Снабжение офиса расходными материалами

Канцелярские товары, расходные материалы (в том числе материалы для печати – бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки), хозяйственные товары, чай, сахар и т. д. (обеспечение кухни), питьевая вода (если применяется) требуют постоянно возобновляемого запаса.

Очевидно, что нельзя закупать расходные и другие офисные материалы лишь в момент получения заказа от сотрудников или при обнаружении "полного отсутствия" – даже в идеальной ситуации потребуется как минимум половина рабочего дня для их приобретения – и это период, на который рабочий цикл будет нарушен.

Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом потребности – это непосредственная обязанность офис-менеджера (возможно, функции будут возложены на ассистента, но контроль исполнения остается за ним).

Понятно, что запас должен быть достаточным, но не слишком большим – чтобы не тратить деньги раньше времени. Потребности можно прогнозировать, взяв за основу информацию о примерных нормах расхода в определенный период времени и о количестве потребителей. Соответственно, ориентировочная потребность будет равна норме расхода, умноженной на количество потребителей (сотрудников и гостей). При сокращении или увеличении числа сотрудников необходимо будет вносить корректировки в расчетные данные.

Определить потребности можно также на основе данных прошлого периода – предположив, что расходы в будущем будут такими же, как и в прошлом периоде, с корректировками на сегодняшний момент.

Иногда может возникнуть нехарактерный всплеск потребностей – появятся непредвиденные факторы, влияющие на расход материалов, в частности изменение хода рабочего процесса, или неожиданно полученные требования создания большого числа копий, скажем, финансовых документов, или печать большого числа отчетов, подготовка материалов для проведения семинаров и т. п.

< Назад   Вперед >
Содержание