Обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Организует административно-хозяйственное и материально-техническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании, являющейся вспомогательной по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.

2. Решает организационно-технические и социально-психологические проблемы эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов в соответствии с предоставленными полномочиями.

3. Осуществляет координацию и руководство деятельностью административно-хозяйственного отдела по хозяйственному и транспортному обслуживанию компании и(или) подразделений, анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов. Обеспечивает сохранность офисного и хозяйственного оборудования, его восстановление и пополнение. Следит за состоянием помещений и принимает мерь по своевременному их ремонту. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. Контролирует выполнение Правил пожарной безопасности. Контролирует выполнение правил внутреннего распорядка.

4. Принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов.

5. Осуществляет подбор и расстановку кадров административного (административно-хозяйственного) отдела, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда. Руководит работой обслуживающего персонала компании, составляет графики выхода на работу. Распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Принимает меры по совершенствованию организации труда работников отдела, снижению затрат, расхода материалов, улучшению использования оборудования и повышению производительности труда, обеспечивает работников своего отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием, оргтехникой. Представляет предложения о поощрении отличившихся работников, наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины, применении при необходимости мер материального воздействия.

6. Организует работу по уборке и обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в офисных помещениях и местах общего пользования. Обеспечивает систематический контроль за работой систем жизнеобеспечения (водопровода, канализации, электросети, средств связи, оборудования и др.), принимает меры по устранению возникших неисправностей в их работе.

7. Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования. Контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении работ в офисе.

8. Организует связи с поставщиками и деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации. Осуществляет разработку и контроль реализации заключаемых соглашений, договоров и контрактов, касающихся его деятельности, оценивает степень возможного риска. Оформляет документы для заключения договоров, необходимых для работы офиса: на техническое обслуживание и ремонт оргтехники, поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, об оказании услуг сторонних организаций, страхования и т. д.

9. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (материалы, оборудование, канцелярские принадлежности и т. п.), оформляет соответствующую документацию. Организует плановые и внеплановые закупки материалов. Принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения брака. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

10. Следит за обеспечением подразделений необходимым оборудованием, материалами, ведет учет наличия материальных ценностей, проводит периодически осмотр и обеспечивает их сохранность. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. Составляет при необходимости акты на списание поврежденного имущества.

11. Отмечает увольняющимся из компании обходные листы или выдает справки об отсутствии задолженностей.

12. Обеспечивает соблюдение работниками правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка. Обеспечивает безопасные и здоровые условия труда.

13. Осуществляет контроль за содержанием автотранспортных средств в надлежащем состоянии. Организует приемку поступающих в эксплуатацию подвижного состава и оборудования. Проводит работу по предупреждению дорожно-транспортных происшествий, повышению уровня технических знаний. Участвует в расследовании причин аварий, поломок, повреждений, простоев, нарушений правил технической эксплуатации дорожного движения. Организует выпуск подвижного состава на линию согласно утвержденному графику в технически исправном состоянии. Осуществляет контроль за соблюдением водителями правил технической эксплуатации автотранспортных средств и оказанием им необходимой технической помощи на линии. Анализирует причины дорожно-транспортных происшествий и нарушений водителями правил дорожного движения. Осуществляет контроль по обеспечению горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правильным хранением подвижного состава. Следит за своевременностью направления автомобилей на техническое обслуживание. Принимает меры по устранению отмеченных недостатков, разрешению конфликтных ситуаций.

14. Организует страхование имущества и транспорта компании.

15. Обеспечивает материально-техническую и административную поддержку при организации проводимых совещаний, конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании.

16. Привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).

17. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

18. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

19. Контролирует работу по организации деловых поездок.

20. Организует делопроизводство офиса, работу приемной, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

21. Регулирует вопросы парковок – для ряда сотрудников в соответствии с занимаемыми ими должностями могут предоставляться парковки за счет компании. Круг таких должностей определяется заранее.

22. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

< Назад   Вперед >
Содержание