8.4. Розробка маршрутної технології виконання управлінських функцій і проектування організаційного процесу

Відповідно до загальної послідовності етапів проектування організаційної структури керування основним етапом деталізованого аналізу і проектування організаційного механізму керування є упорядкування функціональних і інформаційних взаємодій у процесах прийняття рішень. Його ціль — розробка проектно-аналітичних матеріалів для науково обґрунтованого формування організаційної структури керування. Розглянемо зміст і методику виконання цього етапу відповідно до його деталізації.

Специфічні особливості підприємства, для якого проектується структура керування, враховуються за допомогою обстеження й аналізу всієї сукупності факторів, що визначають як зміст і послідовність управлінських робіт, так і характер взаємозв'язків між органами апарата керування. Етапи досліджувально-аналі- тичної роботи показані на схемі в позиціях, обведених прямокутниками.

Результатом передпроектного обстеження є розробка маршрутної технології виконання функцій керування й організаційних процедур їхньої реалізації. Розглянемо методику поетапного проведення такого обстеження.

Технологія керування. Під маршрутною технологією розуміється заснований на принципах наукової організації праці, прогресивних методах і технічних засобах регламентований порядок виконання управлінських функцій або їхніх етапів. Він заснований на виявленні даних, необхідних для забезпечення завдань керування; змісту робіт, що вимагаються для досягнення цих результатів; послідовності виконання цих робіт і їхньої періодичності; виконавців робіт і характеру їхньої кооперації.

В основі вибору підлягаючому обстеженню видів господарської діяльності лежить принципова схема спеціалізації керування даним торговельним підприємством, відбита в попередньому питанні організаційної структури. Як найбільш укрупнені об'єкти обстеження й аналізу можуть розумітися процеси реалізації продукції, матеріально-технічного забезпечення й обслуговування роботи підприємства, забезпечення підприємства кадрами і соціальним розвитком колективу, фінансового забезпечення, економічного й організаційного розвитку підприємства.

Залежно від складності організаційної структури, термінів і складу учасників дослідження названі об'єкти можуть бути диференційовані. Наприклад, процес обслуговування роботи підприємства може розглядатися за його видами (ремонтне обслуговування, транспортне, післяпродажне), економічна робота — за її функціями (планування, облік, економічний аналіз).

Обстеження кожного виду господарської діяльності повинно включати вивчення взаємозв'язків, що складаються в організаційній структурі. Тому його необхідно починати приблизно з виявлення всіх рівнів і ланок керування, що беруть участь у реалізації кожного виду діяльності, і з визначення змісту і характеру їхніх взаємозв'язків. Це перший етап обстеження.

Другим етапом обстеження й аналізу технології керування є визначення завдань по кожному виду діяльності підприємства, а також послідовності і взаємопідлеглості цих завдань. Структура завдань так само, як і структура цілей системи, найбільш ефективно інтерпретується зв'язним графом, що не має циклів.

Доцільне визначення завдань управлінської або господарської діяльності описувати в термінах процесу, тобто у відповідності з наступною моделлю: виконати визначену дію (здійснити визначений процес впливу) над визначеним об'єктом (стосовно визначеного об'єкта).

Конкретні формулювання завдань можуть, наприклад, бути такими: забезпечити товарами торговельне підприємство, зробити облік товарів за відділами підприємства, розробити договори на постачання певних товарів.

Структуризація завдання складається в її поділі на складові частини. Наприклад, завдання «забезпечити підприємство товарами» може структурузуватися тільки в таких напрямах: за етапами процесу забезпечення (визначити потребу, замовити, оплатити, доставити, перевірити) і за елементами об'єкта забезпечення (склад, відділи і т.д.).

Доцільно формулювати завдання для первинного підрозділу, яким може бути будь-який елемент структури, від групи працівників, очолюваної провідним спеціалістом, до великого самостійного структурного підрозділу — відділу.

Незважаючи на те, що завдання об' єктивно випливають з цілей системи, їхня структуризація не може бути проведена незалежно від організаційно-структурної схеми керування. Завдяки такому підходу вже на цьому етапі обстеження можна аналізувати повноту охоплення завдань керування, ступінь їх дублювання, відповідність ієрархії організаційної структури взаиємопідлеглості завдань і т.п.

Важливим моментом аналізу результатів другого етапу обстеження є стикування, або узгодження, завдань взаємодіючих ланок організаційної структури. Тільки за допомогою такого узгодження можна забезпечити системний підхід до процесу керування і розробити його раціональну технологію, що грунтується на ефективному поділі і спеціалізації праці.

Виконання завдань кожного виду господарської діяльності пов'язано з досягненням конкретних результатів, виявлення яких є метою третього етапу обстеження.

Уся діяльність, пов'язана з розробкою і доведенням інформації до виконавців, досить повно характеризується інформаційними результатами. Під ними розуміються конкретні, що піддаються спостереженню, й однозначно визначені зміни в змісті інформації або її носія; формування (одержання) нової інформації; створення документів або їхніх копій, переміщення інформації в просторі.

Більшість результатів інформаційної діяльності апарата керування фіксується на матеріальних носіях інформації — документах. Тому усередині управлінського апарата технологічний маршрут визначається переважно за рухом і змістом документів.

Виявлення й аналіз номенклатури управлінських робіт виділяються в самостійний четвертий етап обстеження, на основі якого здійснюється подальша розробка маршрутної технології. Вже в самому процесі виконання цього етапу з'являється можливість значно упорядкувати діючу систему планування і звітності за рахунок підвищення вірогідності й об'єктивності інформації, що використовується.

Аналіз характеру й змісту більшості управлінських робіт здійснюється на підставі балансу документації, оскільки гнітюча частина як інформаційних, так і господарських результатів управлінської діяльності фіксується в документах. Усю документацію можна розглядати або як вхід, або як вихід окремих управлінських процесів.

Насамперед з'ясовують і аналізують інформаційний зміст документів. Документ може синтезувати результати декількох робіт. Іноді результати однієї роботи фіксуються в декількох документах.

Крім інформаційного змісту документів, на даному етапі обстеження з'ясовуються й аналізуються джерела й адресати документації. При цьому важливо зафіксувати як шляхи руху документа, так і інформацію, що утримується в ньому.

Об'єктивною ознакою кожного документа є періодичність його складання і використання, що дозволяє проаналізувати синхронізацію управлінських робіт.

Для кращої систематизації й аналізу документів їх поділяють на вхідні і вихідні стосовно кожного обстежуваного підрозділу. З огляду на те, що крім внутрішніх існують і зовнішні джерела й адресати документації, її номенклатура повинна балансуватися.

Крім вивчення взаємозв'язку документаційних і господарських результатів робіт, для аналізу їхньої номенклатури і послідовності важливу роль відіграє організаційний зміст кожної роботи, тобто закріплення за виконавцями.

Опис і організаційний аналіз маршрутної технології виконання кожного процесу господарської діяльності неможливі без встановлення об'єктивної послідовності складових його робіт.

Крім аналізу номенклатури, змісту і загальної структури робіт, необхідно розраховувати баланс часу на їхнє виконання, обслуговування і забезпечення, інакше спроектована послідовність процедур виявиться нездійсненною.

П'ятим етапом передпроектного обстеження, спрямованого на розробку раціональної маршрутної технології керування, є складання мережних моделей виконання процесів діяльності підприємства.

Після завершення п'яти етапів обстеження можна перейти до визначення загального регламенту виконання окремих управлінських функцій.

Одним з основних документів, що визначають маршрутну технологію керування, є зведена карта технологічного маршруту, в якій поєднуються ті характеристики робіт (складових зміст функцій керування або її етапу), що відображають склад і структуру зв'язків між підрозділами. Аналіз цього документа і є завданням шостого етапу обстеження.

Зміст і форма побудови зведеної карти можуть бути різними залежно від конкретних цілей і об'єкта аналізу.

Для повноти аналізу і використання маршрутної технології при проектуванні організаційної структури обстежується процес виконання кожної роботи, включеної в зведену карту. При цьому розглядаються зміст інформації, що використовується при виконанні роботи, найменування документа, створюваного в процесі роботи, і зміст інформації, яка при цьому виникає. Основним призначенням зведеної карти технологічного маршруту є забезпечення можливості виявлення й аналізу взаємозв'язків окремих виконавців і підрозділів один з одним при виконанні функцій керування.

Зміст карти дає можливість, по-перше, збалансувати входи і виходи робіт з документів, у яких утримується інформація. Якщо найменування документів на вході однієї роботи і на виході іншої збігаються, то повинні збігатися відповідні їм найменування виконавця й адресата, а також відправника і виконавця. Крім того, маршрутна технологічна карта дозволяє збалансувати основний зміст переданого і використовуваної за допомогою документа інформації.

Аналіз зведеної карти технологічного маршруту дозволяє спроектувати обґрунтовану, надійну й економічну систему кооперації підрозділів і їхніх взаємозв'язків в інформаційному процесі.

Організація процесів керування. Характер організаційних процедур виконання управлінських функцій залежить не тільки від технологічного маршруту, а в значній мірі і від змісту і механізму безпосередньо інформаційної роботи.

Необхідно мати на увазі, що як організаційний, так і інформаційний аналіз управлінських процедур при проектуванні структури керування відіграють допоміжну роль, проблем по розподілу завдань керування між структурними ланками.

Просторова характеристика інформаційного процесу складається з координат усіх пунктів одержання, обробки, передачі і збереження інформації в організаційній структурі апарата керування.

Об'ємні показники інформації визначаються її масою, оціненою у відповідних одиницях виміру. їхня оцінка пов'язана з тими самими труднощами, що й оцінка матеріальних продуктів, різноманітних за своїм споживчим призначенням і якістю.

Використовуються такі натуральні вимірники об'єму інформації, що грунтуються на трудомісткості її оброблення (біти), на складності її фіксації (букви, знаки, розряди), на змісті (слова, команди, документи); умовно-натуральні, що базуються на вимірниках, що зіставляються з еталоном (аркуші документації визначеного формату і щільності заповнення, умовно-друковані аркуші), і умовні або якісні (показники, види рішень — патенти, статті, алгоритми).

Сукупність усіх характеристик кожного виду інформації, відбита в спеціальній формі (графічної, числовий, змішаної), являє собою інформаційний потік. Інформаційні потоки — найбільш об'єктивна основа для кількісного аналізу системи керування. При аналізі конкретних підрозділів або функціональних блоків розглядають усю сукупність інформаційних потоків, поєднуваних в інформаційну модель.

Таким чином, інформаційна модель містить такі кількісні характеристики структури керування:

— номенклатуру усіх видів постійної інформації з указівкою її якісних ознак і однозначним визначенням змісту, систематизовану відповідно до прийнятого класифікатора;

— споживачів кожного виду інформації (вихідні канали) із указівкою призначення інформації, обсягу і періодичності її споживання;

— джерела кожного виду інформації (її вхідні канали) із указівкою мети одержання, обсягу і періодичності;

— напрям і швидкість руху кожного виду інформації;

— параметри і форми носіїв інформації.

Для аналізу і проектування організаційних процедур розробки і прийняття рішень розроблені особлива методологія і документація, що одержала назву органіграм.

Найважливішою передумовою побудови й аналізу органіграм є структурна класифікація відбиваних у ній організаційних процедур. З цією метою всі організаційні процедури розробки, прийняття і реалізації рішень можуть бути розділені на такі групи:

1. Процедури, пов'язані з безпосередньо керуючою діяльністю:

а) постановка цілей і формулювання завдань для фахівців і виконавців (видача завдань);

б) вибір варіанта управлінського рішення, призначеного для виконання (твердження рішення);

в) адміністративний вплив на виконання з метою забезпечення виконання завдань (накази, розпорядження, указівки);

г) стимулювання і мотивація виконання завдань (оцінювання кількості і якості праці, заохочення, покарання);

д) контроль за виконанням завдань.

2. Процедури, пов'язані з функціональною діяльністю з підготовки рішень:

а) вивчення й оцінювання стану керованого об'єкта, формулювання й оцінювання варіантів мети рішення (розробка проекту завдання);

б) вироблення або добір варіантів управлінських рішень, пропонованих фахівцям і виконавцям для аналізу і пророблення (функціональне керівництво);

в) вибір і формулювання методів розробки альтернатив, побудови моделей очікуваного стану керованого об'єкта, аналізу використовуваної інформації (методичне керівництво);

г) оцінювання розроблених варіантів рішень, виходячи з поставленої мети і представлення кращого варіанта на твердження (ухвалення рішення);

д) оцінювання правильності розробки варіантів рішень і моделей очікуваного стану керованого об'єкта, представлення варіантів до прийняття (схвалення альтернатив);

е) коригування прийнятих рішень з погляду сукупності цілей керованого об'єкта ( координація рішень);

ж) коригування моделей очікуваного стану керованого об'єкта й оцінювання непрямих наслідків пропонованих рішень (узгодження рішень);

з) допомога у функціональному і методичному керівництві, оцінювання альтернатив і правильності їхньої розробки (консультації й експертиза).

3. Процедури, пов'язані з виконавчою діяльністю по обробленню інформації та її носіїв:

A. Оброблення документів (одержання, відправлення, реєстрація, оформлення, розмноження, пошук, збереження і т.п.).

Б. Фіксація інформації (запису, спостереження, прослуховуван- ня, читання і т.п.).

B. Технічне оброблення інформації.

4. Представлення звітності про обсяг і зміст робіт, виконаних відповідно до завдання.

Сукупність усіх описаних вище проектних матеріалів дає можливість перейти до розрахунку однієї з найважливіших кількісних

характеристик структури апарата керування — чисельності працівників, диференційованих по їх кваліфікації і виконуваних функціях.

Послідовність, зміст і методологія етапів вивчення, аналізу й удосконалювання організаційного механізму керування і його структур не залежать від того, за допомогою яких методів і якої техніки виконується процес керування. Однак це аж ніяк не означає, що методи і техніка керування не повинні враховуватися при розробці його організаційної структури.

Великий вплив на структуру апарата керування робить використання електронних систем оброблення інформації, що принципово змінює не тільки технологічний маршрут і інформаційні моделі, але й саму організацію процесу прийняття рішень

< Назад   Вперед >
Содержание