8.5. Удосконалення роботи з формування організаційних структур

У науці управління ще не розроблено закінченої методики побудови структур керування підприємствами. Сформувати ефективну структуру управління торговельним підприємством не завжди означає укласти управлінську діяльність у тверді рамки заздалегідь розроблених правил і звести максимальну кількість управлінських завдань до математичних і машинних алгоритмів, до положень, інструкціям, процедурам виконання функцій і операцій керування. Життєздатна структура управління повинна бути досить гнучкою, що пристосовується до мінливих умов і розвивається в міру зміни цілей, завдань і ресурсів підприємства.

Методика формування загальної структури управління торговельним підприємством повинна ґрунтуватися на поєднанні строго наукового методу з досвідом керівників і фахівців, що добре знають реальний стан і можливості підприємства.

Система управління кожним торговельним підприємством може бути неповторною за своєю побудовою, оскільки в кожного підприємства специфічні мета і завдання, своєрідна передісторія розвитку, свої особливості, по-різному формується колектив і т.п. Тим більше своєрідною є робота з формуванню структури управління.

Процес формування організаційної структури управління — це насамперед процес формування організації як колективу людей.

Разом з тим формування структури керування — засіб поліпшення функціонування самого об'єкта управління. Варто постійно враховувати, що робота з удосконалювання технології продаж, організації торгівлі тісно пов'язана з роботою зі створення, удосконалення або перебудови структури управління. Сама постановка завдання формування організаційної структури управління великою мірою залежить від того, проектується нова філія чи удосконалюється структура діючого підприємства. В іншому випадку необхідно особливо уважно враховувати вже сформовані форми і методи роботи, щоб не втратити того позитивного, що малося в колишній структурі управління, і в той же час привести її у відповідність з новими цілями і вимогами.

Процеси поліпшення організації виробничої і комерційної діяльності та удосконалення організації управління доцільно розглядати з погляду системного підходу, постійно звертаючи увагу на їхній взаємозв'язок і взаємовплив. Недостатньо глибокий, нетворчий підхід до формування структури управління може створити внутрішня невідповідність між новими формами організації виробничих і торговельно-технологічних процесів і недостатньо пристосованою до них управлінською структурою.

Загальна схема створення систем організації виробництва чи торгівлі і управління включає такі стадії:

1) вивчення і проектування;

2) створення і впровадження;

3) експлуатацію, оцінку ефективності функціонування, модернізацію.

Для формування організаційних структур підприємства найбільше значення має стадія 1 — вивчення і проектування, тому що саме на цій стадії виробляються і приймаються ключові організаційні рішення, пов'язані з виявленням і аналізом найбільш складних творчих проблем. На цій стадії постановка цілей являє собою визначення вимог, яким повинна відповідати розроблювана структура керування. Ці вимоги випливають із загальних завдань, принципів і методів керування, з одного боку, і з конкретних особливостей керованого об'єкта й умов, у яких йому потрібно функціонувати, — з іншого.

При вивченні існуючої системи збирається інформація про стан процесу або елемента системи і перспективи його розвитку (про номенклатуру і величину визначальних його параметрів, темпи і напрямки їхньої зміни, їхні взаємозв'язки і взаємозалежності). Ця інформація фіксується, систематизується і класифікується за певними ознаками, оформлюється в зручному для аналізу вигляді. На підставі аналізу виявляються проблеми і вузькі місця в організації керування.

Розробка рішень на першій стадії складається в створенні ескізного проекту системи, що пов'язано з виявленням найбільш важливих параметрів і елементів системи, послідовності протікання процесів, характеру і змісту зв'язків між елементами, тобто всього того, завдяки чому система набуває стану, який максимально відповідає її цілям.

Стадія 2 — деталізована розробка і проектування системи — є трудомісткою стадією. Упровадження знову розробленої структури апарата керування являє собою реалізацію прийнятих рішень шляхом їх матеріально-технічного, правового й економічного забезпечення.

Оперативне використання, зміст і обслуговування системи на стадії 3 зводиться до операцій рутинного, повторюваного характеру.

Процедури, що складають кожний етап проектування структури керування, як правило, не здійснюються автономно. Обстеження звичайно супроводжується елементами аналізу. Аналіз і розробка рішень можуть спричинити необхідність у додатковому обстеженні. Розробка завжди супроводжується рівнобіжним аналізом варіантів, упровадження часто потребує доробки прийнятих рішень. Тому поділ робіт із проектування структури керування на описані вище стадії дещо умовний.

Формування організаційної структури керування може здійснюватися шляхом дедуктивного дослідження, коли вирішальне значення, що визначає всю ієрархію наступних рішень, здобуває узагальнена оцінка цілей системи й основних шляхів її розвитку і на цій основі здійснюється вибір конкретних елементів структури і їхніх взаємодій. Такого роду підхід характерний для створення нових господарських організацій на базі вже існуючих у порівняно стислий термін.

Другий шлях має індуктивний характер. Важливі рішення з організації керування господарським об'єктом приймаються тільки тоді, коли розроблено деталізований опис функціонування об'єкта, інформаційних зв'язків і організаційних відносин і за допомогою цього опису (моделі або системи моделей) всебічно оцінені різні варіанти формування структури керування. Цей шлях найбільш прийнятний для знову проектованих підприємств або при проведенні досліджень, які мають своєю метою вироблення типових рішень, що можуть бути поширені на кілька об'єктів.

Поряд з цим найчастіше застосовується і третій, змішаний, шлях, коли основні принципові рішення про структуру керування підприємством приймаються в стислий термін на основі експертних висновків і досліджень, що охоплюють не всю систему, а лише її найважливіші проблеми. Після цього реалізується більш-менш довгострокова програма деталізованого пророблення окремих блоків у прийнятій структурі керування, розробляються положення про відділи і посади, складаються штатні розклади, упорядковуються інформаційні потоки і т.п., що певним чином може вплинути на організаційне рішення, прийняті на початковому етапі.

Процес проектування структури керування торговельною організацією, у цілому підлягаючи описаній вище загальній схемі, може набувати різних форм. Конкретний зміст, послідовність, трудомісткість окремих етапів залежать від специфіки створюваного або удосконалювального підприємства; від наявності достовірної і повної інформації про різні сторони його діяльності; від характеру дослідження, що проводилися на підприємстві раніше; від ресурсів для розробки самого проекту нової структури, насамперед від чисельності і кваліфікації групи фахівців, зайнятих рішенням цієї проблеми.

У загальному вигляді основні етапи процесу розробки структури керування мають такий зміст:

Етап 1. Загальне визначення проблеми і підпроблем формування структури керування звичайно здійснюється керівниками вищого рівня і пов'язане насамперед з постановкою питання про доцільність переходу до організації з новою структурою або реорганізацією існуючої організаційної структури. На цьому етапі питання удосконалення управління ставляться паралельно з проблемою удосконалення структури виробництва чи послуг.

Чітке формулювання вихідних вимог керівництва до формування структури керування підприємством забезпечує базу для наступного деталізованого проектування системи керування.

Етап 2. Формулювання цілей підприємства є початком процесу проектування структури керування. Для розробки структур керування важливе не стільки кількісне, скільки якісне формулювання цілей підприємства, що володіє достатньою повнотою. Дерево цілей підприємства є першим з підсумкових документів, розроблюваних у процесі проектування системи і використовуваних у керуванні підприємством. Формулювання цілей відіграє головну роль при розробці структури підприємства, дозволяє проаналізувати існуючу і побудувати нову структуру керування, виходячи з нових цілей, що ставляться перед підприємством.

Зіставлення існуючої або розроблюваної організаційної структури із системою цілей є основним змістом етапу 3. На цьому етапі вирішального значення набуває обстеження стану системи керування, включаючи такі характеристики, як склад підрозділів, чисельність персоналу, поділ функцій торгово-господарської діяльності і т.п. Важливого значення набуває виявлення проблем і вузьких місць у роботі окремих підрозділів і в структурі керування в цілому, що можуть бути вирішені шляхом кращої організації керування.

Аналіз структури керування на етапі 3, виходячи зі сформульованих цілей підприємства і проблем, виявлених господарською практикою, дозволяє перейти до етапу 4, що полягає в розробці загальної структури керування підприємством.

< Назад   Вперед >
Содержание