Курсовая работа: Организация архивного фонда РФ
Курсовая работа: Организация архивного фонда РФ
Оглавление
Введение. 3
1. Состав и структура
Архивного фонда РФ.. 8
1.1 Общие понятия об Архивном фонде РФ и
архивах. 8
1.2 Состав и структура Архивного фонда РФ.. 11
2. Порядок
комплектования и использования документов Архивного фонда РФ.. 17
2.1 Классификация документов Архивного фонда РФ.. 17
2.2 Комплектование и учёт документов Архивного
фонда РФ.. 21
2.3 Использование документов архива. 26
3. Организация
архивного хранения электронных документов: проблемы, практика.. 30
3.1 Понятие архива электронных документов. 30
3.2 Проблемы обеспечения сохранности
электронных документов. 33
Заключение. 38
Библиографический список литературы.. 40
Введение
Актуальность темы курсовой
работы. Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное
дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли
частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при
регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.
Сколько-нибудь устойчивая
государственность просто не могла существовать без письменности, документа как
основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего
нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая
документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного
аппарата вызвали к жизни первые архивы.
Архивы являются самой ценной
частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для
хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах
жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую
социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.
Одной из отличительных черт
общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками
осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и
использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к
архивам и ретроспективной документной информации.
Архивы призваны осуществлять
следующие основные функции.
Первая функция - сохранить
документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.
Вторая функция - обновлять эту
память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать
в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть
репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране,
чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.
Третья функция - документы должны
быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти
интересующую информацию.
Наконец, четвертая функция, самая
близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать
при необходимости.
Существуют маркетинговые
исследования Всероссийского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела. В процессе деятельности всех юридических лиц
разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов
документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на
хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это
документы Архивного фонда РФ.
Основной учетной единицей
Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в
которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по
объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных
государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более
100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств,
ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы[1].
В советское время законов,
посвященных архивному делу, не было. Не было их и в дореволюционной России. Первым
законодательным актом в этой сфере стали Основы законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-I. 17 марта 1994
года Указом Президента № 552 было утверждено Положение об Архивном фонде.
Утверждение 22 октября 2004 года
нового Закона об архивной деятельности в РФ стало началом формирования
современной правовой базы в сфере организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов, что, в свою очередь, послужит делу осуществления
государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов и
информатизации, направленной на создание условий для развития и защиты всех
форм собственности на информационные ресурсы, содействие формированию рынка
информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их
обеспечения.
Целью курсовой работы является
изучение и исследование научной организации
Архивного фонда РФ.
Для
достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1.
Рассмотреть общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах.
2.
Охарактеризовать и структуру Архивного фонда РФ.
3. Определить классификацию документов Архивного фонда РФ.
4.
Раскрыть порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ.
5.
Проанализировать проблемы организации архивного хранения электронных
документов.
Источниковая база:
нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела. Системообразующим актом в этой области
является Федеральный закон от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации" (далее Закон), который регулирует отношения в сфере организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и
других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также
отношения в сфере управления архивным делом в РФ.
Историография. На Руси документы
хранились в княжеских сокровищницах вместе с казной и библиотекой. Множество
документов хранилось в ризницах монастырей вместе с ценной церковной утварью;
их собрания пополняли дарения князей и бояр.
Архивы городских общин хранились,
как правило, в храмах святых — покровителей данного города. В конце XV в.,
когда образовались приказы — центральные учреждения управления, часть
документов из великокняжеского архива была передана им, другие же документы
великокняжеского архива с XVI в. вошли в состав Государственного архива России.
Этот архив в XVI в. хранил
наиболее документы личной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа.
В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились документальные акты и
переписка за XIV — XVI вв., отражающие внешнюю и внутреннюю политику
государства и имеющие общегосударственное значение.
В приказах (Разрядном,
Посольском, Поместном и других, возникших позже) хранились менее значимые
документы. Архивы местных административных органов содержали в основном
документы со сведениями об имущественном положении и повинностях населения. В
архивах хранились дела трех видов; отдельные документы — грамоты, столбцы,
книги и тетради.
Реорганизация государственного
аппарата в центре и на местах привела к существенным изменениям в архивном
деле. Создание новых учреждений (Сенат и коллегии, губернские и провинциальные
канцелярии, ратуши) повлекло за собой ликвидацию старых, передачу их архивов
преемникам. Одновременно создавалось большое количество новых архивов, существовавших
как самостоятельные структурные подразделения. Это было юридически закреплено в
Генеральном регламенте 1720 г.
При Петре I появился архив,
сложившийся из документов Кабинета его императорского величества, бывшего
сначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийся документами
общегосударственной важности по вопросам дипломатическим, политическим,
финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I с иностранными и
отечественными государственными деятелями.
Ценными документами располагали
архивы центральных учреждений.
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились
дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в
Москве — основная часть дел Посольского приказа.
В конце 60-х годов XVIII в. был
создан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания,
проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Документы двух видов
картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение.
Значительный интерес представляют
документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили
свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что
привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй
четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в
общеминистерские.
Большинство документов
ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но
стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В
связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым
из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы
бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.
На основе документов бывшего
Разрядного приказа был создан Разрядно-Сенатский архив, хранивший документы по
внутренней истории России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы
Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела
ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе
1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем
землевладении.
1.1Общие
понятия об Архивном фонде РФ и архивах
В статье 3 Федерального закона от
N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" дается следующее
определение: "Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся
и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих
материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой
частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся
к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению".
Под архивным фондом понимается
совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между
собой.
Под архивом понимается
совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное
подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и
хранение архивных документов в интересах пользователей.
Под архивным делом понимается
деятельность государственных органов, органов местного самоуправления,
организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов.
Под государственным архивом
понимается федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством
Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской
Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской
Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование
документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Под муниципальным архивом
понимается структурное подразделение органа местного самоуправления
муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение,
создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и
использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других
архивных документов[2].
Под архивным документом понимается
материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет
реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу
значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Законодательство об Архивном
фонде РФ и архивов опирается на соответствующие законы республик в составе РФ,
иных правовых актов РФ, республик в составе РФ, краев, областей, автономных
областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Законодательные и иные
правовые акты, касающиеся вопросов, связанных с архивным фондом РФ и архивами,
должны соответствовать законодательству РФ. В случае расхождений между законодательством
РФ и указанными актами действует законодательство РФ.
К исключительному ведению РФ в
лице ее органов государственной власти относятся:
1) разработка и проведение единой
государственной политики в области архивного дела;
2) установление единых правил
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за
соблюдением указанных правил[3];
3) хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов и архивных фондов:
а) федеральных государственных
архивов, федеральных музеев и библиотек;
б) федеральных органов
государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в
том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации,
Центрального банка Российской Федерации (Банка России);
в) государственных внебюджетных
фондов;
г) государственных академий наук
и организаций государственных академий наук;
д) федеральных государственных
унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных
государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской
Федерации;
4) решение вопросов о передаче
архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность
субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
5) решение вопросов о временном
вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской
Федерации.
К полномочиям субъекта Российской
Федерации в области архивного дела относятся:
1) проведение государственной
политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;
2) хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов и архивных фондов:
а) государственных архивов
субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;
б) органов государственной власти
и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;
в) государственных унитарных
предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта
Российской Федерации (далее - организации субъекта Российской Федерации);
3) решение вопросов о передаче архивных
документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность
Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных
образований.
Таким
образом, новый Закон определил понятие архивного документа как материального
носителя (а не документа) с зафиксированной на нем информацией. Виды
материальных носителей не уточняются, что обусловлено в первую очередь
постоянным развитием технологий в сфере информатизации.
1.2 Состав и структура Архивного фонда РФ
В состав Архивного фонда
Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации
архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа
создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе
юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты
научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная
документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и
телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка,
мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные
документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Характеристика состава документов
АФ РФ выглядит так:
1) группы документов,
образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий,
существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших,
центральных и местных органов государственной власти и государственного
управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных
заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск;
учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и
других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих,
кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа
за период до отделения церкви от государства;
2) документы отечественных
учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за
границей;
3) национализированные Советским
государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов;
4) документы личного
происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные
коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей,
ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства,
коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на
другом законном основании);
5) поступившие в собственность
государства, в том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и
культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).
Отнесение документов к составу
Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение
вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных
документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных
государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их
компетенции.
Экспертизе ценности документов
подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной
собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной
собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности
документов уничтожение документов запрещается.
Включение документов, находящихся
в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации
осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется
договором между собственником или владельцем архивных документов и
государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления
муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией
Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника
или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов
Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов
проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём
комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних
особенностей. При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается
также фактор степени полноты сохранности фонда.
Критерии, то есть признаки, на
основании которых определяется ценность документов, не является категорией
устойчивой, они могут изменяться под влиянием различного рода факторов,
например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации.
В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно
падает, на смену им появляются другие.
К федеральной собственности
относятся архивные документы:
1) хранящиеся в федеральных
государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти
архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании
договора хранения без передачи их в собственность);
2) федеральных органов государственной
власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов
прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской
Федерации (Банка России);
3) бывших неприятельских
государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и
находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено
законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;
4) отнесенные к федеральной
собственности федеральными законами.
К собственности субъекта
Российской Федерации относятся архивные документы:
1) хранящиеся в государственных
архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской
Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и
библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2) государственных органов и
организаций субъекта Российской Федерации.
К муниципальной собственности
относятся архивные документы:
1) органов местного
самоуправления и муниципальных организаций;
2) хранящиеся в муниципальных
архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в
эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в
собственность).
К частной собственности относятся
архивные документы:
1) организаций, действующих на
территории Российской Федерации и не являющихся государственными или
муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в
соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных
объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;
2) созданные гражданами или
законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную,
общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют
документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов
производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д.
Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и
других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой
интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников
Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.
Передача права собственности
другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных
архивов и центров хранения документации, а также архивные фонды и архивные
документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов
государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и
других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению
правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.
Архивные документы, находящиеся в
государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не
могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих
привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором
Российской Федерации или федеральными законами.
В случае приватизации
государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их
деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу,
остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта
Российской Федерации и муниципальной собственности[4].
Документы архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться
или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным
способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав
Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы
ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем
архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом
местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем,
библиотекой либо организацией Российской академии наук.
Ведение архивного дела
возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного
дела – Федеральное архивное агентство России, ее
органы и учреждения.
Федеральное
архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти,
осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению
федеральным имуществом в сфере архивного дела[5].
В
систему Федерального архивного агентства России
входят:
-
государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев,
областей, автономных областей и округов, городов, районов;
-
архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения
документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации
республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации
краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов.
Государственными архивами с
постоянным составом документов являются: Государственный архив Российской
федерации, Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский
государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный
военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив
военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики
(РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ),
Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный
исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), Российский государственный
научно-технический архив (РГНТА, бывший ЦГАНТД) с филиалом в Москве, Российский
государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив
кинофотодокументов с филиалом в г. Владимире (РГАКФД), Центр хранения
современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций,
Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового
фонда.
-
научно-исследовательские учреждения (ВНИИДАД) и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность .
Таким образом, Федеральный закон
Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство,
в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие
организации, в деятельности которых образуются архивные документы.
2.1
Классификация документов Архивного фонда РФ
Под классификацией документов
Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным
признакам.
Классификация – это основа
организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ
включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации.
Классификация осуществляется в пределах[6]:
-
Архивного фонда в целом;
-
государственного архива;
-
архивного фонда.
Классификация документов
Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков:
-
по формам собственности;
-
историческим периодам;
-
видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;
-
срокам хранения и др.
Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную
группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.
По формам собственности документы
классифицируются на документы федеральной, субъектов Российской Федерации,
муниципальной и частной собственности.
По историческим эпохам. В современных российских государственных архивах
исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы
периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные и советские).
Документами советской эпохи
считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти,
возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного
правительства отнесены к досоветскому периоду.
При классификации документов
учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции
(заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.),
разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации,
конфискации и реорганизации.
Документы личного происхождения
относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и
хронологических рамок.
По видам, способам и технике закрепления информации.
С учётом вида носителей, способов
и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в
общих и специализированных отделах общих архивов.
Например,
специализированными архивами являются Российский государственный архив
кинофотодокументов (РГАКФД), Центральный государственный архив кинофотофонодокументов
Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный архив аудиовизуальной
документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции
фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и
располагающие современным техническим оборудованием для проведения
реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.
Фотодокументы Архивного
фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления
музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической
тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.
По срокам хранения.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
1) постоянно - в государственных
архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
2) временно - в государственных
органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение
установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа
местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными
государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию
архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся
на территории муниципального образования.
Депозитарное хранение документов
Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности,
осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том
числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук),
перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
1) постоянно - в муниципальных
архивах, музеях и библиотеках;
2) временно - в органах местного
самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение
установленных сроков.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их
собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по
договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку,
музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия
хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с
соблюдением норм Федерального закона "Об архивном деле в Российской
Федерации".
Установлены следующие сроки
временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их
поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального
закона "Об архивном деле в Российской Федерации"):
1) для включенных в установленном
порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных
органов государственной власти, иных государственных органов Российской
Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации,
Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных
в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации
документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15
лет;
2) для включенных в установленном
порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов
государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской
Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;
3) для включенных в установленном
порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного
самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
4) для включенных в установленном
порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных
документов:
а) записей актов гражданского
состояния - 100 лет;
б) документов по личному составу,
записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации
жилищного фонда документов - 75 лет;
в) проектной документации по
капитальному строительству - 20 лет;
г) технологической и
конструкторской документации - 20 лет;
д) патентов на изобретение,
полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
е) научной документации - 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов - 5
лет;
з) видео- и фонодокументов - 3
года.
Принадлежность документов к определённым отраслям государственной и
общественной деятельности.
Это признак применяется
для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде
самостоятельных архивов.
В нашей стране существует ряд
архивов. хранящих документы определённой отрасли или сферы общественной
деятельности: РГВИА, РГАВМФ, ГГАЭ, РГАЛИ.
Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает
их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.
2.2 Комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ
Комплектование архива включает:
-
определение источников комплектования архива в соответствии с его
профилем:
-
определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
-
приём документов в архив.
Комплектование архива
осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу
Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения и
территориальной принадлежности документов; недробимости фондов.
Государственные и
муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ,
образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной
собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных
органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных
организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие
государственные и муниципальные архивы.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в
государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации
Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями,
библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных
документов.
Передача на постоянное хранение в
государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра
документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской
Федерации об обязательном экземпляре документов[7].
Государственные органы, органы
местного самоуправления, государственные и муниципальные организации
обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным
агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного
фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные
архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных
документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и
транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих
документы.
Негосударственные организации
обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и
муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к
федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или
муниципальной собственности.
При реорганизации государственных
органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам
реорганизуемых государственных органов.
При изменении структуры органов
местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются
вновь формируемым органам местного самоуправления.
Комплектование государственного архива документами личного происхождения.
Государственные архивы
собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных,
краеведов, коллекционеров и так далее.
В составе личного фонда
на государственное хранение принимаются следующие документы: авторские
рукописи, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания,
биографические материалы, а также материалы имущественно-хозяйственного
характера; служебная и личная переписка; фотографии и другие изобразительные
документы; материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти
(воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях,
вырезки из газет и журналов); материалы, подобранные фондообразователем и
отложившиеся в его личном архиве и др.
Документы личного
происхождения поступают в государственные архивы:
-
от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;
-
от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
-
от собирателей и коллекционеров;
-
из общественных организаций (творческих союзов и так далее);
-
из нотариальных контор как выборочное имущество;
-
от граждан, проживающих за границей, из зарубежных учреждений и
организаций (в порядке дара или обмена копиями).
В деле обеспечения
сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учёт.
Под учётом архивных
документов понимается установление количества и состава архивных документов в
единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных
документах архивов и архивных органов.
Основой
учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации
архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную
упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.
Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам
хранения.
Порядок государственного учёта
документов Архивного фонда РФ основывается на принципах[8]:
- централизации (Федеральное
архивное агентство регламентирует взаимодействие архивных органов и учреждений,
государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов
Российской академии наук, организаций – источников комплектования архивных
учреждений, а также юридических и физических лиц – частных собственников
документов Архивного фонда РФ);
- унификации (установлены единые
требования к учётным данным, единая методика учёта, единые формы учётных
документов);
- динамичности (своевременно и
оперативно вносятся изменения в учётные документы или составляются новые
учётные документы);
- полноты и достоверности
государственного учёта.
В соответствии со ст. 19
Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" все
документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения
независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов
воспроизведения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным
архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в
Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской
Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством[9].
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах,
музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав
имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии
наук.
Особому учёту подлежат особо
ценные и уникальные документы.
Учёт
особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела,
и описям особо ценных дел.
Для
учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов
Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую
историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по
содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего
человечества.
Уникальному
документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре
уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов
формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному
реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.
Таким образом, комплектование архива
это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в
соответствии с его профилем.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации учитываются по архивным
фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
2.3 Использование документов архива
Документы Архивного фонда РФ и
справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и
физическим лицам.
Использование архива или
архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных
объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с
согласия собственника.
Порядок использования документов
Архивного фонда РФ установлен Федеральным архивным агентством в соответствии с
Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации",
Законом РФ „О государственной тайне“, другими федеральными законами и
нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающиеся информации,
информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами
субъектов РФ.
Основными формами использования
документов являются:
- информационное обеспечение
органов государственной власти и местного самоуправления, государственных,
негосударственных и общественных организаций, объединений, граждан в
соответствии с их запросами;
- инициативное информирование
органов государственной власти и местного самоуправления, государственных,
негосударственных и общественных организаций, объединений;
- исполнение запросов в целях
обеспечения прав и законных интересов граждан;
предоставление документов
пользователям для исследований в читальном зале;
- организация и проведение
информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях;
-
использование документов в средствах массовой информации;
-
выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
-
публикация документов в различных формах.
Основными принципами
использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность и
открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и
личности, законность поиска, получения и использовании информации
пользователем.
Пользователь архивными
документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные
документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления
пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об
этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
В соответствии со ст. 26
Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" пользователь
архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять
информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также
копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
Государственные и муниципальные архивы,
музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают
пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения
архивных документов.
Государственные органы, органы
местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся
предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при
наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно
предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном
порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной
защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение
льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Государственные и муниципальные
(за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления)
архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также
государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством
Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и
справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные
информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных
документов и справочно-поисковых средств.
Государственные и муниципальные
архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы
государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и
муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам
местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную
информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные
документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании
хранящихся в них документов.
Архивные документы, изъятые в
качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством
Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных
документов.
Ограничивается доступ к архивным
документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения,
составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской
Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе
уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации,
признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения
на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие
государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну,
осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации[10].
Использование документов
Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом
тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не
установлено законодательством. Увеличение указанного срока в отношении
отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной
Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России.
Использование документов
Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и
учреждениями Федерального архивного агентства России совместно с
соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, учреждениями,
организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по
мере утраты секретности этих сведений.
Ограничения в использовании
архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их
здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также
создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75
лет со времени создания документов. С письменного разрешения гражданина, а
после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение
на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне
гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности,
может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
Граждане,
учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные
объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных
документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных
архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно
изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не
угрожает физической сохранности документов.
Таким
образом, применение пользователями и архивами архивных документов в
управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях
направлены на укрепление российской государственности и информационных
потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов
граждан.
3.1 Понятие архива электронных документов
В 2006 году мы начали впервые
принимать материалы последней всероссийской переписи населения, состоявшейся
два года назад, на электронных носителях, и будем хранить эти материалы на
компакт-дисках. Это совершенно новый для нас носитель, который будет иметь все
большее распространение в мире, и у нас в том числе. Для этого нужна соответствующая
материально-техническая база. Для оперативного поиска документа необходима
компьютерная система поиска информации, что также требует соответствующего
материально-технического обеспечения и обучения кадров, работы персонала, программного
обеспечения[11].
С каждым годом в органах власти и
организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и
функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим
вопросам придали федеральная целевая программа "Электронная Россия" и
аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная
Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных
документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших
решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных
информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое
значение в методологии организации такого рода архивов.
Необходимо сразу отметить, что
архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или
место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько
поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю
электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и
производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от
экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение
сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Проблемы по организации архивного
хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они
зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от
видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач,
которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных
сроков хранения электронных документов.
Например, опыт работы с
электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или
кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного
хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот,
требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению
сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто
чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в
организациях.
Поэтому всякий раз, затрагивая ту
или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует
оговаривать сроки их хранения, находятся ли они[12]:
- в оперативном использовании в
организации;
- в архивах организации при
обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);
- в ведомственном архиве, архиве
фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении
долговременного и постоянного хранения.
Несмотря на то, что электронные
документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного
хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и
функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы,
тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами
в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением
электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские
права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие
конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.
Если говорить об опыте
долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует
обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных
архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения
электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству
(CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный
архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK).
На просторах СНГ первыми к
организации государственного хранения электронных документов приступили в
Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)[13],
который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и
практической работе с электронными документами в государственных архивах
республик бывшего Советского Союза.
Опыт хранения электронных
документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и
накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. Главным
образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и
хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду
вычислительные центры при таких ведомствах как МВД) ведут отдельные базы данных
еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат)
начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 90-х годов.
В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная)
выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных
информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют
практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы
данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают.
Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в
ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических
платформ и административных преобразований.
Архивная служба РФ и федеральные
архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают
рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной
основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в
регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению
электронных документов:
Таким образом, архив электронных
документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы,
обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их
использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие
научно-справочного аппарата.
3.2 Проблемы обеспечения сохранности электронных
документов
Работы по обеспечению сохранности
электронных документов можно разделить на три вида:
1) обеспечение физической
сохранности и целостности файлов с электронными документами;
2) обеспечение условий для
считывания информации в долговременной перспективе;
3) обеспечение условий для
воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Первый аспект обеспечения
сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для
всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных
условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим
размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были
утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на
отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно
быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.
Важен также выбор типа носителя,
его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока
его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов
в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах.
Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов
на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и
других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских),
чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные
носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.
Для архивного хранения
электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной
информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и
оптические диски) вполне надежны.
При долговременном хранении электронных
документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических
компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение
15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы
на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или
конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на
более современные и емкие носители.
Второй и третий аспекты
обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и
устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем
устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей,
изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные
дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания.
В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие
современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для
считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся.
Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти
технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного
хранения электронных документов.
Воспроизведение электронных
документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения:
ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы
может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть.
Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов
со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл
программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. В кратковременной перспективе для
доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов
(но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа)
использование таких конверторов самодостаточно.
При более длительном хранении электронных
документов существуют несколько решений:
1) Своевременный перевод
(миграция) баз данных и других электронных документов на современную
технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в
организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный
и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать
для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым
архивным электронным ресурсам.
2) Миграция электронных
документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные
форматы.
3) Иногда миграция
информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется
нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В
этом случае можно использовать эмуляторы программной среды.
4) Инкапсуляция: включение
электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в
XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как
наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных
документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.
Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому
единственным проверенным способом долговременного хранения электронных
документов остается миграция.
Со временем (через 10-15
лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на
хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на
бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница
между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости
технологической среды.
Мировая практика хранения
электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в
каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на
постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно
приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания
документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы,
в которой они будут создаваться.
Определенные нормативные
требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими
архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г.
"Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской
Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд
РФ электронных документов.
"Положение об архивном фонде
Российской Федерации" (1994г., п. 6) и "Основные правила работы
государственных архивов Российской Федерации" (2002г., п. 6.1.7.2)
устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в
течение 5 лет".
"Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием
сроков хранения" (2000г., с. 8) и "Примерный перечень документов,
образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков
хранения" (М., 2000г., с.6) определяют "срок хранения документов на
нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов
документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает
одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы
представления информации.
В "Основных правилах работы
архивов организаций" (2002г. ) значительное место отведено отбору
электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации
(п. 2.1.4, 2.3.5).
В то же время указанной
нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о
проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях.
Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе
делопроизводства и другого их оперативного использования.
Таким образом, главные проблемы
экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти
документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них
подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей
(или владельцев) в передаче документов в архив.
Цель курсового исследования
достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого
исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать
ряд выводов:
Архивный фонд Российской
Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность
архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих
историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное
значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному
хранению.
Федеральный закон “Об архивном
деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором
должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в
деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко
прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных
документов и их использованию.
Федеральный закон значительно
повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов
как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству
коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов
коммерческих структур.
В систему Федерального архивного
агентства России входят государственные архивы с
постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА)
хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких
случайных поступлений).
Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ,
РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами
действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного
происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи
(РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).
Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную
группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.
Комплектование архива – это
систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии
с его профилем.
Документы Архивного фонда
Российской Федерации учитываются по архивным
фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
Применение пользователями и
архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических,
экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской
государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения
законных прав и интересов граждан.
Архив электронных документов -
это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь
цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через
учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Методология организации архивного
хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет
мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций
и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев,
менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными
ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным
богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других
"путешественников" к открытому информационному обществу.
Источники
1. Федеральный закон "Об
архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с
изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Федеральный Закон «Об
обязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994г. № 77-ФЗ.
3. Федеральный Закон «Об
информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. № 24-ФЗ (в
ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).
4. Перечень сведений, отнесенный
к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от
30 ноября 1995 года № 1203.
5. Положение «Об Архивном фонде
РФ», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года
522.
6. Положение о Федеральном
архивном агентстве утверждено постановлением Правительства РФ от 17июня 2004г.
290.
7. Временный порядок
автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах,
утвержденный приказом Росархива от 23 октября 2000 г. № 64.
8. Государственный стандарт РФ
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998
г. № 28).
9. О состоянии и перспективах
развития системы автоматизированного государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации. Решение коллегии Министерства культуры и
массовых коммуникаций Российской Федерации от 24 января 2005 года № 2.
10. Примерное Положение о муниципальном
архиве (об архивном отделе муниципального образования), утверждено приказом
Росархива от 2 октября 1997 г.
11. Регламент государственного
учета документов Архивного фонда РФ, утвержденный приказом Росархива от 11марта
1997г. № 11.
Литература
12. Булюлина Е. В. Архивоведение:
Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.
13.
Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный
этап //Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.
14.
Иноземцева З.П. Проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации
//Вестник архивиста. № 5. 1996. С. 6–37.
15. Павлюк Л.В., Киселева Т.И.,
Воронина М.Ф. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам
работы на компьютере. М.: Издательство Герда, 2006. 398 с.
16. Бахтеев Ю.Д.,
Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и
организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие. Пенза: ПГУ, 2003. 124с.
Электронные
ресурсы
17. Законодательное регулирование
архивного дела в Российской Федерации. Интернет-интервью с заместителем
руководителя Федерального архивного агентства А. Н. Артизовым. //www. rusarchives.ru.
18.
Козлов В. П., директор Федерального архивного агентства. Перспективы развития нормативной
базы делопроизводства и архивного дела в РФ. //http://www.sekretariat.ru/
19. Тихонов В. И., директор
Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ). Организация
архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации. //
http://www.gdm.ru/
[1]
Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации.
Интернет-интервью с Заместителем руководителя Федерального архивного агентства
А. Н. Артизовым. //www. rusarchives.ru.
[2]
Примерное Положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального
образования), утвержденно приказом Росархива от 02.10.97.
[3]
Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.97 № 11.
[4]
Положение «Об Архивном фонде РФ», утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.94
552.
[5]
Положение о Федеральном архивном агентстве утверждено постановлением
Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.
[6] Булюлина
Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ.С.
14-19.
[7]
Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре
документов".
[8]
Булюлина Е. В. Указ соч. С. 50
[9]
Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.97 № 11. Временный порядок
автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах ,
утвержденный приказом Росархива от 23.10.00 № 64.
[10]
Перечень сведений, отнесенный к государственной тайне, утвержденный Указом
Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203.
[11]
Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации.
Интернет-интервью с Заместителем руководителя Федерального архивного агентства
А. Н. Артизовым. //www. rusarchives.ru.
[12]
Тихонов В. И. Организация архивного
хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации. //
http://www.gdm.ru/
[13]
Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные
архивы. 2002. №1. С.44-52.