Работа с текстовым редактором Microsoft Word

Робота з текстовим редактором

Microsoft Word

Розглянемо основні можливості при роботі з Word і рекомендації по

їхньому застосуванню.

. Автоматизація виконання задач і отримання допомоги

. В Word 97 є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання

типових задач.

. Автозаміна

. Нижче перераховані деякі типи помилок, що можуть бути виправлені

автоматичні при введенні:

. Наслідку випадкового натиску клавіші CAPS LOCK (вперше з'явилася в Word

95). Наприклад, в початку пропозиції слово Этот автоматично замінюється

на Цей, а режим введення великих літер (відповідний натиснутій клавіші

CAPS LOCK) автоматично відключається.

. Типові опечатки в словосполученнях. Наприклад, слова “поштовий адрес»

автоматичні замінюються словами поштова адреса.

. Граматичні не сумісні пари слів. Наприклад, слова «это слово» автоматичні

замінюються словами це слово.

. Автоформат при введенні

. В Word передбачена можливість автоматичного форматування тексту при

введенні.

. Автоматичне створення і маркованых списків ,що нумерувалися (вперше

з'явилося в Word 95). Наприклад, якщо в початку першого елементу списку

ввести зірочку, буде створений маркованый список.

. Автоматичне створення меж (вперше з'явилося в Word 95). Наприклад, якщо

ввести три і більше число дефісів (-) або знаків рівності (=) підряд, а

після цього натиснути клавішу ENTER, буде автоматичні створена одинарна

або подвійна межа.

. Автоматичне привласнення тексту вбудованих стилів (вперше з'явилося в

Word 95). Наприклад, якщо завершити рядок тексту не знаком перепинання, а

подвійним натиском клавіші ENTER, їй буде автоматичні присвоєний стиль

«Заголовок 1».

. Автоматичне форматування порядкових номерів і дробів (вперше з'явилося в

Word 95; вживано тільки до англійського тексту). Наприклад, поєднання

«1st» автоматичні замінюється поєднанням, а дріб «1/4» — символом ј.

. Автоматичне оформлення мережевих шляхів і адрес Интернета

(наприклад,\\Reports\May\Week1. doc і http://www. microsoft. com/) як

гіперссилок. При виборі гіперссилки на адресу Интернета автоматичні

запускається наявний засіб перегляду Web і відкривається означена Web-

сторінка. При виборі гіперссилки на мережевий шлях автоматичні

запускається програма, необхідна для відкриття файлу призначення, і

відкривається означений файл.

. Автоматичне застосування форматування, що використається для оформлення

почала першого елементу списку, до початку наступних елементів цього

списку. Наприклад:

. 1. Word 97 виконає всю роботу за вас.

. 2. Word 97 зробить ваші документи вродливими.

. Автоматична модифікація обрису символів. Наприклад, текст Жирний

автоматичні переходить в Жирний, а _Курсив_ — в Курсив.

. Автоматичне перетворення послідовності плюсів і дефісів (+- - --+ - - --

+) в таблицю. Кожній парі плюсів (+) відповідає один стовпчик.

. Автоматична заміна пробілів в початку елементу маркованогоабо списку ,що

нумерувався відповідним відступом ліворуч.

. Автозаповнення

. Автоматична пропозиція повного варіанту слова або фрази після введення

декількох перших літер. Щоб прийняти запропонований варіант, натисніть

клавішу ENTER. Нижче перераховані деякі елементи, до яких вживано

автозаповнення:

. Поточна дата;

. Дні тижд;

. Назви місяців;

. Ім'я автора і назва організації;

. Елементи списку автотекста.

. Автореферат

. В Word 97 з'явилася можливість виконання статистичного і лінгвістичного

аналізу документа з метою виділення його ключових положень. На основі

цього аналізу складається реферат. Таким Чином можна виділити ключові

положення в електронному документі і продивлятись його з різним ступенем

деталізації або помістити автоматичні складений реферат в окремий

документ. Розмір реферату встановлюється користувачем і може варіюватися.

. При укладанні рефератів необхідно дотримуватися законів про авторське

право. Відповідальність За точність реферату покладається не на програму,

а на користувача.

. Автоматичне створення і попередній перегляд стилів

. При роботі зі стилями в Word 97 використайте наступні нові можливості:

. В випадку застосування нового форматування до тексту автоматичні

створюється новий стиль.

. В випадку модифікації форматування тексту відповідні модифікації

автоматичні вносяться в визначення стиля.

. Список стилів на панелі форматування містить зразки стилів.

. Майстер листів

. Майстер листів дозволяє легко і швидко створити потрібний листа шляхом

вибору готових елементів листа. Крім Того, раз введені відомості про

адресата (ім'я, прізвище, адреса, посада і т. П.) автоматичні

зберігаються. При створенні наступного листа цьому адресату достатньо

буде вибрати його ім'я з списку; всі інші дані будуть додані автоматичні.

. Помічник

. Новий засіб Office 97 — помічник — використає технологію IntelliSense™.

Його основне призначення — автоматичне надання рад і довідкових

відомостей, що можуть знадобитися по ходу виконання задачі. Наприклад,

якщо помічник вирішить, що ви збираєтеся розпочати створення листа, те

запропонує запустити майстра листів. Помічник є основним засобом

отримання довідкових відомостей про роботу в Word 97, а також рад по

підвищенню ефективності роботи, наочних прикладів і покрокових інструкцій

по виконанню конкретних задач.

. Перевірка правопису

. Нижче перераховані основні засоби перевірки правопису і правки тексту, що

використаються в Word 97.

. Засіб Опис

. Перевірка орфографії при введенні Перевірка на наявність орфографічних

помилок по ходу введення тексту і виділення можливих помилок прямо в

документі (вперше з'явилося в Word 95).

. Перевірка граматики при введенні Перевірка на наявність граматичних

помилок по ходу введення тексту і виділення можливих помилок прямо в

документі. Як і при автоматичній перевірці орфографії, при перевірці

граматики автоматичні пропонуються можливі варіанти правильного

написання. Для висновку списку варіантів слідує клацнути виділений текст

правою кнопкою миші.

. Пропуск певних елементів

. Тексту при перевірці правопису - По бажанню користувача при перевірці

орфографії пропускаються слова, складатися з великих літер і/або цифри

,що містять.

. - Пропуск імен файлів і адрес Интернета.

. Перевірка граматики Виділення помилок і автоматична пропозиція варіантів

правильного написання дозволяє істотно скоротити час правки. У Порівнянні

З попередніми версіями покращений синтаксичний аналіз, більш точними

стали варіанти ,що пропонуються правильного написання, а також поширений

набір граматичних і стилістичних правив.

. Спільна перевірка орфографії

. І граматики В тексті водночас виконується пошук і орфографічних, і

граматичних помилок. Всі помилки усуваються за один сеанс перевірки.

. Таблиці, межі і заливка

. В Word 97 з'явилися наступні засоби, що спрощують роботу з таблицями,

межами і заливкою.

. Таблиці

. Засіб Опис

. Малювання таблиць Дозволяє створювати таблиці — стовбчики, рядка і

осередка, — малюючи їх з допомогою миші, як олівцем. Тепер окремі

осередки таблиці можуть мати будь-яку ширину і висоту.

. Ластик Дозволяє легко усунути межу будь-який осередка, рядка або

стовбчика таблиці, що дасть той же ефект, що і об'єднання осередків. В

попередніх версіях Word можна було об'єднувати тільки осередки, що

знаходяться в одному рядку. В Word 97 можна об'єднувати будь-які сусідні

осередки — як по вертикалі, так і по горизонталі.

. Вирівнювання по вертикалі Дозволяє швидко вирівняти вміст виділених

осередків таблиці по верхньому або нижньому краю або по середині

осередка, використовуючи кнопки вирівнювання, розташовані на панелі

інструментів. Якщо текст в осередках орієнтований вертикально,

призначення цих кнопок міняється автоматичні: використайте їх для

вирівнювання по верхньому або нижньому краю або по центру осередки.

. Вертикальна орієнтація тексту Дозволяє розмістити вертикально (з

поворотом на 90 градусів) текст в осередках таблиць, написах і рамках.

Цей засіб може виявитися дуже корисним при створенні наклеек, а також

друкованих документів, що містять відомості про авторські права і т. П.,

розташовані вертикально.

. Модифікація розміру рядка таблиці Дозволяє регулювати висоту будь-який

рядка безпосередньо в таблиці шляхом пересування межі рядка вверх або

вниз подібно тому, якомога змінити ширину стовбчика Якщо при пересуванні

утримувати нажатой клавішу ALT, на вертикальній линійці буде показана

фактична висота рядка.

. Межі і заливка

. Засіб Опис

. Нові типи меж Для оформлення документів пропонується більш 150

різноманітних типів меж, в тому числі объемные межі і межі, складатися з

декількох ліній, що особливо популярні в професійних документах.

. Межі сторінок Дозволяє створити межу навколо кожної сторінки. В

доповнення до 150 нових типів меж пропонуються більш 160 типів графічних

меж сторінки. Також існує можливість настройки меж сторінок. Наприклад,

можна: і Задати свій тип межі для кожного краю сторінки; і Помістити

колонтитули всередину межі; і Оформити першу сторінку не так, як інші.

. Межі тексту Дозволяє застосувати межі до окремих слів і символів

всередині абзаца. При Цьому можна використати будь-які наявні типи меж.

Наприклад, це істотно спрощує створення меж навколо заголовків.

. Заливка тексту Дозволяє виділити найбільш важливі фрагменти документа, до

яких слідує привернути увагу інших користувачів. В Word 97 заливку можна

застосувати не тільки до всього абзаца, але і до окремих слів і символів

всередині абзаца. При Цьому можна використати будь-які наявні типи

заливки.

. Малювання

. В Word 97 пропонується новий набір графічних засобів, з допомогою яких

можна легко прикрасити текст і малюнки шляхом додання обсягу, тіні,

текстурных і прозорих заливок, а також автофігур.

. Засіб Опис

. Графічний редактор Office Надає велике число різноманітних інструментів

малювання, розташованих на панелі інструментів Малювання. Для прикраси

тексту і малюнків пропонуються 100 що настроюються автофігур,

. 4 виду заливки (миттєва градієнтна, узорная, прозора і малюнком), а також

додання тіні і обсягу.

. Графічний редактор Office володіє потужними і різноманітними

можливостями, він замінив графічний редактор Word і застосовується в усіх

додатках Microsoft Office.

. Малюнки Графічний редактор Office забезпечує всю гнучкість, необхідну

для успішної роботи з малюнками, наприклад:

. Розміщення малюнків в будь-якому місці документа, в тому числі вбудова їх

в рядок тексту, шляхом звичайного пересування

. Модифікація відносного розташування тексту і малюнків, в тому числі

створення подложек і фоновых малюнків з допомогою команди Помістити за

текстом.

. Написи Написи використовуються замість рамок; до них применимы всі

можливості графічного редактора Office, в тому числі додання обсягу,

заливки і тла, а також обертання, модифікація розмірів і обрезка.

. Зв'язані написи Для організації перетекания тексту між декількома

позиціями в документі слідує розмістити написи, а після цього встановити

між ними зв'язки. При доданні рядків в зв'язаний напис текст автоматичні

перетекает в наступний напис. При вилученні рядків з напису в неї

перетекает текст з наступного напису. Документ може містити декілька

складених ланцюжків написів. Зв'язки не обов'язково повинні бути

розставлені в прямому направленні.

. Обтекание текстом

. будь-яких об'єктів Існує можливість обтекания текстом об'єктів будь-який

форми і розмірів. Текст може обтекать об'єкт безпосередньо по його

контуру.

. Web і Интернет

. В Word 97 є набір різноманітних засобів, призначених для роботи з Web і

Интернетом.

. Зв'язок з Web

. Ця функція, загальна для всіх програм Microsoft Office, служить для

створення і перегляду гипертекстовых документів в мережі интранет і Web.

. Засіб Застосування

. Гиперссылки Настанова зв'язку з будь-яким файлом — файлом Microsoft

Office, файлом в форматі HTML або іншим файлом, — розташованим на будь-

якому внутрішньому або зовнішньому Web-вузлі або файловом сервере. Щоб

перейти до місця призначення, достатньо щелкнуть гиперссылку. Word

автоматичні розпізнає мережеві шляхи, а також адреси електронної пошти і

Интернета, і форматирует їхн як гиперссылки.

. Панель Web Служить для швидкого відкриття, пошуку і перегляду будь-

яких документів, в тому числі Web-сторінок. Панель надає можливість

переходу від одного документа або вузла до іншого, переміщення вперед і

назад по відкритим документам, а також приміщення важливих документів,

виявлених в Web, в папку «Избранное», що дозволяє швидко повернутися до

них.

. Стиск малюнків Автоматичний стиск малюнків і ілюстрацій, вставлених в

документ. Малюнки в форматі JPEG не преобразуются, а всі растровые

малюнки преобразуются в новий формат стислих изображений PNG.

. Редагування Web-сторінок

. Засіб Застосування

. Майстер Web-сторінок Автоматизація створення Web-сторінок. Майстер

надає вже налаштовані шаблони Web - сторінок, що можна легко змінити в

відповідності з задачею. На вибір пропонуються різноманітні шаблони,

відповідні найбільш часто видам ,що використаються Web-сторінок,

наприклад, зразки початкових сторінок. Крім Того, для створюваних

сторінок можна вибрати найбільш підхожі стилі оформлення, кожний з яких

включає в себе кольори тла, маркери, горизонтальні лінії і інші елементи.

. Звукове оформлення Розміщення файлів звукозапису на Web-сторінках. Для

цього необхідно мати засіб перегляду Web, що передбачається обробку

файлів звукозапису. В документі можна вказати місце розташування файлу

звукозапису, а також число повторень запису.

. Відеозапис Розміщення файлів відеозапису на Web-сторінках. При

вставленні в документ файлу відеозапису слідує вказати потрібний файл,

режим відтворення — «при відкритті» і/або «при настанові покажчика» — і,

як і для звукозапису, число повторень запису. Для тих засобів перегляду,

що не дозволяють продивлятися файли відеозапису, в документ можна ввести

що замінить її текст з ілюстраціями.

. Малюнок Розміщення малюнків на Web-сторінках, як в звичайному документі

Word.

. Бігучий рядок Розміщення бігучого рядка на Web-сторінках. Введіть текст

бігучого рядка, а після цього задайте потрібні параметри: ефект анімації,

направлення і швидкість руху, колір тла і розмір тексту.

. Маркери Дозволяють урізноманітнювати графічне оформлення Web-сторінок. В

Word є набір багатокольорових графічних зображень, що можна використати в

якості маркерів на Web-сторінках.

. Горизонтальні лінії Розміщення на Web-сторінках різнокольорових графічних

горизонтальних ліній, що покращують оформлення Web-сторінок. Ці лінії є

доповненням функцій вбудованих меж і заливки в Word.

. Форми HTML Створення однакових форм в документах Word і на Web-

сторінках. HTML надає повний набір елементів управління Visual Basic,

доповнений спеціальними елементами управління кодами HTML.

. Коди HTML Спрощують створення Web-сторінок. Word забезпечує точне

відображення (в режимі WYSIWYG) найбільш часто кодів ,що використаються

HTML (більш 80): таблиць, шрифтів, фонових звуків і т. П.

. Електронні засоби

. На Web-вузлі Word є великий вибір різноманітних засобів редагування Web-

сторінок в Word 97. Цей набір засобів регулярно оновлюється згідно

останнім технологічним і стилістичним тенденціям.

. Розділ Застосування

. ClipArt Collection Online Містить останні, найсвіжіші графічні елементи

для Web-сторінок. Clip Gallery Live, електронна колекція файлів для Word,

включає різноманітні легко зразки елементів оформлення Web-сторінок:

фони, маркери ,що завантажуються, кнопки, значки, горизонтальні лінії,

файли відеозапису і звуки.

. Templates Online Містить нові шаблони Web-сторінок з звичайними для

Web-сторінок стилями оформлення.

. AutoUpdate Web Tools Містить останню версію засобів редагування Web-

сторінок в Word. Відновлення вашої системи може бути виконане автоматичні

або вручну.

. Перегляд електронних документів

. В Word 97 є набір різноманітних засобів, що спрощують перегляд

електронних документам.

. Засіб Застосування

. Режим електронного документа Оптимальний режим для перегляду

електронних документів на екрані. Для зображення тексту документа

використовується більш великий шрифт, а слова переносяться по межі вікна.

. Схема документа Дозволяє миттєво отримати доступ до будь-якої частини

документа. Вікно документа поділяється на дві області: в лівій частині

відображається схема документа, а в правій частині — текст документа.

Схема документа являє собою зображення структури документа, складеної по

заголовкам. Вона дозволяє швидко продивитись структуру документа, перейти

до потрібної частини документа однім натискомом мыші і визначити своє

положення в документі. Поточне положення в документі виділене на схемі

документа контрастным кольорем.

. Гіперссилки Настанова зв'язку з будь-яким файлом — файлом Microsoft

Office, файлом в форматі HTML або іншим файлом, — розташованим на будь-

якому внутрішньому або зовнішньому Web-вузлі або файловом сервере. Щоб

перейти до місця призначення, достатньо щелкнуть гиперссылку. Word

автоматичні розпізнає мережеві шляхи, а також адреси електронної пошти і

Интернета, і форматирует їхн як гиперссылки.

. Перехресні гиперссылки Створення в документі, призначеному для

перегляду на екрані, «живих» перехресних заслань шляхом перетворення

перехресних заслань в гиперссылки. Щоб перейти до тексту, на що вказує

гиперссылка, не потрібне прокручивать весь документ. Тепер для цього

достатньо щелкнуть перехресне заслання і переміщатися вперед і назад по

зв'язаним абзацам з допомогою панелі Web.

. Тло документа Щоб зробити документи Word і Web-сторінки більш

привабливими, використайте різноманітні види тла, в тому числі текстурную

заливку. Тло, добавлене з допомогою команди Тло (меню Формат),

відображається тільки в режимі електронного документа і не виводиться на

печатку.

. Анимация тексту Додання ефектів анимации до тексту.

. Перехід по об'єктам Переміщення по об'єктам, розташованим в документі, за

допомогою смуги прокрутки. При Цьому можна вибрати тип об'єктів, по яким

слідує здійснювати переміщення: сторінки, розділи, примітки, звичайні і

концевые сноски, поля, таблиці, малюнки, заголовки і виправлення.

Наприклад, щоб просмотреть всі таблиці в документі, слідує вибрати режим

Перехід по таблицям.

. Влаштування Microsoft IntelliMouse Microsoft IntelliMouse — це

влаштування типу «мышь», що дозволить виконувати прокрутку і модифікацію

масштабу документа. Крім Того, з його допомогою можна змінювати ступінь

деталізації при перегляді документа в режимі структури або автореферату.

. Редагування повідомлень електронної пошти

. Існує можливість використати Word 97 для створення і редагування

повідомлень електронної пошти в Exchange і Outlook.

. Засіб Застосування

. Автоматичне створення гиперссылок Автоматичне форматирование мережевих

шляхів, а також адрес електронної пошти і Интернета — наприклад,

http://www. microsoft. com/— як гиперссылок при введенні. Щелкнув

гиперссылку, можна перейти до означеного місця призначення — в даному

прикладі, до основної Web-сторінки Microsoft.

. Автори повідомлень на схемі документа Автоматичне виявлення довгих

повідомлень, що містять репліки декількох авторів, і вказівка імені

автора кожної частини повідомлення на схемі документа. Щелкнув ім'я

автора, можна миттєво перейти до відповідної частини документа.

. Доступ до даних адресной книги,

. Стосовним до означеного

. В повідомленні імені Пошук в адресной книзі відомостей про будь-який

відправника або одержувача повідомлення при читанні або написанні

повідомлення. Щелкните ім'я правой кнопкою мыши і виберіть команду

Відомості про адресу в контекстному меню.

. Автоматичне форматирование

. Неформатированных повідомлень

. WordMail Автоматичне форматирование неформатированных повідомлень ,що

входять електронної пошти при першому відкритті. Це упрощает наступний

обмін повідомленнями: для оформлення заголовків використовуються певні

стилі, до реплік додаються отступы, повідомлення різних авторів

виділяються різними кольорами і т. П.

. Шаблони WordMail Швидке укладання повідомлення електронної пошти.

Пропонується 10 шаблонів повідомлень з різноманітними стилями оформлення.

Наприклад, з допомогою шаблону термінового повідомлення можна скласти

термінове повідомлення електронної пошти.

-----------------------

[pic]