1          Организационные и технические аспекты хранения документов в электронном архиве

На организационный аспект электронных архивов оказывают влияние организационная структура предприятия, удаленность подразделений, разграничение функций по вводу хозяйственных операций в информационные системы, уровень централизации бухгалтерского учета.

Если организация имеет большой документооборот, создается специальное подразделение — группа сканирования, то есть сотрудников, в чьи обязанности входит исключительно обеспечивать работу архива (сканировать, атрибутировать, подшивать документы). Такое подразделение снимет дополнительную нагрузку с бухгалтеров, ограничит количество сотрудников, занятых сканированием, а значит, потенциально повысит качество и скорость сканирования и атрибутирования. Кроме того, предприятие сэкономит средства на выплату заработной платы — вместо сканирования документов квалифицированными высокооплачиваемыми работниками бухгалтерии можно привлечь низкооплачиваемых специалистов без специальных знаний. Недостатком данного решения является необходимость формировать новое структурное подразделение, что в современных условиях влечет сокращение имеющихся подразделений и соответствующее перераспределение функций[1].

Система электронного архива не является альтернативой бумажному документообороту. Электронный архив является только инструментом перевода уже оформленных (полученных либо распечатанных и подписанных) документов в электронный вид.

Рассмотрим  доступные технологии, с помощью которых возможно наиболее оптимально организовать работу электронных архивов.

Распознавание документов. Данная технология позволяет распознавать и автоматически заносить в электронные архивы обязательные реквизиты, которые содержатся в форме документа (например, номер, дата, сумма документа и др.). То есть система сама считывает и присваивает необходимые атрибуты — их не придется вносить вручную.

Штрихкодирование. На документ с помощью специального устройства наносится штрихкод — при последующем сканировании документа он считывается. Это также исключает необходимость вручную заносить атрибуты в систему. Данная технология напоминает считывание кода товара в магазинах.

Автоматическое атрибутирование на основании интерфейса с информационной системой. Документы, которые формируются на предприятии, в большинстве случаев сначала формируются в его информационных системах, распечатываются, подписываются и только после этого заносятся в электронный архив. Аналогичная ситуация на некоторых предприятиях может возникнуть и в части входящих документов. Например, если входящие документы вносят в информационные системы не бухгалтеры, а функциональные подразделения. В таком случае можно выполнить настройку, в результате которой при атрибутировании сканируемого документа достаточно указать только его идентификационный номер, соответствующий его номеру в информационной системе. По этому номеру система сама подтянет необходимые атрибуты из информационной системы в электронный архив.

Просмотр сканированных копий из учетной системы. Настраивается связь информационной системы с электронным архивом, позволяющая просмотреть сканированную копию документа непосредственно из информационной системы.

Сочетая перечисленные технологии, можно сократить ручные процедуры при ведении электронного архива документов.

Опытная эксплуатация электронного архива даже за столь незначительный промежуток времени показала ряд преимуществ централизованной обработки документов. Благодаря новой технологии может быть устранена необходимость перемещения документов внутри организации, а также между архивом и основным офисом.

[1] Лобанов Е. Электронный архив в помощь бухгалтерии // Практическая бухгалтерия. 2009. N 10.