Информационные системы в высших заведениях

Введение

Заданием данной практики является создание информационной системы для

работы со списками групп, входящих в состав нашего факультета.

С появлением новых специальностей и с увеличением количества

абитуриентов становится все сложнее обрабатывать информацию о студентах,

входящих в состав академических групп. В результате чего часто возникают

сложности в работе деканата со списками групп. Секретарю тяжело справиться

с таким большим объемом информации.

Особенно часто сложности возникают при работе со списками групп,

особенно если необходимо предоставить списки этих групп на украинском

языке. Именно в этом моменте чаще всего происходят ошибки и задержки в

работе деканата, преподавателей и студентов.

Поэтому возникает необходимость все более интенсивно привлекать в этот

процесс современные средства вычислительной техники. Их использование

позволит ускорить обработку информации и снизить вероятность возникновения

ошибок. При этом для эффективного использования подобных систем необходимо

использование современной вычислительной техники и соответствующего

программного обеспечения.

В данной работе предпринята попытка создания информационной системы для

работы со списками групп, отвечающая всем вышеперечисленным требованиям.

1. Постановка задачи.

А) Имеющиеся данные :

БД с набором полей: - номер группы;

- куратор;

- фамилия студента (русская);

- фамилия студента (украинская);

- номер зачетной книжки;

- номер студента;

- номер в группе;

- примечание.

Б) Цель работы:

Выделить из БД множество записей в соответствии с выбором

пользователя и вывести на печать, а также обеспечить работу

пользователя с БД.

В) Методы реализации:

Выбор пользователя обеспечивается путем присвоения значений

элементам массива логических переменных. Предусмотрено два таких

массива: для полей записей и для самих записей. Работа с БД реализована

с помощью функций работы с БД, основывающихся на встроенном наборе

функций языка VB 3.0.

2. Описание баз данных.

Структура баз данных - реляционная, то есть база состоит из колонок и

строк (полей и записей).

Колонка или поле определяет тип информации, запись определяет одну

позицию учета. Таким образом можно вести учет студентов, учащихся на данном

факультете, создать информационный справочник о студентах и многое другое.

Размер баз может постоянно варьироваться, то есть уменьшаться или

увеличиваться до размера доступного дискового пространства. Добавление

новой позиции происходит в удобном для пользователя режиме, где ему

необходимо лишь заполнить карточку позиции, содержащее поле базы данных.

Карточка содержит те поля, которые не являются вычисляемыми.

В данной информационной системе используются базы данных в формате MS

ACCESS 2.0. эти базы позволяют автоматически создавать индексные файлы и

при создании новых баз данных их размер не зависит от количества записей,

находящихся в базе данных, что является некоторым недостатком системы

В этой информационной системе используются 13 баз данных, что

соответствует количеству академических групп на факультете. Каждая из баз

данных носит имя соответствующей академической группы (например: ЭИ-92-1).

Все базы данных имеют одинаковую структуру:

1 Номер группы text

2 Куратор text

3 Фамилия русская text

4 Фамилия украинская text 35

5 Номер зачетной книжки long 6

6 Номер студента byte

7 Номер в группе text

8 Примечание text

Все записи в базе данных проиндексированы по полю "Номер в группе".

Этот индекс является глобальным и уникальным.

3. Требования, предъявляемые к информационной системе:

Контроль правильности ввода данных и их корректировки

Формирование списка студентов по академическим группам, выполненное в

менюориентированном режиме

4. Перечень входных документов.

Для данной информационной системы входными документами являются списки

акдемических групп, которые старосты подают в деканат.

5. Перечень выходных документов.

Для данной информационной системы входными документами являются списки

акдемических групп (или часть академической группы, выбранной по какому-то

определенному критерию, с определенными реквизитами, выбранными из базы по

определенному критерию).

Эти критерии выбираются произвольным образом пользователем системы, то

есть существует возможность сформировать список студентов, которые,

например, не сдали студенческие билеты, и при этом распечатать их список,

используя например, лишь определенный набор реквизитов.

6. Состав работ по реализации данной информационной системы.

При непосредственном написании кода этой информационной системы мной

были реализованы такие ее компоненты:

- закрытие БД

- выход из системы

- открытие БД

- обработка перемещения пользователя по меню

- создание БД

- сохранение БД под другим именем

- уничтожение БД

- печать результирующих списков

Таким образом был создан интерфейс для работы пользователя, при этом

я старался использовать наиболее простые и понятные пользователю

видеоформы, чтобы он не чувствовал дискомфорта при работе с системой. При

этом весь интерфейс основан на возможностях ОС WINDOWS (печать,

графический интерфейс пользователя) и ОС DOS (основные файловые операции).

Работа с программой осуществляется с помощью клавиатуры ( посредством

"горячих клавиш" и перемещением по меню с помощью клавиши Alt и клавиш

управления курсором), так и манипулятора "мыши"..

Именно на основе этих возможностей обоих ОС и была реализована

программа. Решение основной задачи системы - выбор записей и полей для

формирования списка реализовано на основе использования двух

соответствующих глобальных массивов логических переменных (для полей и

записей). Присвоение значений элементам этих массивов производит сам

пользователь при помощи периферийных устройств ПК. В помощь пользователю

предусмотрены статусные строки помощи и подсказки. Кроме того диалог

построен таким образом, чтобы пользователь в процессе создания списка мог

вернуться назад к предыдущей стадии выбора. Например, из формы выбора

записей (стадия 2) можно вернуться в форму выбора полей или из итоговой

формы для печати вернуться на любую из стадий выбора.

В реализации вспомогательной задачи системы - работы с БД были

задействованы основные операции для работы пользователя с БД такие как:

добавление, уничтожение и редактирование записей;

возврат всех произведенных изменений за время последнего сеанса работы с

БД;

перемещение по записям и полям;

поиск полей по выбору пользователя;

Этот модуль также реализован с максимальными удобствами для пользователя,

все операции продублированы клавишными комбинациями, диалоговые боксы

предоставляют ему возможности для предотвращения ошибочных действий.

Далее в отчете прдставлен ряд процедур главного и вспомогательных модулей

программы, снабженных необходимыми комментариями.

Заключение.

Предложенный подход к созданию информационной системы для работы со

списками академических групп основан на том, что пользователь сам

определяет список, который необходимо выводить на печать, и при этом

пользователь также выбирает реквизиты для уже выбранного списка.

Определены основные требования к занесению информации из исходных

документов в ЭВМ и пользовательские возможности с ней.

Разработаны структуры необходимых баз данных. Написаны и отлажены

прикладные прграммы переключения меню, просмотра документов на экране

дисплея, занесение информации в ЭВМ и ее редактирование.

По результатам машинного тестирования программа показала себя как

вполне надежная и удобная в эксплуатации.

-----------------------

№п/п Смысловое значение Тип Длина