4.3. Понятия информации в организации

В нормально функционирующей организации одним из основных видов деятельности менеджеров является сбор и переработка информации, поступающей с нижних уровней управления и из-за пределов организации. Любая информация о состоянии самой организации и окружающей среды, попав к менеджеру, преобразуется им в управленческую (распорядительную, командную) информацию для этой же организации и распространяется по её соответствующим подразделениям. Управление перечисленными процессами принято называть коммуникационным менеджментом. При этом управленческая информация представляет собой ни что иное, как различные формы конкретизации и детализации управленческих решений

Информация (вообще) – это осмысленные и упорядоченные сведения об определённых событиях, фактах, явлениях или ситуациях.

Событие – это то, что произошло (не обязательно достоверно) или могло произойти.

Факт – это то, что действительно произошло и имеется подтверждение этому.

Явление – это событие, которое проявляет (вскрывает) сущность чего-либо.

Ситуация – это совокупность обстоятельств, обстановка в данный момент в данном месте.

Управленческая информация – это осмысленные и упорядоченные сведения об объекте управления, способствующие переводу его из текущего состояния в заданное. Управленческая информация должна обладать следующими качествами:

• достоверностью, то есть быть достаточно точной и хорошо обоснованной;

• полнотой, то есть быть достаточной для получения представления о состоянии объекта управления и принятия управленческих решений;

• своевременностью, то есть она должна собираться и обрабатываться в сроки, приемлемые для принятия управленческих решений;

• доступностью, то есть она должна быть изложена на языке и в форме, понятной тому, кому она предназначена;

• реализуемостью, то есть она должна быть в форме, удобной для её практического использования.

Занимаясь информационным менеджментом в конкретной организации или её отдельных подразделениях, менеджер должен получить для себя чёткие ответы на следующие вопросы:

• кому и какая нужна информация;

• к какому сроку должна поступать информация;

• как планируется использовать полученную информацию;

• кто будет непосредственным получателем информации определённых видов и кто будет её непосредственно использовать;

• от кого (чего) необходимая информация будет поступать;

• какие аппаратные, программные и организационные средства нужны для появления нужной информации в нужный момент в нужном месте;

• каковы механизмы, методики и технологии сбора и обработки поступающей информации;

• в каком объёме и какой форме информация будет представлена конкретному получателю;

• какова стоимость получаемой информации.

Вся управленческая информация в принципе может быть типологизирована следующим образом:

• ознакомительная, то есть служащая для передачи сведений достаточно общего характера и предназначенных для широкой аудитории; не требует от менеджеров срочной реакции;

• справочная, то есть очень конкретная и хорошо структурированная информация о каком-либо объекте или процессе; также не требует от менеджеров срочной реакции;

• целевая, то есть точно сориентированная на решение конкретных управленческих задач; требует соответствующей реакции от менеджеров, которая нередко регламентирована приказами, инструкциями и т.п.;

• ситуационная, то есть непосредственно связанная с конкретной ситуацией, в которую попадает организация; реакция менеджеров на такую информацией также определяется конкретной ситуацией и соответствующими приказами и инструкциями;

• расчётная, то есть полученная в результате каких-либо вычислений на основе информации других видов; как правило, носит справочный или целевой характер; реакция менеджеров должна быть соответствующей;

• учётная, то есть используемая для составления отчётов и ведения различных видов учёта в организации; реакция менеджеров зависит от видов и форм учёта, принятых в организации;

• контрольная, то есть необходимая для проведения контрольных операций в организации; может в значительной мере пересекаться с учётной информацией; реакция менеджеров зависит от принятой в организации системы контроля;

• аналитическая, то есть собираемая и обрабатываемая либо специальными подразделениями в организации, либо сторонними специализированными организациями и представляемая в форме, удобной для ведения аналитической работы (таблицы, графики, диаграммы, динамические ряды и т.п.); для большинсьва менеджеров носит характер ознакомительной или справочной и не требует быстрой реакции;

• планирующая (планировочная, проектная), то есть используемая для планирования деятельности организации в будущем, для разработки проектов развития, реконструкции и т.п.; также для большинства менеджеров носит характер ознакомительной или справочной и не требует быстрой реакции;

• распорядительная, командная в узком смысле, то есть определяющая и регламентирующая деятельность внутри организации; реакция менеджеров, как правило, определяется самой распорядительной информацией (кому, как, где, когда и что делать).

< Назад   Вперед >
Содержание