Контрольная работа: Организационные документы
Контрольная работа: Организационные документы
Содержание
1. Реквизит 28. Отметка
об исполнителе. Правила составления
2. Организационные
документы. Требования к составлению и оформлению
3. Практическое задание
Список использованной
литературы
1. Реквизит
28. Отметка об исполнителе. Правила составления
Обработка
документов в аппарате управления включает документирование информации,
обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с
документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их
регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется
делопроизводством.
В
процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации
(документирование) и организация работ с документами. Под документированием
понимается создание текстовых документов в сфере управления.
Организация
работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск
и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования
управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит
на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной,
расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и
других систем документации.
Особую
роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная
документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и
исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.
Входящие
в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:
-
организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата
управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка,
положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия,
должностная инструкция работнику;
-
распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;
-
информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и
объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.
Операции
по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации
работы с соответствующими документами называются административным
делопроизводством.
Оформление
документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для
организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.
Бланком
называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими
постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5
(210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или
продольного расположения реквизитов.
Главное
различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс
предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и
трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на
общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую
впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или
издания”.
Стандарты
на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей документов,
входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их
расположения.
Реквизиты
это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными
положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на
бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ
6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к
составлению и оформлению документов.
Совокупность
расположенных в установленной последовательности реквизитов документа
называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для
конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь,
отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита,
соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно
ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32
реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов.
Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения
документа.
В
перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]
1
Государственный герб.
2
Эмблема организации, учреждения, предприятия.
3
Изображение наград.
4 Код
предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).
5 Код
формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой
документации (ОКУД).
6
Наименование министерства или ведомства.
7
Наименование учреждения, организации, предприятия.
8
Наименование структурного подразделения.
9
Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер
телефона, номер счета в банке.
10
Название вида документа.
11
Дата.
12
Индекс.
13
Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14
Место составления или издания.
15
Гриф ограничения доступа к документу.
16
Адресат.
17
Гриф утверждения.
18
Резолюция.
19
Заголовок к тексту.
20
Отметка о контроле.
21
Текст.
22
Отметка о наличии приложения.
23
Подпись.
24
Гриф согласования.
25
Визы.
26
Печать.
27
Отметка о заверении копий.
28
Фамилия исполнителя и номер телефона.
29
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30
Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31
Отметка о поступлении.
32
Предупредительный знак.
Реквизит
«Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в
левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет
получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы
или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.
Фамилию
исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и
обязательно указывают на исходящих документах.
Пример:
Иванова
222 21 23
Отметка
об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла),
дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.
При
оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11]
2. Организационные
документы. Требования к составлению и оформлению
Организационные документы реализуют нормы административного и
гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго
обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения
новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые
организационные документы.
Устав
правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию
организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с
законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
• предмет и
цель деятельности;
• порядок
образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и
т.д.);
• порядок
распределения прибыли;
• порядок
образования учреждения (организации, предприятия);
• порядок
управления и прекращения деятельности;
• органы
управления (внутренняя организационная структура).
В зависимости
от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:
• для банков
перечень проводимых банком операций и его функции;
• для
акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их
приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Текст устава
может содержать следующие разделы:
• Общие
положения.
• Акционерный
капитал (уставной фонд).
• Порядок
деятельности.
• Управление.
• Учет и
отчетность, распределение прибыли.
• Прочие
накопления.
• Прекращение
деятельности.
Устав
оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
• дата;
регистрационный номер, место издания (город);
• гриф
утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• текст;
• подпись.
Положения – правовые акты, определяющие
порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения (служб).
Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для
однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных.
Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения
о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах
(совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения и его формуляр
унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с
указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид
документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место
издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы
согласования.
Текст
положения включает следующие разделы:
• Общие
положения;
• Цели и
задачи;
• Функции;
• Права и
обязанности;
Руководство;
Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения
подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует
юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу
с момента утверждения.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных
подразделений), должностных лиц.
Инструкции
издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных
документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).
Инструкция
оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты:
наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания;
заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза
согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.
Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее
разработало, а утверждается руководителем организации или специальным
распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др.
Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным
расписанием.
Текст
должностной инструкции состоит из следующих разделов:
• Общие
положения;
• Должностные
обязанности;
• Права;
Ответственность;
Взаимоотношения.
Штатное
расписание – документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма
штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида
документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень
должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок
и месячном фонде заработной платы.
Штатное
расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела
кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации,
подпись которого заверяется печатью.
Структура
и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений,
должностей и количество штатных единиц каждой должности организации
(учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование
организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф
утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде
таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель
руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется
печатью.
Регламент
– документ,
устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального
или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного
органа определяет:
• статус
коллегиального или совещательного органа;
• порядок
планирования работы;
• порядок
подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• внесение
материалов на рассмотрение;
• порядок
рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• ведение
протокола заседания;
• оформление
решений коллегиального или совещательного органа;
• порядок
доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент
оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:
• наименование
учреждения (организации);
• вид
документа;
• заголовок к
тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
• вид
документа;
• дата;
• место
составления;
• гриф
утверждения;
• текст,
подпись.
Регламенты
обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и
согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации
или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
3. Практическое
задание
1. Исходящее
деловое письмо:
|
ООО « СТАРТ» Директору
115218, г. Минск Выставочного
Центра
ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»
тел.__________________ г-ну
Страхову Ю.В. факс_________________ 110020,
г. Минск
р/счет________________ ул.
Вострякова, 118
15.09.08г. № 25/08-15
На № ______ от ________
Об участии в выставке
Уважаемый Виктор Сергеевич!
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего
Выставочного Центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от
10.09.08г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.
Просим включить наше предприятие в число участников
выставки.
Приложение: на 3л. в 2 экз.
Директор предприятия Подпись
О.Н.Некрасов
Петров 181 07 09
|
2. Приказ
по личному составу
|
Министерство образования
Республики Беларусь
Белорусский государственный университет
П Р И К А З
20.09.2008 г. № 25-л
г. Минск
О приеме на работу
О переводе
Об увольнении с работы
1. ПРИНЯТЬ:
1.1. Егорова Александра Михайловича на должность
экономиста с 25.09.2008г. с должностным окладом … рублей в месяц согласно
заключенному контракту.
Основание: контракт № ______ от _______________
С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата
1.2. Иванову Нину Петровну на должность кассира управления
бухгалтерского учета и финансов с трехмесячным испытательным сроком с
должностным окладом … рублей в месяц.
Основание: заявление Ивановой Н.П., трудовой договор
С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата
2. ПЕРЕВЕСТИ:
Глебова Николая Петровича, бухгалтера управления
бухгалтерского учета и финансов, на должность ведущего бухгалтера этого же
управления с 20.09.2008г. с должностным окладом в размере … рублей в месяц.
Основание: заявление Глебова Н.П., докладная записка
начальника управления бухгалтерского учета и финансов Ефимовой Н.А., трудовой
договор
С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата
3. УВОЛИТЬ:
Соколову Нину Павловну, делопроизводителя канцелярии
20.09.2008г. в связи с истечением срока контракта (п.2 ст.35 ТК Республики
Беларусь).
Основание: контракт №_____ от _______
С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата
Ректор университета Подпись А.В.Соколов
Визы согласования
|
Таким
образом, данные документы оформлены в соответствии с требованиями с
использованием необходимых реквизитов.
Список
использованной литературы
1.
СТБ 6.38.2004
Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов.
2.
Гавриленко В.Г.
Делопроизводство - Мн., 1999. – 143 с.
3.
Гавриленко В.Г.
Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.
4.
Лысенко Н.А.
Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и
корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.
5.
Михальченко А.Н.
Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. – 330 с.
6.
Москалев В.А.
Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.
7.
Паневчик В.В.
Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.
8.
Хвалей М.К.
Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. – 252
с.