Бронирование мест в гостиницах

В гостиницах существуют корпоративные скидки. С гостиницей заключается договор, в котором компания гарантирует заказ не менее чем определенного количества человеко-ночей в год для заселения сотрудников или гостей компании. Начинается этот минимум чаще всего со 100 человеко-ночей и скидок 10%, но планка может быть и выше. При этом гостиница прописывает в договоре специальные корпоративные тарифы, применяемые для данной компании. Эта информация конфиденциальна, и цены отличаются от указываемых как "цены от стойки" (Rack Rate) – стандартных расценок во всех рекламных материалах гостиниц.

Количество гарантированных компанией человеко-ночей может быть и выше – 500, 1000, 2000, 3000 – скидки могут быть больше; уровень скидок зависит от истории взаимоотношений вашей компании с данной гостиницей, репутации вашей компании, принадлежности данной гостиницы к сети гостиниц и т. д.

Договор чаще всего заключается на год с возможностью продления или перезаключается каждый год. В очень крупных компаниях этими вопросами занимается Business Services Manager, в средних и малых – офис-менеджер.

Если нет уверенности в большом количестве приезжающих и в том, что вы будете использовать именно эту гостиницу, и нет заключенного договора, дающего право на скидки, все же есть способ некоторого снижения расходов путем заказа данной гостиницы не напрямую, а через туристическое агентство, которое предоставляет данные услуги. Некоторые агентства, имея несколько фирм-клиентов и приблизительно зная объемы их поездок, сами заключают договоры с гостиницами и берут обязательства по человеко-ночам на себя. В итоге клиент получает лучшую по сравнению с Rack Rate цену на проживание, и агентство не остается в убытке. Некоторые агентства выкупают блоки мест в гостиницах.

Для компаний, координирующих поездки иностранных граждан по территории России, необходимо обязательно уточнить, имеет ли право данная гостиница регистрировать иностранных граждан. Как известно, иностранный гражданин, пребывающий на территории России, обязан быть зарегистрирован в течение 3 рабочих дней с момента пересечения им границы нашей страны (миграционное законодательство). При пересечении границы он заполняет миграционную карту, которую обязан всегда иметь с собой и в которой проставляются отметки о его регистрации по месту пребывания. Если гостиница не имеет права регистрировать иностранного гражданина, его необходимо в обязательном порядке поселить в другую гостиницу, имеющую соответствующее разрешение.

Гостиницы, даже имея договор с компанией, не гарантируют на 100% наличие свободных номеров на запрашиваемые даты. Конечно, ваша компания будет пользоваться приоритетом, но бывают так называемые горячие сезоны (Hot seasons) – периоды, когда гостиница полностью заполнена. Причиной может быть какая-то заранее запланированная конференция, крупная выставка, проходящая в вашем городе, форум или какое-то иное событие, подразумевающее приезд большого количества гостей. Желательно уже в момент подписания договора узнать у представителя гостиницы о наличии таких периодов и отправлять заявки заранее.

Заявка на бронирование направляется в письменном виде уполномоченным лицом компании, например сотрудником службы поездок. Это может быть факс или e-mail (зависит от правил, существующих в данной гостинице). Будьте внимательны – подтверждение бронирования высылается также в письменном виде.

Если планы поездки сотрудника изменились – необходимо отменить бронирование опять в письменном виде и получить письменное подтверждение о том, что бронь снята.

Бывали случаи, когда при выставлении счетов штрафные санкции учитывали и время отправления отмены на бронь. На веб-сайтах гостиниц обычно оговорены условия отмены бронирования без штрафа.

Пример.

Один из сотрудников компании планировал служебную командировку во Францию. Он забронировал номер по Интернету через сайт одной из гостиниц с указанием данных своей кредитной карты. В гостиницах существует понятие No-show, или незаезд гостя по произведенному бронированию (если бронирование не было своевременно аннулировано). Штраф составляет стоимость номера в сутки (вынужденный простой). При этом в правилах многих гостиниц указывают срок в 1 сутки. Многих, но не всех. Есть понятие бронирования для групп (условия по штрафным санкциям другие), есть просто правила данной гостиницы. В данном примере на сайте был указан срок 3 дня. Внимательно читайте информацию, особенно если она касается денег. Сроки поездки сотрудника изменились, и он должен был ехать на 4 дня позже. За два дня до планируемого ранее заезда он отправил запрос на отмену бронирования, но штраф за 1 сутки всё же был снят с его карты.

Как это работает: при бронировании гостиницы по кредитной или дебетовой карте сумма, равная стоимости заказанного номера за сутки, "замораживается". Деньги остаются на вашем счете, но они не доступны для использования – снятия наличными или оплаты. К примеру, если вы клиент банка, позволяющего вам узнавать состояние вашего счета через Интернет, вы увидите, что сумма на вашем счете и сумма, доступная к использованию, будут отличаться именно на сумму "замороженных" средств – стоимость номера в сутки.

Если вы забронировали гостиницу по своей кредитке, а потом приехали и решили оплатить все проживание наличными – такая ситуация тоже возможна, но желательно несколько раз повторить менеджеру, проводящему расчет, что надо разморозить сумму на карте. Плохого не случится, просто эта сумма может быть заморожена и не доступна для использования около месяца, если менеджер не проведет необходимые операции.

В договорах с компаниями прописывается срок, за который можно снять бронирование без штрафа. Чаще всего это сутки (24 часа), для "любимых" клиентов, обеспечивающих большую гарантированную "загрузку", гостиницы кроме скидок предоставляют и льготы по условиям аннулирования брони – срок может быть уменьшен на некоторое количество часов, но это зависит в том числе и от местоположения, и от востребованности гостиницы в целом

< Назад   Вперед >
Содержание