13.2. Процес контролю та його зміст

Процес контролю включає три етапи:

— розробку стандартів і критеріїв;

— зіставлення їх з реальними результатами діяльності організації;

— здійснення необхідних коригувальних дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. Етапи процесу контролю наведені на рис. 13.1.

І

ртів і критеріїв

Розробка станда Порівняння фактично досягнутих результатів зі встановленими стандартами

Вибір відповідної лінії поведінки (здійснення коригувальних дій)

Стандарти розробляють на основі цілей організації, сформульованих у процесі стратегічного планування. Вони характеризуються існуванням часового періоду, протягом якого має бути виконана робота, і конкретного критерію (показника), відносно якого можна оцінити стан виконання роботи.

Подібні показники дають змогу керівництву зіставити реально виконану роботу із запланованою і дати відповідь на питання, що слід зробити, щоб досягти запланованих цілей, і що залишилося невиконаним.

Другий етап процесу контролю полягає в порівнюванні фактично досягнутих результатів із встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають встановленим стандартам, а також, наскільки прийнятні або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів.

Невеликі (припустимі) відхилення суттєво не впливають на діяльність підприємства. Тому менеджер має визначити неприпустимі відхилення від стандартів.

Третій етап процесу контролю передбачає ситуацію, коли менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки — нічого не розпочинати, усунути відхилення, переглянути стандарт.

Якщо порівняння фактичних результатів зі стандартами свідчить про те, що встановлені цілі досягаються або фактичні параметри функціонування системи не перевищують припустимих відхилень, ніяких заходів не вживають.

Якщо відхилення перевищують припустимі, їх потрібно усунути. У випадках, коли відхилення пов'язані з нереалістичністю цілей і стандартів, останні підлягають перегляду.

Рекомендації щодо поведінки для проведення ефективного контролю:

• Встановлюйте двостороннє спілкування. Люди повинні знати, що стандарти, які використовуються для оцінювання їхньої діяльності, дійсно достатньо повно і об'єктивно відображають їх роботу. Якщо в підлеглого виникають якісь проблеми із системою контролю, то в нього повинна бути можливість відкрито обговорити їх, не боячись, що керівництво ображатиметься на це.

• Уникайте надмірного контролю. Керівництво не повинне перевантажувати своїх підлеглих численними формами контролю, оскільки вони будуть поглинати всю їхню увагу. • Встановлюйте жорсткі, але такі, яких можна досягти, стандарти. Чіткий і ясний стандарт створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація, але ці цілі повинні бути реальними.

• Винагороджуйте за досягнення стандарту. Це буде мотивувати співробітників на повну самовіддачу на користь організації.

< Назад   Вперед >
Содержание