Подчиненный персонал

В зависимости от масштабов предприятия или учреждения, а также от степени использования услуг внешних исполнителей работ в подчинении офис-менеджера может быть довольно много сотрудников. Обычно к штату общего или хозяйственного отдела относятся: системный администратор компьютерной системы, секретари на телефоне, электрик, сантехник, сотрудники службы питания, водители служебных автомобилей, сотрудник медпункта, кладовщик малоценных и расходных материалов, уборщики помещений, уборщики территории (дворники), сторожа (охранники), курьеры и другие сотрудники, обеспечивающие деятельность предприятия.

Поскольку в западных компаниях широко развито использование аутсорсинга именно в части предоставления услуг, большинство из указанных выше сотрудников будут являться сотрудниками соответствующих компаний-субподрядчиков, и численность отдела значительно сократится, при этом взаимодействие по возникающим проблемам будет вестись с конкретным представителем компании-субподрядчика – возможно, просто по телефону.



Штат подчиненных может включать в себя:

1. Секретарей в общей приемной (как правило, 2 человека), так как время работы приемной должно начинаться за час или два до начала рабочего дня сотрудников, а заканчиваться через 1–2 часа после окончания официального рабочего времени.

Обязанности секретарей:

- прием и распределение телефонных звонков;

- прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отправка офисной корреспонденции, ежедневное взаимодействие с курьерскими службами;

- регистрация документации;

- встреча посетителей;

- оформление заявок на вход в здание;

- подготовка материалов (в случае их большого объема). Например, для проведения семинаров – ксерокопирование, брошюровка и т.д.;

- работа с входящими телефонными звонками.

Факсимильные сообщения в настоящее время принимаются модемами и пересылаются в электронном виде адресату. Сотрудник сам определяет, какие из факсимильных сообщений ему необходимо иметь в бумажном виде. В крупных фирмах существует практика самостоятельной отправки факсов сотрудниками.

2. Уборщиц (в том случае, если не используется клининговая компания). При этом уборщицы могут не быть сотрудника- ми данной компании, а направляться агентством по предоставлению персонала.

3. Водителей служебных автомобилей.

4. Координатора по поездкам или целый отдел по организации поездок.

5. Ассистента – ему обычно делегируются полномочия по снабжению офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, заказ воды. При этом выбор поставщика и заключение договоров выполняет офис-менеджер. Если офис небольшой, функции ассистента выполняют секретари общей приемной.

Существует мнение, что лучший способ минимизации затрат – сокращение административного штата. Увы, это мнение типично для многих крупных компаний. Но надо реально представлять объемы работы, выполняемой административным штагом, и понимать, что эта работа просто ляжет на плечи более квалифицированных специалистов.

Например, генеральный директор представительства одной из немецких фирм в Москве с большой гордостью сообщил, что отказался от услуг водителей, так как не хотел иметь в компании "бездельников, сидящих на лавочке". За образец он взял организационную структуру их головного офиса, расположенного в небольшом немецком городке. При этом в представительстве существовал парк из 7 автомобилей, большинство из которых использовали сотрудники российского офиса – высококвалифицированные и высокооплачиваемые инженеры. Дальнейшая беседа показала, что в компанию часто приезжают специалисты и руководство из Германии, и высокооплачиваемые сотрудники тратили рабочее время (т. е. деньги компании) на встречи в аэропорту; трансфер гостей из гостиницы в офис и обратно; заправку, мойку автомобилей; техобслуживание – сервисный ремонт; доставку образцов и решение некоторых организационных вопросов, не связанных и не подразумевавших использование их квалификационных знаний (навыков); "простаивание" в пробках на дороге.

После обсуждения этих деталей и анализа ситуации, расчетов времени и денег, теряемых компанией, директор изменил свое мнение. Он поручил офис-менеджеру нанять одного водителя для поездок по разным поручениям, а также выполнения работы, связанной с техобслуживанием других автомобилей. Заработная плата водителя соответствовала хорошему уровню зарплат на рынке труда, но при этом составляла лишь 50% от заработной платы квалифицированного инженера компании

< Назад   Вперед >
Содержание