Организация поездок

Общие вопросы

Необходимость существования в структуре организации службы организации поездок обычно возникает:

в компаниях с разветвленной сетью представительств и филиалов – соответственно это частые командировки сотрудников;

в компаниях с широкой географией поставок сложного оборудования (выезд инженеров);

в компаниях с широкой географией деятельности и разветвленной дистрибьюторской сетью;

в случае ведения крупного проекта – по строительству, разработке и освоению месторождения, организации производства "под ключ" и т. д.



Координация работы службы организации поездок, как правило, ложится на плечи офис-менеджера.

Основные направления работы службы (если это большие объемы) или сотрудника-координатора:

- заказ, приобретение и возврат (при необходимости) билетов на все виды транспорта;

- размещение (заключение договоров с гостиницами);

- визовая поддержка;

- трансферы – перевозки в местах прибытия и убытия.

Компании с большим количеством командировок обычно заключают договоры с туристическими агентствами, которые осуществляют бронирование, выписку и доставку билетов.

Бронирование гостиниц и заказ такси могут организовать агентство или самостоятельно координатор по поездкам – это зависит от политики компании и от объемов бронирования.

Для удобства ведения учета заявок сотрудников на поездки рекомендуется ввести специальную форму-бланк заявки. Это не командировочное удостоверение, а именно внутренняя форма запроса сотрудника на организацию поездки – она является основанием для координатора по поездкам на осуществление действий, связанных с расходом финансовых средств компании. Форма разрабатывается самой компанией, при этом необходимо вести регистрацию данных форм, так как расходы на приобретаемые билеты, заказанный транспорт (такси или автобус), гостиницы для проживания представляют собой значительные суммы.

Что рекомендуется указывать в заявке:

- личные данные;

- контактный (лучше мобильный) номер телефона;

- дату и желательное время вылета (можно без указания рейса);

- класс (эконом-, бизнес-класс, первый класс);

- необходимость в бронировании гостиницы;

- информацию о необходимости (или отсутствии необходимости) заказа автотранспорта для трансфера в аэропорт и обратно, на вокзал, место (адрес и время) подачи автомобиля.

Авиарейсы и номера поездов предложит координатор службы организации поездок в соответствии с политикой компании по приоритетному использованию определенных авиакомпаний – если она существует, политикой по приоритетным поездам. В ряде компаний, особенно в западных компаниях и международных корпорациях, существуют корпоративные политики по разным вопросам, в том числе и по поездкам.

Могут существовать:

- списки рекомендованных (приоритетных) авиакомпаний;

- списки типов самолетов, на которых разрешается летать сотрудникам компании;

- списки рекомендованных гостиниц, в которых следует останавливаться;

- правила или ограничения по пользованию вагонами определенных классов.

В авиакомпаниях существует понятие корпоративных тарифов, а в гостиницах – корпоративных скидок.

Например, все западные компании рекомендуют в случае путешествия в поездах в России размещаться только в вагона типа СВ или купе с услугами.

Иногда могут быть введены ограничения по использованию ночных поездов или правило не ездить в одиночку, также не рекомендованы полеты поздними рейсами самолетов. Такие правила могут быть негласными, не прописанными в инструкциях, но принятыми с точки зрения безопасности. Это связано заботой о безопасности сотрудников, а также о сохранении и высокой работоспособности после прибытия на место назначения, а в ряде случаев – и с экономией.

Заявка на поездку должна быть подписана руководителем отдела, в котором работает сотрудник (так как он распоряжается бюджетом). При этом руководитель отдела может добавить определенные комментарии – требования к поездке, например: "необходимо уложиться в пределах такой-то суммы". Этот комментарий адресован координатору по поездкам и является руководством по выбору тарифов.

Все это в большей мере касается компаний с развитой структурой, имеющих офисы в нескольких городах или странах или выполняющих работы по крупным проектам – строительству, монтажу, разработке месторождений и т. д. с привлечением большого числа специалистов из разных городов или стран.

< Назад   Вперед >
Содержание