Зарубежная практика

В крупных западных компаниях с офисами, филиалами или представительствами в нескольких городах, как правило, существует должность Business Services Manager (менеджер по обслуживанию бизнеса) или Business Support Manager (менеджер по поддержке бизнеса) – полный аналог административного директора.

Ему подчинены: – менеджер по эксплуатации недвижимости, Transport Manager – менеджер по транспорту, Office Manager – управляющий офисом. При этом менеджеры на вышеуказанных позициях курируют сотрудников, отвечающих за данные вопросы во всех филиалах компании, в том числе и в других городах. Подобное разделение связано в первую очередь с большими объемами работы, бюджетом, многочисленными дополнительными обязанностями и функциями в пределах узкой специализации. Позиция менеджера обслуживания бизнеса или менеджера поддержки бизнеса – это конечная ступень карьерного роста для офис-менеджера.

В небольших, средних и относительно крупных западных компаниях (работающих в России) функции офис-менеджера включают части функций специалистов менеджера по эксплуатации недвижимости, менеджера по транспорту, координатора или администратора офиса.

Офис-менеджер может решать различные вопросы, начиная от подбора нового офисного помещения, создания плана офиса, закупки мебели, организации переезда и организации жизнеобеспечения офиса и заканчивая решением мелких вопросов – приобретения мобильных телефонов, помощи в решении вопросов с переадресацией звонков и решения проблемы утерянных ключей от тумбочек. Вопросы страхования и организации работы автотранспорта компании, заключение и ведение соответствующих договоров тоже относятся к его компетенции. В некоторых западных компаниях офис-менеджера подчиняют директору по кадрам, и он фактически выполняет работу административного менеджера (директора).

Вся полнота ответственности за выполнение поставленных задач лежит на офис-менеджере, но фактически он исполняет функции организатора исполнения и контроля – он делегирует часть своих полномочий сотрудникам административного отдела, выполнение сервисных функций передается субподрядчикам (аутсорсинг). Вперед >
Содержание