Обов'зки секретаря

Міністерство освіти і науки України

Тернопільський державний технічний універститет

імені Івана Пулюя

Реферат на тему:

Обов’язки секретаря

Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченко Т.О.

Тернопіль- 2000

Зміст

. Трохи з історії.

. Можливості секретаря-референта.

. Основні функції секретаря.

. Сучасні вимоги.

. Класифікація секретарів.

. Обов'язки.

. Висновок.

1. Трохи з історії.

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів.

Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів

поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів

виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-

секретарі.

2. Можливості секретаря-референта.

Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається

відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається,

починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на

телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не

тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і

клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано

одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому

доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з

достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому

необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з

скрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба

бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі

багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні

ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам

робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис

відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення,

наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати

хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і

зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному

потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто

визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як

високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути

визначені відповідно до основних функцій секретаря:

. знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному

забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними

засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

. знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою

структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що

регламентують роботу фірми і її співробітників;

. знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і

її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і

прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при

плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти

наступними якостями:

. мати професійний імідж;

. добре володіти мовою і письмом;

. володіти хорошою пам'яттю;

. добре орієнтуватися у часі;

. тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

. уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

. освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

. бути енергійним, проявляти ініціативу;

. швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

. підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

. контролювати фінанси офісу;

. бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить

відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій

посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння

триматися і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому

випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE

MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального

директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного

шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на

англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага

приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості

. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором.

Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не

межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона

завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами.

Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в

центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в

ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного

клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не

справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

. облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для

доповіді керівництву;

. оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних

документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;

. підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними

підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних

посвідчень і інших документів;

. оформлення протоколів розсилок виписок з них;

. аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і

пропозиціями по них;

. підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад,

конференцій, семінарів і з'їздів;

. прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

. організація прийомів відвідувачів;

. прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка

поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до

здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються

функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1. технічне забезпечення роботи керівника;

2. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань,

нарад;

3. організація прийому працівників і відвідувачів;

4. телефонне обслуговування;

5. підготовка відряджень;

6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7. стенографування;

8. контроль за святковими і ювілейними датами;

9. обробка пошти;

10. машинописні роботи;

11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені

іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської

роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної

діяльності і культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах

стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти,

запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

3. Висновок.

Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в

структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що

треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все

готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в

спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.

Перелік посилань

При написанні реферату використовувались найновіші дані з

комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване на сайті

наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська академія"

за адресою: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також

використовувались дані з інших цифрових бібліотек.

Лізогуб Олег

В рамках проекту “Працюй головою”

Е-mail: Lizogub@tu.edu.te.ua