Экспертиза и хранение документов

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

факультет

Кафедра

Реферат

на тему: «Экспертиза ценности и оперативное

хранение документов».

Выполнил: студент

ического факультета

ного отделения

группы

Проверил:

Волгоград 1998

Содержание

Введение 3

I. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия 5

II. Оперативное хранение документов 8

III. Cовременные средства оперативного хранения документов 10

Заключение 11

Список использованной литературы 12

Введение

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов

имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы

предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на

длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем

выделяются к уничтожению.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой

включает следующие стадии:

. документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами

удостоверения;

. фиксация информации на различных носителях;

. оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и

организаций;

. хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно,

неоднократного использования.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов

различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с

ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические

достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют

историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть

сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

Таким образом, целью данное реферативной работы является изучение

экспертизы ценности и ее связи с хранением документов.

Цель работы предопределяет ее задачи:

1. Рассмотреть понятие «экспертизы ценности документов» и органы ее

проводящие;

2. Изучить способы и традиционные средства хранения документов;

3. Рассмотреть современные средства оперативного хранения документов.

I. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия

Таким образом, отбор документов на хранение или уничтожение является

результатом проведения ЭЦД.

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на

основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств

хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными

документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной

архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному

хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется

Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми

и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в

этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения

некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать

ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для

организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной

службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

. при составлении номенклатуры дел;

. при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к

делам;

. при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

. в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в

государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов

его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются

постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются

центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются

рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии

подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются

типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения

вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его

заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило,

секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания

комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков

хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с

отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа)

для дел временного хранения.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и

долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к

уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым,

регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного

хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения

документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных

действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению.

Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их

согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы,

подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о

выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти

акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых

разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их

утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы

вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной

указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в

дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и

ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел

производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости

переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до

сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя

организации.

II. Оперативное хранение документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации.

Средства для долговременного хранения документов имеют определенное

сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о

техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного

подразделения).

Для средств оперативного хранения документов характерны такие

особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими,

оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно

небольшого габарита и массы.

Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении,

выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте

работников управленческого труда или в непосредственной близости от них.

Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном

порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты,

картотеки настольные и другие.

Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов

отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные

лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю

рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости,

вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются

также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые

предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах

предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых

меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок

с документами.

Наиболее эффективна для делопроизводственных операций

механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой

хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче

документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу.

Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся

документов и частотой обращения к ним.

III. Cовременные средства оперативного хранения документов

Хранение документов на ВЦ осуществляется в соответствии с

методическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных носителях

(РД 50-524-84).

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов

(лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на

ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она

принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы,

аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает

на архивное хранение.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные

по его эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ;

регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок

хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки,

карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по

актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

Заключение

Таким образом, в заключении данной работы можно сделать следующие

выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом,

который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если

документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для

долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно

применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств

оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся

документов и частотой обращения к н им на основе заключений экспертизы

ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует

отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения

эффективности работы документационной службы предприятия в целом и

оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а

основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1994. –192с.

2. Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический

колледж МГУ, 1994. –850с.

3. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т.

Лихачев и др. – М.: Экономика, 1991. – 271с.