Примерное положение об административном (административно-хозяйственном) отделе

1. Общие положения.

Административно-хозяйственный отдел является самостоятельным структурным подразделением компании (предприятия), которое подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам (административному директору или управляющему делами). Создание, ликвидация или реорганизация отдела осуществляются приказом генерального директора компании.

Административно-хозяйственный отдел возглавляется начальником отдела (офис-менеджером), назначаемым на должность приказом генерального директора предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (административного директора или управляющего делами).

2. Задачи.

Административно-хозяйственное и материально-техническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании или организации, осуществление функций, являющихся вспомогательными по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.

Обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия.

3. Структура.

Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (управляющего делами) и начальника административно-хозяйственного отдела (офис-менеджера).

4. Функции.

4.1. Решение вопросов, связанных с технической эксплуатацией помещения, контроль коммунальных расходов. Контроль за исправностью оборудования: лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции.

4.2. Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии противопожарного инвентаря. Соблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала. Составление схемы размещения офисных служб, отделов, средств и оборудования.

4.3. Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных подразделений. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

4.4. Ведение учета расходования канцелярских принадлежностей, расходных и других материалов, оборудования. Организация сервисно-профилактических работ.

4.5. Обеспечение подразделений компании мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами. Осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

4.6. Ведение установленной отчетности.

4.7. Организация служебных поездок сотрудников, приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.

4.8. Организация работ и контроль состояния, внутреннего оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений. Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.

4.9. Обеспечение материально-технической и административной поддержки при организации проводимых совещаний, конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании.

4.10. Организация услуг связи – ведение договоров на услуги связи, установку и сервисное обслуживание учрежденческой АТС, на аренду нужного количества линий, сервисного договора, вызов сервисных инженеров в случае неполадок. Заключение и ведение договоров на услуги связи сотового оператора. Контроль соответствующих счетов, учет и контроль расходов на телефонные переговоры.

4.11. Выполнение работ по организации питания работников во время обеденных перерывов. Контроль соблюдения трудовой дисциплины и распорядка рабочего дня.

4.12. Организация работы транспорта компании, контроль расходов.

4.13. Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организация проведения ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ.

4.14. Формирование и контроль исполнения бюджета на административные накладные расходы, поиск возможностей снижения расходов. Составление проекта сметы накладных расходов.

4.15. Организация обучения сотрудников офиса навыкам использования офисного оборудования, средств связи.

4.16. Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами.

4.17. Страхование имущества и транспорта компании.

4.18. Осуществление контроля приема и регистрации посетителей.

5. Права отдела.

5.1. Требовать представления подразделениями предприятия заявок, отчетов, материалов, информации, необходимых отделу для осуществления его деятельности.

5.2. Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Контролировать рациональное расходование подразделениями материалов и средств, выдаваемых отделом.

5.4. Контролировать сохранность мебели, вспомогательных средств, в том числе технических средств, мебели, имущества, других материальных ценностей, материалов, оборудования.

5.5. Требовать выполнения подразделениями предприятия противопожарных мероприятий.

5.6. Требовать промежуточные данные о расходе бюджетных средств на административные нужды; требовать придерживаться составленной сметы; не превышать расходов, зафиксированных в смете.

6. Ответственность.

6.1. Начальник отдела (офис-менеджер) несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

6.2. На начальника отдела возлагается ответственность за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний руководства предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела.

6.3. Другие работники отдела несут ответственность в порядке и объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями.

7. Служебные контакты (служебное взаимодействие).

7.1. С отделами и подразделениями компании (организации):

• По вопросам получения:

- заявок на обеспечение мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами, для выполнения рабочих обязанностей сотрудников офиса, имуществом, другими материальными ценностями, материалами, оборудованием, канцелярскими принадлежностями и т. п.;

- отчетов об использовании материальных ресурсов;

- заявок на хозяйственное обслуживание, обеспечение технической поддержки проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; заявок на проведение ремонтных работ;

- заявок на удовлетворение потребностей отделов и подразделений в почтовых и курьерских услугах;

- заявок на организацию питания работников во время обеденных перерывов.

• По вопросам представления:

- проектов планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений);

- материальных ресурсов (мебели, оргтехники, оборудования и т. п.) по заявкам подразделений и отделов.

7.2. С главной бухгалтерией:

• По вопросам получения:

- данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств и товарно-материальных ценностей; сведений о движении материальных средств;

- утвержденных смет расходов на приобретение материальных ресурсов, содержание зданий (сооружений);

- инструкций по участию в проведении инвентаризации.

• По вопросам представления:

- заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованию в подразделениях предприятия по прямому назначению;

- предложений по реализации излишних материалов, оборудования и т. п.;

- смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.);

- смет расходов на приобретение материальных ресурсов (мебели, хозяйственных материалов, оборудования и т. д.);

- установленной отчетности.

С юридическим отделом: по вопросам получения консультаций, правовым вопросам; разъяснению действующего законодательства

< Назад   Вперед >
Содержание