11.3. Шляхи вдосконалення міжособових та організаційних комунікацій

Формування ринкових відносин, поява справжнього власника підприємницької діяльності докорінно змінює форми і зміст управління підприємствами, змінює комунікації, які забезпечують управління необхідною корисною інформацією. Інформація необхідна для врахування нових тенденцій та об'єктивних вимог науково-технічного прогресу, своєчасного реагування на несприятливі процеси, які спостерігаються в економічному, політичному та соціальному житті суспільства.

Однією з умов підвищення ефективності системи управління та вирішення фінансово-економічних проблем є використання комунікаційної технології, яка дозволяє організувати децентралізоване оброблення отриманої інформації, підвищити відповідальність працівників. Сучасну технологію комунікацій можна впроваджувати двома шляхами:

1) адаптувати її до діючої організаційної структури підприємства;

2) раціоналізувати саму організаційну структуру.

Перший шлях передбачає пристосування засобів до існуючої організаційної структури за рахунок радикальної модернізації стилю та методів роботи, раціоналізації робочих місць. Здійснюється перерозподіл функцій між технічними працівниками та спеціалістами: злиття функцій збирання та оброблення інформації (фізичний потік документів) з функціями прийняття рішень (інформаційний потік).

Другий шлях потребує раціоналізації організаційної структури: остання модернізується таким чином, щоб інформаційна технологія давала найбільший ефект.

Основною стратегією є максимальний розвиток комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв'язків, які раніше вважалися економічно недоцільними. При цьому ефективність організаційної структури зростає, оскільки розподіляються архіви даних, знижується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації і досягається збалансованість кожного управлінського рівня щодо обсягу розв'язуваних завдань.

Для об'єктивного оцінювання даних функціональним підрозділам необхідно скерувати свою діяльність на задоволення потреб саме внутрішнього управління підприємства, насамперед за все на виконання таких завдань:

— отримання, оброблення та своєчасну передачу системі управління потрібної інформації;

— порівняльний аналіз інформації різних рівнів управління як для «горизонтальних», так і для «вертикальних» її споживачів;

— визначення прогнозу доходів та витрат підприємства, окремих його підрозділів;

— формування показників ефективності як підприємства в цілому, так і його окремих ділянок;

— безпосередню участь у розробці та удосконаленні форм внутрішньогосподарської звітності залежно від потреб відділів та служб управління.

Для того щоб процес комунікацій в управлінні підприємством був ефективним, слід обґрунтувати обсяг, зміст та періодичність надходження інформації, яка необхідна керівникам та функціональним працівникам на кожному рівні управління. Добре налагоджені комунікації створюють соціально-психологічний клімат підприємств.

Наразі існує ціла низка комп'ютерних програм для управління бізнесом. Керівники найчастіше ставлять 5 основних цілей при використанні програми:

1) робота з текстом (редагування);

2) маніпуляції з цифрами (табличні процесори);

3) створення баз даних;

4) забезпечення прямого і зворотного зв'язку;

5) надання візуальної інформації (графіки).

Комунікаційне програмне забезпечення дає комп'ютеру можливість обмінюватись файлами з іншими комп'ютерами, отримувати інформацію з баз даних (найбільш поширені програмні пакети: Q&A, Rapidfile, PFS: Professional File, PC-File, dBase 111 Plus, Rbase.), відправляти і приймати електронну пошту. Це пакети: Crosstalk MKU, Smartcom 111, ProComm Micro, Phonell. Найбільш поширеним інтегрованим програмним забезпеченням є Місrоsоft Office. До телекомунікаційних технологій належать:

— електронна дошка оголошень;

— модемний зв'язок;

— електронна пошта;

— стільниковий зв'язок;

— факс;

— телеміст;

— відео текст;

— комп'ютерні мережі (локальні, регіональш та глобальні).

Система електронної пошти Місrоsоft Exchage для Windous

2000 надає працівникам підприємств можливість обмінюватись між собою короткими повідомленнями та службовими записками, текстами програм. Як правило, після завершення роботи над документом необхідно направити його в різні підрозділи для внесення змін, зауважень та узгодження різними особами. Для великих підприємств, особливо які мають філії, мережу магазинів або коли організація розташована в багатоповерховому будинку, система електронної пошти значно підвищить ефективність обміну інформацією. Оперативна розсилка документа мережею може здійснюватися за допомогою будь-якого сумісного пакету програм електронної пошти.

Перспективним напрямом отримання інформації з різних країн світу та її розповсюдження є підключення до мережі Інтернет. Для виробничих, транспортних, будівельних, торговельних підприємств, особливо для оптово-роздрібних комерційних фірм це надає можливість мати свою Web-сторінку, яка дозволяє презентувати реалізацію нових товарів та послуг, брати участь у програмах, виставках, конференціях, конкурсах. Використання штрих-кодування забезпечує можливість створювати систему автоматизованого управління на базі автоматизації ідентифікації матеріалів, товарів та підвищує сучасний рівень управління підприємствами.

Використання автоматизованих ідентифікаційних систем — це:

— автоматизація обліку та контролю руху сировини, матеріалів, товарів та процесу їх інвентаризації;

— скорочення часу оброблення інформації;

— скорочення часу обслуговування покупців та замовників (касові апарати зі сканерами, застосування штрихового кодування) та підвищення культури обслуговування;

— вивільнення людських ресурсів.

Залежно від економічної ефективності всі види комунікацій у підприємстві умовно можна розподілити на дві групи:

— до першої групи належать комунікації, які економлять час працівників, створюють для них додатковий комфорт, дають змогу значно підвищити рівень інформаційного забезпечення, задовольнити своєчасне надання необхідної документації, послуг стороннім клієнтам, але не сприяють отриманню прямого економічного ефекту;

— до другої групи входять комунікації, які дають прямий економічний та соціальний ефект і сприяють зростанню виробництва, товарообігу, прибутку тощо.

Найбільший ефект мають від їх сукупного застосування.

Для реального оцінювання ефективності внутрішніх комунікацій, виявлення їх недоліків, потенційних можливостей і напрямів подальшого розвитку необхідно провести відповідний аналіз, предметом якого є відповідна документація (методики, положення, інструкції) з організації управлінських взаємозв'язків та економічних відносин для різних підрозділів у процесі виробничо-комерційної діяльності.

На підприємстві ці відносини можуть проявлятись деякою самостійністю підрозділів, взаємних фінансових розрахунків, нарікань та претензій до умов праці. Це передбачає, шо в роботі з підлеглими менеджери повинні акцентувати увагу та контролювати виконання поставлених завдань або робочих індивідуальних планів для досягнення максимального господарського ефекту.

Менеджер не повинен виконувати роботу підлеглих, але він може направляти її, забезпечувати всі передумови для її виконання. Головне в цій діяльності — індивідуальний підхід до кожного працівника.

Вплив системи комунікацій проявляється насамперед за відсутності збитків з вини структурних підрозділів підприємства (в ідеальному випадку внутрішні комунікації вважаються ефективними за відсутності взаємних нарікань, невиконання договірних обов'язків, плану товарообороту, втрати товарів та ін.). Таким чином, оцінка впливу системи внутрішніх комунікацій економічних відносин на рівні підприємства визначається за формулою



Р



де Ек — коефіцієнт впливу на рівні підприємства;

УУІ — сумарні економічні збитки, які нанесені всіма підрозді

лами підприємству;

Р — чистий прибуток на рівні підприємства.

При цьому якщо коефіцієнт впливу дорівнює нулю, це свідчить про відсутність економічних збитків та певної міри впливу системи внутрішніх комунікацій на економічні відносини між працівниками. Якщо коефіцієнт більший від нуля, то це говорить про те, що існують певні внутрішні резерви для вдосконалення кінцевих результатів роботи підприємства, підвищення його прибутку.

Для мобілізації цих резервів необхідна ефективна організація системи комунікацій.

На шляху міжособових комунікацій виникають бар'єри, а саме:

1) неповне сприйняття працівниками інформації;

2) несприйняття інформації;

3) семантичні бар'єри, тобто перепони, спричинені нерозумінням способів використання слів і знаків;

4) невербальні бар'єри, тобто перепони, які виникли під час використання невербальних знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.;

5) поганий зворотний зв'язок.

Усунути ці бар'єри можна через удосконалення спілкування. Для цього потрібно:

— бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем;

— бути уважним до почуттів інших працівників;

— враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;

— налагоджувати якісний зворотний зв'язок;

— допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

В організаційних комунікаціях основними причинами виникнення бар'єрів можуть бути:

— деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій;

— громіздка структура комунікаційного процесу;

— незадовільна організаційна структура управління організації;

— інформаційні перевантаження в системі комунікацій та ін. Удосконалення комунікацій і ліквідація бар'єрів в організаціях

може здійснюватися за допомогою:

— застосування сучасних інформаційних технологій (персональних комп'ютерів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телебачення);

— введення системи збору пропозицій від працівників організації;

— поліпшення зворотного зв'язку;

— поліпшення виконання функцій менеджменту;

— ефективного застосування графічних засобів;

— удосконалення змісту та структури документальної інформації;

— регулювання інформаційних процесів та маршрутів;

— раціоналізація структури комунікаційного процесу тощо

< Назад   Вперед >
Содержание