо). Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати включає число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назва місяця — словом. На обкладинці проставляється номер справи за описом, і за погодженням з відомчим архівом, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописується нова назва. Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконуються чорним світлостійким чорнилом або пастою.

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі, за методичною допомогою архіву установи. Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил:

Номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення останнього за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи. Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу 5, значаться за номенклатурою і заведені у 2008 р, будуть мати номери: 5 П-08, 5 Т-08, 5 О/С-08.

Графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справи тривалого зберігання мусить мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком"; графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим підрозділам установи, про наявність копій тощо; систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і установи в цілому; кожна справа вкоситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером; у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи.

Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюються особливості нумерації (літерні і пропущені номери). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках у кінці розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначається "Документи з даного питання див. також у розділі за рік, №".

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії (ЕК), опис розглядається і затверджується нею.

Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складається у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів України. Зведений опис справ постійного зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі 4 примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі.

Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи у державний архів в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольне - обліковими картками на документи передаються в архів установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2007 р. передаються архів у 2009 р.). Справи тимчасового зберігання передаються архів за розсудом керівника установи.

Передавання справ в архів установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідуючий - спеціальний співробітник відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, а решта залишається в архіві. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися в архів установи за номенклатурою.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСУ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

3.1 Документообіг основних засобів

Виробничо-господарська діяльність та фінансовий стан підприємства багато в чому залежать від забезпеченості основними засобами та від їх використання.

Основні засоби - це матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх у процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік) [псбо].

Усі операції, пов’язані з рухом основних засобів, оформляються первинними документами, які забезпечують правильність їх обліку.

Мета первинного обліку основних засобів – збирання та обробка даних про факти господарської діяльності, їх подальше перетворення на інформацію, яка дає можливість апарату управління розробляти, ухвалювати рішення та уникати економічних прорахунків.

Змістом первинного обліку є первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації – документах.

Одиниця обліку основних засобів – це окремий інвентарний об’єкт, яким вважається закінчена будова з усіма до нього пристосуваннями відповідно до технічної документації або окремий конструктивно відокремлений предмет, який виконує самостійні функції згідно з паспортом чи іншою технічною документацією.

На підприємство основні засоби надходять у результаті капітальних вкладень, придбання за плату в інших підприємств і осіб, отримання від інших підприємств або осіб безоплатно, внесення засновниками в рахунок їхніх внесків до статутного фонду підприємства, оприбуткування надлишків основних засобів, виявлених під час інвентаризації, а також внутрішнього переміщення.

Основні засоби вибувають із підприємства внаслідок часткової чи повної

ліквідації, безоплатної передачі їх іншим підприємствам або особам, реалізації, а також нестачі, виявленої під час інвентаризації.

Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюють операції з руху основних засобів, затверджено законодавчо і використовується вони на підприємствах усіх форм власності. Це:

- ОЗ-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів".

- ОЗ-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів".

- ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів".

- ОЗ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів".

- ОЗ-5 "Акт пор установку, пуск та демонтаж будівельної машини".

- ОЗ-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів".

- ОЗ-7 "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів".

- ОЗ-8 "Картка обліку руху основних засобів"

- ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобів".

- ОЗ-14 "Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)".

- ОЗ-15 "Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)".

- ОЗ-16 “Розрахунок амортизації автотранспорту”.

Для отримання аналітичних даних про наявність і рух основних засобів за їхніми класифікаційними ознаками бухгалтерія на підставі підсумкових даних в інвентарних картках (книгах) за звітний місяць заповнює картку обліку руху основних засобів за формою 03-8.

За даними картки складають оборотну відомість руху 03, підсумки якої, звірені з даними синтетичного обліку, є підставою для складання звітності про наявність і рух 03.

Усі первинні документи, якими оформлюються операції з руху основних засобів, складаються і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити не менше трьох осіб: усі перші особи підприємства: головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог, головний енергетик; посадові особи тих підрозділів, в яких знаходиться (або куди подається) об’єкт основних засобів: керівник (або його заступник), механік, технолог, бухгалтер.

Уведення в дію об’єктів основних засобів, а також їх купівлю оформлюють актом приймання-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів за формою 03-1, який використовують для:

- оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів;

- обліку введення об’єктів основних засобів в експлуатацію, за винятком тих випадків, коли введення об’єктів в дію згідно з чинним законодавством оформлюють в особливому порядку;

- оформлення внутрішнього приміщення основних засобів з одного підрозділу (цеху, відділу, дільниць) до іншого;

- вилучення об’єктів зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству (організації).

При прийманні основних засобів акт складають в одному примірнику, при передачі іншому підприємству – в двох (для обох підприємств), при передачі іншому підрозділу – також у двох (на підставі другого примірника акта працівник, що передає об’єкт 03, робить відповідний запис у інвентарному списку 03-9).

Технічна документація на певний інвентарний об’єкт після відкриття на нього інвентарної картки (запису в книгу) не зберігається в бухгалтерії, а передається під розписку у відповідний підрозділ підприємства.

Облік об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації) здійснюється в інвентарному списку (форма 03-9) в осіб, відповідальних за їхнє збереження. Підприємствам дозволено вести облік об’єктів за місцем їхнього знаходження в інвентарних картках, які в цьому випадку бухгалтерія виписує у двох примірниках (другий примірник передається за місцем знаходження об’єкта). В разі переміщення об’єкта цей примірник разом із накладною на переміщення (форма 03-1) передається за новим місцем знаходження. Накладну на внутрішнє переміщення основних засобів з одного підрозділу в інший складає у двох примірниках працівник підрозділу здавача. Перший примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається в підрозділі-здавачеві.

Документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерії, але й у першу чергу ті, хто здійснює господарські операції. Тому кожному виконавцю необхідно надати витяг із графіка документообігу, в якому наводять перелік первинних документів, які відносять до функціональних обов`язків даного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок подання первинних документів.

Графік документообігу первинних документів із обліку основних засобів повинен бути частиною загального графіку документообігу підприємства.

Для розробки графіку документообігу первинних документів із обліку основних засобів необхідно керуватись наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку" та враховувати особливості організації виробництва і структури підприємства.

Графік доцільно оформити у вигляді таблиці, де необхідно вказати роботи із створення, перевірки й обробки документів, виконуваних працівниками підприємства.

Пропонується запровадити на підприємстві варіант графіка документообігу первинних документів із обліку основних засобів, що представлений таблицею 3.1.

У даному графіку виділено моменти складання первинних документів із обліку основних засобів: ОЗ-1 "Акт приймання - передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів", ОЗ-2 "Акт приймання — передачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів", ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів". Уся стадія функціонування документа від моменту створення і до передачі в архів поділена на такі етапи:

1) створення документу: зазначається відповідальний і строк створення;

2) перевірка документу: вказується відповідальний підрозділ за строк перевірки;

Таблиця 3.1 - Графік документообігу документів із обліку основних засобів на

Продовження таблиці 3.1

3) затвердження документу: визначається особа яка має право затверджувати даний документ протягом відповідного строку;

4) відображення даних у регістрах бухгалтерського обліку: передбачається конкретний виконавець і допустимі строки виконання;

5) передача документів в архів відбувається працівником із обліку основних засобів через встановлений термін.

Запровадження графіка документообігу первинних документів із обліку основних засобів дозволить чітко розподілити функціональні обов`язки між працівниками щодо створення таких документів, а також правильно і в строк відображати усі операції у регістрах бухгалтерського обліку.

3.2 Документообіг виробничих запасів

Відповідно до ПСБО 9 "Запаси", запаси - це активи, які:

- утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

- перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;

- утримуються для споживання під час виробництва [псбо].

На підприємстві запаси можуть мати різне призначення залежно від функцій, яку вони виконують у процесі виробництва, а також від особливостей підприємства.

Необхідними передумовами правильної організації обліку запасів є:

- раціональна організація складського господарства;

- розробка номенклатури запасів;

- наявність інструкцій з обліку виробничих запасів;

- правильне групування (класифікація) запасів;

- розробка норм витрачання запасів.

Від правильно організованого документування господарських засобів залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначатися з тим, яку документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства.

Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом матеріальних запасів.

Для забезпечення виробничої програми відповідними запасами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних підрозділів підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, що відноситься до операцій даного складу.

На складах запаси розміщують за секціями, а всередині них за групами, типо та сорторозмірами в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної наявності встановлених нормам ліміту.

Складський облік організовується за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання за кількістю запасів. За необхідності складський облік організують за партіями надходження запасів.

Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.

Облік матеріалів на складі здійснюється завідувачем складом (комірником), який є матеріально-відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за погодженням з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сирову, матеріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, отриманими від цехів – споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами – відправниками, з примірниками тих же накладних що надійшли зі складів – одержувачів.

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського обліку, що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури – цінника. Аналітичні рахунки групують за групами матеріалів, місцями зберігання матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберігання і рухом запасів, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для проведення підсумків інвентаризації.

Існує декілька варіантів обліку виробничих запасів бухгалтерії підприємства (таблиця 3.2.).

Таблиця 3.2 - Варіанти обліку виробничих запасів

Продовження таблиці 3.2

Основними документами щодо надходження запасів виступають:

- рахунки-фактури;

- прибуткові накладні;

- акти приймання матеріалів тощо.

В цих документах фіксуються наступні відомості:

- від кого надійшли матеріали або продукти харчування;

- найменування;

- сорт;

- кількість (вага);

- ціна;

- сума;

- дата надходження;

- підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальника, контроль за виконанням плану договорів, вчасним надходженням і оприбуткуванням виробничих запасів здійснює служба постачання. Порядок документального оформлення придбання запасів, які надходять на підприємство від постачальника представлено на рисунок 3.1.

Рисунок 3.1 - Порядок документального оформлення запасів, які надходять на від постачальника

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.

Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. Для цього потрібні:

1) накладна (вимога) – призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках;

2) меню-вимога на видачу продуктів харчування – призначена для видачі продуктів харчування зі складу. Меню-вимога складається щодня на підставі даних про кількість людей, що харчуються, та натуральних норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписом осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається в бухгалтерію в строки, встановлені графіком документообігу, але не рідше як 5 раз на місяць. Приймаючи меню-вимогу бухгалтерія обов’язково проводить звірку кількості осіб, що харчувались згідно даних меню-вимоги, з фактичною наявністю на певну дату осіб, яким призначене харчування;

3) забірна картка – призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, а другий – в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску – строком на місяць. У межах установленого ліміту запаси видаються при пред’явленні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установлений ліміт здійснюється за накладною (вимогою). Виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю, а за відсутності таких документів установою самостійно;

4) шляховий листок є підставою для списання на видатки автомобільного бензину. Бензин списується по фактичних видатках, але не вище норм, затверджених для окремих марок автомобілів;

5) відомість на видачу матеріалів на потреби установи – використовується для видачі господарських матеріалів, матеріалів для навчальної та іншої мети протягом місяця. Записи у відомості робити слід не в хронологічному порядку, а для кожного виду матеріалів – залишати відповідну кількість рядків, щоб наприкінці місяця по кожному виду можна було зробити загальний підсумок;

6) роздавальні відомості – при проведенні ремонту;

7) акти на списання цінностей;

Видаткові документи за складом та призначенням можна об’єднати в дві групи:

- разові відомості – накладна (вимога), меню-вимога, шляховий листок;

- накопичувальні відомості – відомість видачі матеріалів на потреби установи, забірна картка.

Документальне оформлення обліку наявності та руху виробничих запасів. Виробничі запаси, потрібні для виробничо-господарської діяльності, підприємства одержують по-різному: децентралізовано від постачальників на основі договорів; за прямими договорами в порядку децентралізованих закупівель; завдяки попередній заготівлі сільськогосподарської сировини у виробників — колективних або приватних господарств. Частина їх (тара, запасні частини тощо) може виготовлятися у власних допоміжних виробництвах, надходити від ліквідації об'єктів основних засобів або малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Основними документами щодо оприбуткування виробничих запасів є товарно-транспортні накладні, приходні ордери, накладні, приймальні акти тощо.

На матеріали, що надходять без супровідних документів (невідфактуровані поставки), складають акт приймання. Для оприбуткування матеріалів або виробів власного виробництва і в разі внутрішньої передачі пишуть накладну. Накладною оформляють також здачу на склад відходів виробництва, залишків від ліквідації основних засобів (малоцінних і швидкозношуваних предметів).

Важливим елементом документального оформлення операцій з обліку матеріалів є облік доручень. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей підприємство видає лише власним працівникам.

Усі видані доручення мають бути зареєстровані бухгалтерією. У дорученні перелічують усі матеріальні цінності, що мають бути отримані, коли вони не зазначені в документі, номер і дата якого проставлені з лицьового боку доручення. Особа, котрій видане доручення, зобов'язана не пізніше наступного дня після одержання цінностей подати до бухгалтерії документи про виконання доручень і здачу на склад матеріальних цінностей.

Основну масу матеріалів відпускають для виробничого споживання або на господарські потреби. Крім того, можливі випадки реалізації непотрібних матеріалів. Іноді матеріали переміщують від складу до складу.

Документальне оформлення видачі матеріалів зі складу залежить від різних умов: технології й організації виробництва, частоти відпуску; в усіх випадках у документах, які відбивають видачу сировини та матеріалів, має бути зафіксовано, кому, що, скільки, на які потреби відпущено.

За характером документи на видачу зі складів сировини та матеріалів поділяють на разові, нагромаджу вальні та лімітно-нормативні. Видачу матеріалів зі складів оформляють з допомогою лімітно-забірних карток, вимог, накладних, забірних листків (карток), нагромаджувальних відомостей. Використання лімітно-забірних і забірних карток значно зменшує кількість документів.

Для продажу, реалізації і безкоштовної передачі матеріальних цінностей за розпорядженням інших організацій складають накладну на відпуск матеріалів на сторону (форми № М-14 або М-15). Останнім часом поширився бездокументний відпуск матеріалів у виробництво. При цьому зберігається принцип лімітування, оскільки в картці зазначають ліміт відпуску та інші дані.

Внутрішнє пересування сировини і матеріалів зі складу на склад оформляють спеціальною накладною (форми № М-12 однорядкова і М-13 — багаторядкова) або іншими документами галузевого характеру.

Графік документообігу документів із обліку виробничих запасів на представлено на додатку

3.3 Документообіг грошових коштів

Будь-який бізнес, як відомо, починається з наявності грошей, які перетворюються в ресурси для виробництва. Потім із виробничої форми оборотний

капітал перетворюється на товарну, а на стадії реалізації - на грошову.

Грошові кошти - це кошти в касі та на поточному рахунку в банку, які можуть бути використані для поточних операцій.

Еквіваленти коштів - це короткострокові фінансові інвестиції, які можуть бути вільно конвертовані в певну суму грошей і мають незначний ризик щодо зміни вартості. Такими еквівалентами є високоліквідні інвестиції в цінні папери на строк, що не перевищує 3 місяці (казначейські векселі, депозитні сертифікати).

При проведенні розрахунків одержувач платежу (продавець) зобов’язаний представити платнику (покупцю, замовнику) обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг, акт чи закупівлі інші документи), що засвідчує факт покупки товару, виконання роботи, надання послуги.

Розрахунки наявними повинні здійснюватись з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, які б підтверджували здійснені платниками (покупцями, замовниками) витрати готівки.

Грошові кошти, що надходять у касу підприємства, повинні вчасно й у повній сумі прибуткуватися. Відповідно до п. 2.10 Положення № 72 "Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні" [ ] оприбуткування готівки в касу визначається як "здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням даної операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів".

Таким чином, щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов’язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів.

Схему документального оформлення касових операцій подано на рисунку 3.1

Рисунок 3.2 - Схема документального оформлення касових операцій

При оформленні первинних документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку [ ], необхідне заповнення всіх реквізитів. При заповненні прибуткового касового ордера в ньому варто вказати наступні реквізити:

– найменування підприємства, організації, у касу яких надійшли грошові відомості засоби;

– номер прибуткового ордера;

– дату його складання;

– кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної цим прибутковим ордером;

– сума, на яку оформляється прибутковий ордер;

– код цільового призначення (по можливості);

– від кого і на якій підставі отримані кошти.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерів чи іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів, типова форма якого затверджена наказом Мінстату України чи по платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.

При заповненні видаткового касового ордера необхідно вказати наступні реквізити:

- найменування підприємства, організації;

- номер видаткового документа;

- дату його складання;

- кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної видатковим ордером;

- суму, видавану по цьому видатковому документі;

- код цільового призначення по операції, оформлюваної видатковим ордером;

- кому і на якій підставі видані кошти.

Видаткові касові ордери, як і прибуткові касові документи, повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерів чи іншими способами, що забезпечили б схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну (3 роки).

Як указувалося вище в прибутковому і видатковому касовому ордерах указується підстава для їхнього складання і вказуються в реквізиті «Додаток»

прикладені до них документи.

Таблиця 3.4 - Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій

До передачі в касу прибуткові касові ордери чи видаткові документи реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних відомостей на виплати, зв’язані з оплатою праці, реєструються після їхньої видачі.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів — форми № ДО-3 і № 3а, затверджені наказом Мінстату України "Про твердження типових

форм обліку касових операцій" від 15.02.96 № 51

Журнал за формою № ДО-3 заводиться окремо на прибуткові й окремо на видаткові касові документи. Журнал форми № 3а заводиться один і на прибуткові і на видаткові ордери. Форма журналу № За може вестися по розсуду керівництва замість журналів форми № ДО-3.

Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який покладений обов’язок збереження документів, в окремому сейфі чи спеціальному приміщенні.

Усі надходження і видачі готівки у національній валюті підприємства враховують у касовій книзі.

Підприємство веде на кожен вид валюти окрему касову книгу. Аркуші книг повинні бути пронумеровані, прошнуровані. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи.

При наявності на підприємстві декількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну суму готівки під розпис у Книзі обліку прийнятих і виданих касиром готівкових коштів. Типова форма № ДО - 5 "Книга обліку прийнятих і виданих касиром готівкових коштів".

Ця книга може також використовуватися з метою обліку виданих коштів довіреним особам для виплати заробітної плати, у випадку якщо заробітна плата виплачується не через касу підприємства.

Підприємства, що мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків в установах банків у межах готівкових коштів і витрачають її на цілі, які визначені в грошовому чеку і не суперечать чинному законодавству.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки підприємства у встановленим банком термін повинні попередити (письмово чи усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах і розмінній монеті.

Щодо одержання з банку коштів на виплати, зв’язані з оплатою праці,

необхідно відзначити наступне. З метою регулювання касових ресурсів установ банків підприємства повинні представляти банкам календар видачі заробітної плати, у який підприємство включає основну і додаткову заробітну плату, інші заохочувальні і компенсаційні виплати.

Для того щоб одержати в банку кошти, необхідно попередньо подати заяву про бронювання коштів.

Одержання готівкових коштів у банку здійснюється по чеку. Чекові книжки здобуваються підприємством за плату в установі банку. Отримані в банку наявні підприємства можуть витрачати тільки на визначені в чеку мети.

При одержанні готівки у банку клієнт представляє установі банку лист про організацію охорони коштів і забезпеченні їхнього транспортування. Якщо гроші в банку одержує не касир, а особа, що його заміняє, то вони видаються тільки при наявності в особи, що одержує, крім документа, що посвідчує особу, доручення.

Кошти понад установлений ліміт залишку готівки у касі підприємство зобов’язано здавати в банк у порядку і терміни, установлені установою банку, для зарахування на рахунки підприємства.

Здача готівкових коштів у банк супроводжується заповненням об’яви на внесення готівки, у якому вказується найменування підприємства, за що здаються гроші і номер банківського рахунку.

Видача готівки з каси підприємства для здачі їх в установу банку оформляється видатковим касовим ордером із відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здачу виторгу в установу банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здачу виторгу інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

На прийняту від підприємства суму банк видає квитанцію, у якій вказується, від кого прийняті гроші, номер рахунку, на який зараховані гроші, сума. Квитанція служить підставою для списання коштів по касі.

Таблиця 3.5 - Графік документообігу документів із обліку грошових коштів

3.4 Документообіг операцій з постачальниками

Взаємовідносини з постачальниками оформлюються договором. В договорі вказуються умови постачання, вимоги до продукції, яка поставляється, терміни і розміри поставок, терміни оплати, штрафні санкції за невиконання умов договору тощо.

Первинні документи при розрахунках з постачальниками ті самі, що і при обліку надходження запасів — накладні, рахунки-фактури, платіжні вимоги-доручення, платіжні доручення та ін.

Аналітичний облік ведеться в розрізі кожного постачальника.

Регістрами синтетичного обліку є:

- повна форма журнала-ордера 6;

- скорочена відомість 3.3, журнал-ордер 3;

- спрощена; відомість 3-м, розділ І.

Синтетичний облік ведеться на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", пасивному. За кредитом відображають збільшення заборгованості перед постачальниками, за дебетом - її погашення.

У разі попередньої оплати дебетується субрахунок 371 "Розрахунки за виданими авансами", активний. Така методологія обліку дає змогу уникнути виникнення дебетового сальдо на рахунку 63. Розрахунки з вітчизняними постачальниками відображуються на субрахунку 631.

Якщо цінності від постачальника надійшли без товарно-супроводжувальних документів, має місце невідфактурована поставка. Ці запаси оприбутковуються, але спочатку треба перевірити, чи не є вони попередньо оплаченими.

Якщо поставка не відповідає умовам договору, отримувач може відмовитися від цих цінностей. У такому разі їх обліковують на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні" і зберігають до отримання вказівок від постачальника, куди відвантажити цінності.

Загальні принципи організації безготівкових розрахунків, їх форми, стандарти документів і документообороту, що застосовуються в господарському обороті, регламентуються Інструкцією № 7 «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України»[ ]. Ця Інструкція є обов'язковою для підприємств, організацій і установ усіх форм власності, підприємців без створення юридичної особи і фізичних осіб - підприємців. Безготівкові розрахунки між суб'єктами підприємницької діяльності здійснюються у національній валюті України через установи банків шляхом перерахування коштів з рахунка платника на рахунок одержувача. Здійснюються за допомогою таких форм розрахункових документів: платіжними дорученнями; платіжними вимогами-дорученнями; чеками; акредитивами; векселями; платіжними вимогами; інкасовими дорученнями (розпорядженнями).

Розрахунки платіжними дорученнями є однією з найбільш поширених форм розрахунків як при іногородніх, так і одногородніх розрахунках. За допомогою платіжних доручень здійснюються розрахунки з постачальниками і підрядчиками у разі передоплати або за домовленістю; з бюджетом по податках та інших платежах; з Пенсійним фондом і Фондом соціального страхування; з органами Міністерства зв'язку за послуги тощо. Платіжні доручення приймаються банком до виконання протягом 10 календарних днів від дня виписки.

На суму оплачених банком платіжних доручень (на підставі виписок банку) кредитується рахунок З1 «Рахунки в банках» і дебетуються відповідно рахунки 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», 64 «Розрахунки за податками і платежами», 65 «Розрахунки за страхуванням» тощо.

У випадку, якщо в одержувача коштів немає рахунка в установі банку або розрахунки безпосередньо з одержувачем коштів неможливі (пенсії, аліменти, авторські гонорари тощо), підприємство може здійснювати перерахування коштів гарантованими платіжними дорученнями через установи зв'язку.

Платіжна вимога-доручення - комбінований документ: верхня частина - вимога постачальника сплатити йому вартість відвантаженої продукції (виконаних робіт), нижня - доручення платника своєму банку перерахувати з його рахунка відповідну суму на рахунок постачальника.

Платіжна вимога-доручення виписується постачальником і надсилається

разом з розрахунковими і відвантажувальними документами безпосередньо покупцеві (або в обслуговуючий його банк) з вимогою сплатити вартість відвантажених за договором товарно-матеріальних цінностей і наданих послуг. У разі необхідності телеграфного авізування платежу постачальником на всіх примірниках вимоги-доручення вгорі робиться надпис «Платежі переказати телеграфом».

Платіжна вимога-доручення приймається до виконання банком покупця (платника) тільки за наявності грошових коштів на його рахунку і письмової згоди оплатити повністю або частково вимогу-доручення, що має бути підтверджено підписами осіб, уповноважених розпоряджатися поточним рахунком, і печаткою платника.

При акредитивній формі розрахунків підприємство-покупець перераховує кошти в установу банку за місцем знаходження постачальника для наступної оплати товарів, що підлягають відвантаженню на адресу покупця на умовах, визначених в акредитивній заяві. Вказані кошти зберігаються на акредитиві до виконання постачальником своїх зобов'язань перед покупцем. Акредитиви можуть відкриватися як за рахунок власних коштів, так і за рахунок кредитів банку і призначені для розрахунків тільки з одним постачальником. Вони можуть бути відзивні і безвідзивні. Відзивний акредитив може бути змінений або анульований банком-емітентом без попереднього узгодження з постачальником (наприклад, у разі недотримання постачальником умов договору). Розпорядження про зміну відзивного акредитива платник може давати постачальнику тільки через банк-емітент (банк покупця), який сповіщає банк постачальника (виконуючий банк), а він, в свою чергу, постачальника. Проте документи, що відповідають умовам акредитива, подані постачальником, виконуючий банк повинен оплатити. Безвідзивний акредитив не може бути анульований або змінений без згоди постачальника, на користь якого він відкритий. Строк дії і порядок розрахунку по акредитивах встановлюється в договорі між платником і постачальником.

Графік документообігу документів операцій з постачальниками на представлено на додатку

СПИСОК ВИКОРСТАНИХ ЛІТЕРАТУРНИХ ДЖЕРЕЛ

Закон України "Про бухгалтерській облік та фінансову звітність в Україні" №966-XIV від 16.07.99р. зі змінами та доповненнями // Відомості Верховної Ради України, 1999, N 40, ст.365.

Закон України "Про Національний банк України" // Відомості Верховної Ради, 1999, N 29, ст.238.

Закон України "Про інформацію" // Відомості Верховної Ради (ВВР), 1992, N 48, ст.650.

План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій. Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. №291 (В редакції станом на 25.03.2009 р.)

"Інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств "Наказ МФУ від 30.11.99р. №291.

Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України", затверджена постановою Правління НБУ від 02.08.96 № 204 (із змінами і доповненнями).

Методичні рекомендації Мінфіну № 356 - Методичні рекомендації з застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356.

Наказ Мінстату № 193 - Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів по обліку сировини і матеріалів".

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88

Постанова правління національного банку України "Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні" N 72 від 19.02.2001р.

Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", Затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 27 квітня 2000 р. N 92.

Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 "Запаси", Затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 20 жовтня 1999 р. N 246

Інстркція з діловодства у Державній службі автомобільних доріг України. Київ 2003р. 66с.

Бутинець Ф.Ф. Войналович О.П., Томашевська І.Л. Організація бухгалтерського обліку: Підручник для студентів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит" вищих навчальних закладів. / За ред. д.е.н., проф., Ф.Ф. Бутинця. – 4-е вид., доп. і перероб. – Житомир: ПП "Рута", 2005. – 528 с.

Бухгалтерський облік в Україні. За редакцією канд. екон. наук, доцента, аудитора Хом’яка Романа Львовича. Видання третє, доповнене і перероблене. Львів "Інтелект-Захід", 2004.

Бухгалтерський облік та фінансова звітність в Україні: Навчально-практичний посібник / За ред. С.Ф. Голова, ТОВ "Баланс-Клуб", 2000.

Виноградова О. Б. Науково методичні засади навчальної дисципліни "Діловодство"’// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.–2005.– №1.– С. 65-67.

Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М.В. Кужельного. - 5-те видання, доповнене і перероблене. - К.: А.С.К., 2001. - 223 с.

Даньків Й.Я., Лучко М.Р., Остап'юк М.Я. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Навч. посіб. Київ "Знання-Прес", 2003.

Документалістика Кунченко-Харченко В.І. Документалістика. - Черкаси: ЧДТУ, 2006.-147 с.

Котдієва Я. І. Документообіг: організація та ведення . – 3-тє вид., перероб. і доп. – Х.: Фактді, 2002. – 163 с.

Кужельний М. В., Лінник В. Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: КНЕУ, 2001. – 334 с.

Кушнаренко Н. Н., Документоведение / Н. Н. Кушнаренко. - 7-е изд., стереотип. - К. : Знання, 2006. - 459 с

Менеджмент Шегда А.В. Менеджмент: Підручник. — К.: Знання, 2004. —687 с.

Навчально-методичне забезпечення курсу "Менеджмент" для бакалаврів економіки укладачі: Соболь С. М., канд. ек. наук, доцент Шершньова З. Є., канд. ек. наук, доцент Київ КНЕУ 2000

Організація бухгалтерського обліку. Навчальний посібник для студентів вузів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит" / Ф.Ф. Бутинець, О.В. Олійник, М.М. Шигун, С.М. Шулепова; 2-е вид., доп. і пре роб. – Житомир : ЖІТІ, 2001. – 567с.

Організація бухгалтерського обліку. Вправи, ситуації, тести. Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит" / За ред. Ф.Ф. Бутинець; 2-е вид., доп. і пре роб. – Житомир: ЖІТІ, 2001. – 288с.

Пархоменко. В.М. Бухгалтерський облік в Україні. Нормативи. Коментарі. ч.9. Луганськ "Футура", 2006.

Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2002. - 448 с.

Сучасне діловодство : Навчальний посібник / Віолетта Блощинська, ; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.

Теорія бухгалтерського обліку Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. — К.: Знання, 2004. — 447 с.

Tкаченко, Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України : Підручник / Ткаченко Н.М. ─ 6-те вид. ─ К.: А.С.К., 2002, 2003 . ─ 784с.

Шерр И.Ф. Бухгалтерия и баланс.- М.: Экономическая жизнь, 1926.

Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.

Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - C. 26 – 29.

Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві : Види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізітів // Секретар-референт. - 2007. - № 1. - С. 9-16.

Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт. - 2007. - № 10. - С. 21-25.

Бірюкова О.Л., Швабська Ю.Г., Красніцька Г.М. Раціоналізація документообігу на підприємстві // http://intkonf.org/biryukova-ol-shvabska-yug-krasnitska-gm-ratsionalizatsiya-dokumentoobigu-na-pidpriemstvi

Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

Візування документів на підприємстві //Дебет-Кредит. - Школа бухгалтера. - 2007. - №24.

Гуйда Л. Як правильно налагодити документообіг на підприємстві // Дебет-Кредит. - 2000. - №41.

Кузнєцова С. Організація облікової служби на підприємстві // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008. - №9. - С. 16-20.

Левицька Н. Як ефективно "оптимізувати" документообіг // Податкове планування. - 2006. - № 3. - С. 24-29.

Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ // Секретарь-референт. - 2004. - № 2. - С. 9-11.

Сельченкова С. Организация документооборота // Секретарь-референт. - 2003. - № 6. - С. 10-17.

Олександра Федак, консультант з питань оподаткування, Київський центр підтримки та розвитку бізнесу "Головбух" № 29 (580), травень 2008, стор. 20

Храмцовская. Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь-референт. - 2008. - №5

Шеремета А. Первинні документи та документообіг на підприємстві / // Секретар-референт. - 2004. - № 10. - С. 20-23.

Янковая В.Ф. Документооборот организации // Секретарь-референт. - 2005. - №7.

Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов // Секретарь-референт. - 2007. - №11.

ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа : Терміни та визначення понять. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 111 с.

International Standard ISO 15489-1 Information and documentation - Records management. First edition 2001-09-15.