Кроме того, обработка документов с использованием новой технологии в организации работы с документами значительно упрощает изготовление копий документов для их предоставления по запросам заинтересованных лиц. В данном случае подготовка документов сводится к распечатке их электронных копий без обращения к делу на бумажном носителе и дальнейшего копирования необходимого документа. При этом повышается качество предоставляемой копии документа.

Может значительно сократиться время подготовки документов, хранящихся в делах, при производстве выемок, а также при передаче дел.

Дальнейшее развитие новых технологий хранения документов в архиве  связано с внедрением машинно ориентированных форм документов, представляемых при регистрации. Сведения, представленные на машинно ориентированных формах, должны будут вводиться с использованием технологии двойного ввода, что значительно уменьшит количество технических ошибок при вводе. Реализация возможности одномоментного преобразования на одном сканере нескольких регистрационных дел (комплектов документов) позволит максимально использовать производственную мощность высокопроизводительных сканеров.

Заключение

Не секрет, что одним из наиболее эффективных способов оптимизации в сфере финансов является применение современных информационных технологий. Они существенно упрощают ввод первичной информации, ее обработку и учетный процесс в целом. Немаловажным критерием является также оперативность формирования финансовой информации (бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности). Один из инструментов такой оптимизации — электронное хранилище документов

Система электронного архива представляет собой совокупность высокоскоростных сканирующих устройств (сендеров либо многофункциональных устройств (МФУ)), базы данных, в которой хранятся электронные копии сканируемых документов, и пользовательского интерфейса.

Система позволяет сканировать, атрибутировать и заносить в базу данных большое количество первичных документов. Атрибутами документов являются различные их описатели, такие как хозяйственная операция, раздел учета, вид документа, дата, номер, договор, ответственное подразделение, контрагент и пр., необходимые для группировки и последующего поиска документа в базе электронного архива.

Основным преимуществом и целью внедрения электронного архива является возможность быстрого и простого поиска документов по различным запросам. Такие запросы, например, возникают по налоговым, аудиторским и ревизионным проверкам, при необходимости исправить ошибки и др. Бухгалтерии не нужно запрашивать давно подшитые и сданные в бумажный архив документы либо самим перебирать вручную тонны бумаги для поиска нужных документов.