13.3. Шляхи підвищення ефективності контролю

Здійснюючи контроль, менеджери повинні пам'ятати, що багато працівників сприймають цю функцію негативно, оскільки побоюються критики та стягнень за виявлені помилки в їх діяльності. Тому слід знати про те, що під впливом контролю можливі такі види поведінки людей:

а) поведінка, при якій люди будуть найліпше працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є його предметом;

б) поведінка, яка може сприяти передачі працівниками неправдивої або неточної інформації;

в) поведінка, спрямована на приховування необхідної для контролю інформації тощо.

Тому розробляючи процедури контролю, менеджери повинні враховувати поведінку персоналу організації.

Контроль як інструмент управління має стимулювати продуктивність праці, розвиток персоналу організації та об'єднання його для подолання недоліків на шляху досягнення поставленої мети.

Для того щоб контроль міг якісно виконувати своє завдання, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен:

1) відображати пріоритети організації відповідно до стратегічної спрямованості її діяльності. Контроль має відбивати стратегічні цілі організації;

2) орієнтуватися на досягнення конкретних кінцевих результатів. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, визначити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб допомагати працівникам розв'язати завдання, які стоять перед організацією. У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає запланованих цілей і в змозі сформулювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому;

3) відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації. Контроль має об'єктивно оцінювати те, що дійсно важливе. Так, на підприємствах контроль прибутку більш важливий, ніж контроль обсягу реалізації, оскільки товарообіг може збільшуватися і при низькій ефективності діяльності внаслідок зростання цін на товари та послуги;

4) забезпечувати своєчасність контролю. Своєчасність контролю полягає не в частоті чи швидкості його проведення, а в оптимальній періодичності;

5) відзначатися простотою. Прості методи контролю потребують менше зусиль і витрат, а головне — вони зрозумілі персоналу. Дуже складна система контролю неефективна, оскільки люди її не розуміють і не підтримують;

6) забезпечувати гнучкість застосування контрольних операцій. Контроль, як і плани, має бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, які відбуваються в діяльності організації;

7) бути економічним, тобто ґрунтуватися на порівнянні витрат на контроль з його дієвістю.

Для того щоб контроль міг використовувати своє справжнє завдання, бути ефективним, він повинен мати такі властивості:

— Стратегічну спрямованість, тобто відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх.

— Орієнтацію на результати. Кінцева мета контролю полягає в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.

— Відповідність справі, тобто об'єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо.

— Своєчасність контролю полягає не у високій швидкості або частоті проведення, а в часовому інтервалі між проведенням оцінок, який адекватно відповідає явищу, що контролюється.

— Гнучкість контролю та простота контролю. Надлишкова складність контролю веде до безпорядку.

— Економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контроль над ситуацією, а спрямовує роботу по неправильному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю.

Інформаційно-управляючі системи в плануванні і контролі (ІУС)

ІУС — це формальна система, яка поставляє керівникам інформацію, необхідну їм для прийняття рішень. Ефективна ІУС приймає до уваги відмінності між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному керівникові інформацію тільки того типу і якості, яка йому необхідна.

Основними етапами створення ІУС є аналіз системи прийняття рішень, проектування системи оброблення інформації, а також створення системи управляючих впливів і її контроль.

Для підвищення ефективності ІУС необхідно залучити користувачів до процесу створення системи, проводити навчання користувачів, концентрувати увагу лише на потрібній інформації, забезпечувати високі економічні показники роботи системи, утримувати необхідний штат технічних працівників для її обслуговування, проводити тестування ІУС, а також модернізувати її у відповідності з виникаючими змінами.

Вітчизняний та зарубіжний досвід показує, що суттєвому підвищенню ефективності контролю, особливо у великих організаціях, сприяє створення інформаційно-управлінської системи контролю. Така система повинна видавати інформацію про минуле, теперішнє і майбутнє. Вона ґрунтується на широкому використанні комп'ютерної техніки та зорієнтована на користувача

< Назад   Вперед >
Содержание