Автоматизированные системы обработки экономической информации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ

ИНФОРМАЦИИ 4

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 4

БАЗЫ ДАННЫХ 5

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ» 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 11

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы

персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого

руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности

и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные

аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в

большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно

обработанная и систематизированная она является в определенной степени

гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие

достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и,

как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать

не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в

снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее

рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно

пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем

часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за

небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за

незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.

При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие

арифметические ошибки.

В данной работе будут рассмотрены основные системы автоматизации

обработки экономической информации.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ

ИНФОРМАЦИИ

В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места

специалиста, обрабатывающего экономическую информацию вполне можно выбрать

типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, а

неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим

потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно

лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый

программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново

ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д.

Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной

направленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности,

планирования и прогнозирования и т.п.). Однако персональный компьютер

непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального

назначения, необходима операционная система, с помощью которой все

остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная

система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой

базируются все прикладные программы.

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Прикладное программное обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно

разделить на две группы:

1. Базовое (общесистемное) программное обеспечение, которое практически

не привязано (или слабо привязано) к решению конкретных узко профильных

задач, к области узкой профессиональной деятельности пользователя, которые

можно разделить, в свою очередь, натри крупных подгруппы:

функциональные ППП;

многофункциональные и интегрированные ППП;

проблемно - ориентированные ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые

можноразделить, в свою очередь, на две подгруппы:

типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная

система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной

главе); локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

Функциональные ппп

ППП первоначально разрабатывались именно как прикладные программы для

решения определенной группы задач - для реализации одной функции

прикладного программного обеспечения: текстовые редакторы, табличные

процессоры (электронные таблицы), графические редакторы, системы управления

базами данных и т.п. Конечно, сейчас эти основные функции реализованы в

многофункциональных пакетах и интегрированных пакетах типа Office, однако

они стоят значительно дороже и требуют значительно больших ресурсов

компьютера (хотя в полном комплеете, может быть, и не нужны), поэтому

функциональные пакеты имеют очень широкое распространение. Очень часто эти

программные продукты можно найти в свободном, общедоступном распространении

(shareware) на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. Их можно

бесплатно установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить

возможности, однако при коммерческом использовании необходимо

зарегистрироваться у разработчика и заплатить ему некоторую сумму, чаще

всего небольшую.

БАЗЫ ДАННЫХ

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная

среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ,

нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не

только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного

обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но

также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее

критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно

отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox,

Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных

Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по

технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует

аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область

применения и возможности, любое приложение способно работать со многими

форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных

благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также,

являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений,

например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и

встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и

средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых

приложений.

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа,

являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты

«Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия»

может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета

на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм

отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер

сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы,

товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С:

Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в

бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство

пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации

программы компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия»

предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая

дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям

предприятия

-возможности ведение количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по

синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов,

систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных

документов, формы отчетности;

-возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал

хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки,

отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на

хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них

всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или

содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год,

полгода, квартал и т.д.

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой

период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий

на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая

в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С

помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые

органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних

отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной

форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только

простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на

их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную

книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные

документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении

аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты

с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение

товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с

подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и

режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных

документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он

может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь

внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ.

Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления

амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения

информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в

налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором

при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы.

Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать

собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости

от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным

активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные

системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия,

БОСС, БЭСТ, АККОРД.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кроме энергии и сырья, на любом предприятии используется также информация -

жизненно важный продукт, необходимый для того, чтобы быть в курсе всей

деятельности предприятия и руководить ею. При наличии или отсутствии

автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и

циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС).

При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем в

естественные информационные потоки, будет эффективна только тогда, когда

произойдет успешная интеграция автоматизированной информационной системы

(АИС) в структуру предприятия.

Внедрение автоматизированных систем обработки экономической информации

позволяет существенно уменьшить затраты, связанные с обработкой данных,

повысить производительность труда экономических работников (не тратиться

время на бумажную работу), улучшить связь между разными подразделениями

предприятия (общая база данных).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

«1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М.: 1999 г.

Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М.: Финстатинформ 1996 г.

Банк В.Р., Зверев В.С. Автоматизированные информационные технологии в

экономике: Учеб./АГТУ.-Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.-260 с.