<< Пред.           стр. 12 (из 14)           След. >>

Список литературы по разделу

 * Содержание по разделам (с ссылкой на Главу 3 Раздела 0).
 * Структура, используемая в главах и разделах.
 * Содержание глав (на Рисунке 7. В приведен пример двух страниц из Главы 2 Раздела 0).
  Так как административная организация постоянно корректируется, желательно оформить справочник в виде скоросшивателя или компьютеризировать его. В случае изменений руководству не придется каждый раз рассылать полный экземпляр справочника. Достаточно будет разослать
 
 измененные части. Поэтому каждая страница должна иметь уникальный идентификатор. Для этого служит заголовок каждой страницы. Содержание заголовка, как показано па Рисунке 7.Е, идентифицирует каждую страницу единственным образом, по возможности независимо от выбранной структуры справочника.
  Необходимо обновлять оглавление справочника, чтобы отразить изменения, зарегистрированные в течение фазы документирования. По этим изменениям можно быстро узнать, какие изменения были внедрены и соблюдались ли предписанные процедуры. Если стандарты документирования не регистрировались больше нигде в организации, то их следует внести в справочник, в Главу 7 Раздела 0 (правила изменений).
  В Главе 3 Раздела 0 указывается, как управление административной организацией и справочник включаются в организацию. Это будет далее обсуждаться в Разделе 7.6, посвященном подробному изучению управления.
  В Главе 4 Раздела 0 описывается подготовка к распространению справочника. Распространением справочника занимается отдел, ответственный за ведение справочника. Имена сотрудников, получивших копню справочника, должны быть занесены в список распределения. Затем измененные варианты выдаются сотрудникам в соответствии с этим списком.
  Возможно, что сотрудники получат только некоторые разделы справочника. В этом случае выданные разделы должны быть отмечены в списке распределения, и затем следует распространять лишь изменения к соответствующим разделам.
  Вместе с обновленными вариантами справочника распространяется сопроводительный список, в котором, помимо прочего, указывается следующее:
 * Страницы, которые будут добавлены.
 * Страницы, которые будут удалены.
 * Дата рассылки.
 * Дата предыдущих изменений.
 Справочник по административной организации Страница: 1 Раздел: 0. Инструкции для Справочника Версия: 2 Глава: 2. Содержание Справочника Автор: Noordam Параграф: 4. Идентификация страниц Изменено: 06-10-1991 Подпараграф: Дата: 01-13-1992 Рисунок 7.Е Заголовок страницы Справочника по административной организации
 *
 Количество текущих изменении.
 * Количество предыдущих изменений.
  Во всех случаях рассылается новое оглавление справочника. Возможно также ступенчатое распространение, при котором множество экземпляров справочника выдается начальникам отделов, которые по своему собственному усмотрению могут распределять их среди сотрудников. При использовании справочника следует соблюдать несколько условий, а именно: содержание должно быть надежным и использовать его следует только в ходе осуществления мероприятий организации. Таким образом, сотрудники обязаны вернуть справочник после того, как закончат свою работу. Способ, при котором справочники распространяются по комнатам, нежелателен, если на сотрудников не возложена ответственность за распределение копий в каждой комнате.
  Несколько правил для документирования описаний в справочнике приведены в Главе 5 Раздела 0. Эти принятые правила схематического изображения должны быть увязаны с выбором ширины и глубины документирования (см. Разделы 3.4 и 3.5). В приложении читатель найдет примеры правил использования методик документирования. Компьютеризированные инструменты, используемые для документирования (см. Раздел 7.3), могут по роду своего действия оказывать влияние на разработку правил. В Разделе 7.6 описывается применение компьютеризированных инструментов из Главы 6 Раздела 0.
  Глава 7 Раздела 0 содержит правила внесения изменений в справочник. В принципе, всем пользователям справочника дается право вносить предложения об изменениях или дополнениях к административным бизнес-процессам. Для осуществления изменений необходимо использовать хорошие процедуры, включающие достоверную проверку всех возможных последствий. Очень важными являются следующие действия:
 * Регистрация предложения об изменении или дополнении к административным бизнес-процессам в центральном отделе - Отделе административной организации.
 * Ориентировка инициаторов, задействованных менеджеров отделов и Отдела административной организации в отношении изменения/адаптации.
 * Исследование результатов изменения в отношении других административных бизнес-процессов, производительности, внутреннего контроля, автоматизированных систем и т. д.
 * Назначение сотрудника, который должен одобрить изменение и составление предложения к дате завершения (делается Отделом административной организации).
 *
 Создание концептуального описания административного бизнес-процесса, в котором основное внимание уделяется связи с другими процессами, результативности и эффективности, фи к торам управления и автоматизации.
 * Оценка концептуального описания (начальниками отделов, а также внутренними и внешними экспертами).
 * Предложение заключительного описания процесса (Отделом административной организации).
 * Отправка описания в отдел документации. (Этот отдел подтверждает соответствие описания требованиям формы, отвечает за регистрацию его в справочнике, а также за доставку описания в организацию.)
 * Представление административного бизнес-процесса участвующим в нем отделам (под руководством Отдела административной организации, если это необходимо).
 В целях контроля за завершением всех этапов внедрения изменении, можно, начиная с момента возникновения инициативы по изменению, регистрировать их в файле изменений, где может быть отмечено завершение каждого этапа. Таблицы файлов изменений могут содержать следующие колонки:
 * Номер.
 * Описание инициативы.
 * Номер процесса.
 * Дата одобрения.
 * Дата внедрения.
 * Одобрено (кем).
 * Регистрация в справочнике.
 * Оценка.
 * Окончательная виза.
  В Главе 8 Раздела 0 представлены правила обработки текстов для справочника. Здесь можно рассматривать определение размера текстов, макета страницы, использование различных типов шрифтов, заранее определенных макросов в программном обеспечении текстовых процессоров, а также использование специальных видов бумаги. В этой главе может также описываться подготовка, изменение и сортировка текстовых файлов и файлов компьютеризированных средств.
  В Главе 9 Раздела 0 формулируются определения и концепции терминов, применяемых в разделе 0, а также рассматривается их связь с другими терминами и концепциями.
 
 7.5 Компьютеризация Справочника по административной организации
  С точки зрения качества и продуктивности, рекомендуется компьютеризировать Справочник по административной организации. Это может быть сделано на персональном компьютере. В связи с этим важными являются следующие программы:
 * Текстовые процессоры для работы с текстом справочника.
 * Программы построения схем с помощью методик документирования, описанных в приложении.
  Текстовые процессоры дают возможность заново компоновать части текста, изменять его и т. д. Средства текстовой обработки упрощают быстрое внесение изменений в текст справочника в случае изменений в административной организации.
  Схемы, включенные в Справочник по административной организации, могут быть начерчены вручную. При этом используются распечатанные ранее шаблоны и формы. Однако ручное построение схем имеет ряд недостатков: оно требует много времени, схемы сложнее обновлять, а также приходится вручную отслеживать соблюдение соответствия между различными схемами.
  Существуют компьютерные программы, которые автоматизируют построение схем. Эти программы используются в персональных компьютерах или сетях. Построение схем с помощью такой программы имеет множество преимуществ.
 * Для опытных пользователей построение занимает намного меньше времени.
 * Схемы можно сохранять в виде компьютерных файлов данных и обновлять позднее.
 * Оформление чаще всего имеет очень высокое качество, так как можно распечатывать схемы на лазерном принтере, подбирать тип букв под размер схем, а также управлять различными функциями форматирования, например центрированием текста и символов.
  Простота обновления текста или схем является важным преимуществом компьютеризированной версии справочника перед ручной. При документировании, анализе или разработке проектов окончательная схема получается не с первого раза, а путем последовательных улучшений. Использование компьютеризированных инструментов документирования может привести к существенному увеличению производительности.
 
 Применение компьютеризированных инструментов документирования имеет также некоторые недостатки. Чтобы освоиться с принципами работы программы, требуется определенное время. Однако доступные па рынке программы имеют удобный для пользователя интерфейс и обычно управляются при помощи мыши. Вторым недостатком является необходимость инвестиций в аппаратное и программное обеспечение. Безусловно, в наши дни персональные компьютеры стали общедоступным средством. Однако, несмотря на это, вложения в необходимое программное обеспечение могут быть весьма существенными, особенно если речь идет о наиболее современных инструментах. То, насколько оправдано это вложение, зависит от преимуществ, которые оно дает в каждой конкретной ситуации.
  Приближенно можно выделить три группы компьютеризированных инструментов документирования:
 * Программы рисования в свободном стиле. Они дают пользователю полную свободу в выборе иллюстраций. С помощью этих программ можно нарисовать как иерархическую схему-обзор, так и дома с деревьями. Тот факт, что эти программы предназначены для рисования в свободном стиле, несколько затрудняет их использование для построения схем административной организации.
 * Программы структурного или специализированного рисования. Эти программы специально разрабатывались для построения конкретных видов схем. Они содержат стандартные символы, которые можно использовать снова и снова. Программы специализированного рисования имеют ряд преимуществ перед программами рисования в свободном стиле. В них можно задать фиксированную разметку, определяющую положение символов (всегда друг под другом или рядом друг с другом), а затем управлять ею. Ограничение возможностей пользователя по свободному рисованию помогает обеспечивать однородную структуру схем. Структурирование повышает производительность документирования.
 * Комбинированные (интегрированные) инструменты документирования. Они представляют собой особую категорию структурированных или специализированных программ рисования.
  Комбинированные инструменты документирования специально предназначены для построения интегрированной модели административной организации. Комбинированные инструменты документирования принадлежат к автоматизированным инженерным средствам (CASE). В этих программах схемы являются промежуточными блоками. С помощью схемы пользователь вводит символы в энциклопедию. Эта энциклопедия сохра-
 
 няется в центральной базе данных. При вызове схемы она не считывает с диска, а составляется из символов и связей, хранимых в энциклопедии При сохранении схемы символы и связи, содержащиеся в ней, считываются в энциклопедию. Каждый символ представлен в энциклопедии лишь однажды. Каждый раз, при вызове схемы, содержащей этот символ он копируется из энциклопедии и вставляется в схему (см Рисунок 7 F) Таким образом, если изменяется имя документа, то изменение переносится и
 
 Рисунок 7.Р Свободные, структурированные и комбинированные инструменты документирования
 
 в энциклопедию. Имя документа изменяется также но псех других схемах, где фигурирует документ.
 Конкретные преимущества комбинированных инструментов:
 * Способность документировать крупные и сложные административные организации как единое целое, не теряя при этом общего представления. Это особенно важно при высокой степени интеграции административных процессов.
 * Для каждого символа можно сохранять любые свойства, определения и комментарии.
 * Повышение производительности, поскольку данные и их изменения необходимо вводить только один раз.
 * С помощью инструмента документирования проводится отслеживание соответствий внутри сложной документации.
 * Простота составления отчетов об административной организации в целом.
 7.6 Ответственность за административную организацию
  Во всех задачах, рассмотренных в книге вплоть до настоящей главы, был упущен один момент: вопрос о том, кто в организации несет ответственность за системы административного информационного управления и административную организацию в целом, обсуждался лишь косвенно. В данной главе мы поговорим об Отделе административной организации, ответственном за управление, ведение и распространение Справочника по административной организации. Этот отдел может также нести ответственность за документацию, анализ и оценку административных бизнес-процессов. Это отдел, обладающий хорошим общим представлением об административной организации, в котором могут изучаться последствия возможных изменений. Однако данный набор задач не исчерпывает всей ответственности за административную организацию. Возникает также множество вопросов: насколько целесообразно использование Справочника по административной организации, насколько возможна отмена предыдущих шагов процедуры, каковы санкции в случае нарушения правил? Менеджер, ответственный за конкретные разделы и/или части справочника, отчитывается за содержание справочника, хорошее проектирование административных бизнес-процессов, а также за их внедрение, согласованность и функционирование. Отдел администрации несет ответственность за координацию, распространение и контроль содержания справочника, но не за его достоверность.
 
 7.6.1 Финансовая служба и административная организация
  Часто Отдел административной организации является частью организационной структуры финансовой службы.
  Финансовая служба в данной ситуации несет ответственность за:
 * Экономический анализ предприятия и рекомендации.
 * Прогнозы, оценки и бюджеты.
 * Расчеты.
 * Обзоры финансирования и кредитов.
 * Казну.
 * Налоги.
 * Страхование.
  Мероприятия по административной поддержке могут также включаться в функции финансовой службы. Такой тип организационной структуры объединяет всю административную информационную систему управления внутри одной функции. Финансовая служба может использовать различные отделы, имеющие опыт в какой-либо конкретной области (такие, например, как Отдел административной организации). В литературе представлены разнообразные интерпретации в отношении сочетания положения и задач финансовой службы.
  Замечание: в зависимости от организации, ответственность за Справочник по административной организации может возлагаться на многие различные функции. (Например, мы рассматривали обязанности трудовых ресурсов, информационных систем, обеспечения качества, контроля производства или бухгалтерских функций). Мы продемонстрируем то, как следует вести справочник в организации, на примере случая, когда эта обязанность включена в функции финансовой службы.
 7.6.2 Менеджер по информации и административная организация
  Обязанности административной организации до сих пор находятся в процессе разработки, в частности из-за влияния компьютеризации процессов, офиса и т. д Среди должностей, частично ответственных за административную организацию (таких как внутренний бухгалтер, внутренний отдел контроля, эксперты административной организации, системные разработчики, финансовая служба) появилась и новая должность менеджера по информации. Менеджер по информации несет ответственность за:
 
 
 * Отслеживание соответствия между организацией, информационной политикой и информационными планами (и последующими автоматизированной политикой и планами).
 * Изменяемые аспекты вышеозначенного.
 * Описание будущих информационных потребностей в свете долгосрочной информационной политики.
 * Разработка и управление концептуальной схемой административной информационной системы управления (с акцептом на пользовательскую спецификацию системы).
 * Отслеживание конфликтов между отдельными проектами (частично определяемого системой информационного управления).
  Менеджер по информации на абстрактном уровне занимается аспектами информационной системы, ориентированной на пользователей. Мы рекомендуем, чтобы должность менеджера по информации не была административной и зависимой от пользователей и возможного компьютерного центра. Часто эта должность вообще не является управленческой. Встречается также совмещение должностей начальника финансовой службы и менеджера по информации.
 7.6.3 Разделение функций между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации
  Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной организацией, которые необходимо выполнить, значительно обширнее задач по управлению одним лишь Справочником по административной организации. В управлении справочником рекомендуется различить функциональное управление и техническое управление. Функциональное управление занимается содержанием справочника и относящимися к нему понятиями и определениями. Техническое управление включает составление описаний к справочнику и его обновление.
 Функциональное управление включает следующие задачи:
 * Разработка структуры Справочника по административной организации.
 * Определение терминов и понятий, используемых в Справочнике по административной организации и их обновление.
 * Контроль качества определений.
 * Мониторинг применения стандартов документирования.
 *
 Задание, документирование и улучшение стандартов документирования.
  Задачи, связанные с техническим управлением справочником, можно суммировать следующим образом:
 * Предложение принципов текстовой обработки.
 * Проверка использования для документирования и анализа хороших компьютеризированных инструментов.
 * Обновление справочника (при изменении процесса).
 * Организация распространения справочника и его обновленных версий.
 * Поддержка инициализации и реализации изменений.
  Безусловно, в отношении справочника можно выделить ряд дополнительных консультативных и исполнительных функций, например:
 * Выполнение описаний и анализа или обеспечение высококвалифицированной экспертизы.
 * Организация проектов описания и анализа.
 * Реальное осуществление улучшений в административной организации.
  Задачи по управлению административной организацией также включают задачи, определенные для Справочника по административной организации. Кроме того, задачи управления (в самом широком смысле слова) административной организацией включают:
 * Определение информационной структуры организации.
 * Определение будущих информационных потребностей и указание, как им удовлетворить.
 * Определение и проектирование административной организации.
 * Мониторинг результативности, эффективности и надежности административной организации.
 * Проверка надлежащего функционирования административной организации.
 * Обеспечение достаточных знаний о структуре, проектировании и желаемых методах работы.
  Вопрос о том, с помощью каких должностей в организации должны выполняться различные задачи административного управления, доста точно сложен, особенно когда организация растет, увеличивается специализация внутри организации в области административных информационных систем управления и возникает вопрос о целесообразности централизации и децентрализации задач.
 
 Изначально административно-организационная должность была сформирована внутри финансовой функции организации. В небольших п средних организациях администрирование, компьютеризация, обработка информации и анализ большей частью по-прежнему совмещаются в одном отделе. Определение задач операционных (рабочих) отделов, таких как покупка и продажа, приводит к некоторым проблемам. Ответственность за задачи в области управления административной организацией, как указывалось выше, лежит на сотрудниках финансового отдела.
  Разделение задач административной организации вообще имеет смысл, когда финансовые функции, из соображений производительности или внутреннего контроля, делятся на функции управления и повседневные обязанности финансовой службы. Так может существовать отдельный административный отдел, работающий в дополнение к отделу финансовой службы и продолжающий выполнять все задачи, кроме задач финансовой администрации, полностью рассмотренных в Разделе 7.6.1. Как только достигнут определенный размер организации, становится эффективным основать отдельную административную организацию. Эта организация будет определять структуру обработки данных внутри отделов и давать указания в отношении требований по единообразию к консолидации, которым должны удовлетворять отделы поставки.
  Центральный отдел административной организации окажет поддержку в описании и анализе административной организации, хотя и не и форме рабочей силы, подготовки кадров и т.д. Менеджеру отдела, который готовит раздел в справочнике, обычно поручается определить, когда следует обновлять данный раздел справочника, а также нести ответственность за управление данным разделом.
  Ситуация усложняется, если кроме финансовой службы и функции управления существует также должность менеджера по информации. Поскольку задача менеджера по информации не ограничивается административной организацией в плане финансового управления и систем его обеспечения, то менеджер по информации потоков включает в свою сферу полную обработку информации и системы ее распределения внутри организации. Другими словами, информационное управление для финансового офиса - это зачастую лишь одна из многих областей, требующих внимания. Здесь возникает вопрос о том, как следует распределить задачи между финансовой службой, отделом сотрудников административной организации (дифференцированно или нет), менеджером по информации и пользователями.
  В сфере административной организации, задача менеджера по информации должна заключаться по крайней мере в создании общей схемы и обеспечении соответствия. Это означает, что, помимо своих задач в дру-
 
 гих областях, в сфере административной организации менеджер по информации должен:
 * Указать общую структуру справочника административной организации.
 * Указать образец разделения функций и задач административной организации и описать соответствующие обязанности и потребности.
 * Поддерживать методы и технологии описания и анализа административной организации.
 * Управлять компьютерными системами для описания и анализа организации и поддерживать пользователей систем.
 * Подготавливать сотрудников в областях описания и анализа административной организации.
 * Поддерживать пользователей (обладающих рабочей силой).
 * Вести по крайней мере один полный экземпляр справочника по административной организации для всей организации, куда заносятся все описания.
 * Вести общее управление данными.
 * Указывать информационную структуру (информационную архитектуру) для всей организации.
 * Отслеживать последовательное использование предписанных методов и методик по всей организации.
 * Выявлять ненужные дублирования и/или частичные совпадения в организации, в рамках управления Справочником по административной организации. Это означает, что следует четко определить различные обязанности по управлению.
  Предполагая, что для всей организации существует функция центральной финансовой службы, можно определить следующие задачи в области управления административной организацией:
 * Общая постановка и проектирование административной организации для функций, которые относятся к функциям финансовой службы (экономический анализ организации, планирование, расчеты, казна и т. д.). Сюда относится задание и проектирование функций внутри самого отдела финансовой службы, а также функции руководства, предоставляющего информацию.
 * Проверка обработки данных в соответствующих областях.
 * Ответственность за качество распространяемой информации. В этой области, финансовая служба также должна давать указания отделам и предоставлять информацию.
 
 Имеет смысл, чтобы разделом справочника, и котором рассматриваются мероприятия, проводимые финансовой службой, -заведовал сам начальник финансовой службы. Это означает, что на практике начальник финансовой службы будет анализировать и описывать соответствующие отделы административной организации. Он также будет нести ответственность за анализ документов, составленных в отделах предоставления информации.
  Что касается начальной структуры справочника, начальник финансовой службы должен установить очередность описания различных подразделений административной организации. Он также будет вести и распространять те разделы справочника, в которых рассматриваются его функции. Кроме того, он должен удостовериться, что отделы, предоставляющие информацию, действуют согласно принципам, указанным в справочнике. Путем такой организации работы финансовая служба выполняет и некоторые задачи, являющиеся частью внутренних процессов контроля.
  На основе указаний и требований, заданных финансовой службой, отдел управления будет разрабатывать детальный план бизнес-процессов внутри него. В соответствии с правилами, заданными менеджером по информации потоков и финансовой службой, в этом отделе будет спроектирована и подробно описана административная организация внутри него. Кроме того, в офисе управления должны также убедиться, что обработка данных производится в соответствии в предписанными методами.
  Все эти практические приемы приведут к разделению задач, в то время как менеджер по информации будет заниматься основными структурами, методическими правилами и полной поддержкой информационной системы. Она производит иерархический обзор, (основную) схему принципов административного процесса, контекстуальные схемы и полный обзор всей организации. Начальник финансовой службы несет ответственность за разработку административной организации с внутренними коммуникациями, а также отслеживает эффективность и описывает административную организацию на уровне глобальных схем процессов и детальных схем процессов для его собственного отдела. Он также пишет справочные руководства и инструкции для отделов, которым он поставляет информацию.
  Офис управления описывает административную систему в своем собственном отделе в соответствии с детальными схемами процесса и необходимыми схемами инструкций. Кроме того, офис управления документирует свои собственные мероприятия по обработке информации для поддерживаемых им отделов и своих собственных работников.
 
 7.6.4 Заключение
  Очень важно правильно определить обязанности по управлению административной организацией. В самом начале проекта важно записать, кто является ответственными пользователями, и кто несет ответственность за управление (в широком смысле) административной организацией. Ясное определение этих обязанностей позволяет избежать большой путаницы, которая может возникнуть при определении и документировании отдельных детальных процессов. Кроме того, лучше заранее подготовить организацию проекта в соответствии с конечной ситуацией управления: менеджер, управляющий разделом Справочника по административной организации, должен быть членом команды по выполнению проекта, описывающим этот раздел справочника.
  Административная организация должна составить расписание ревизий по каждому разделу справочника, чтобы периодически проверять, выполняются ли описанные там процедуры и удовлетворяют ли они постоянно меняющимся потребностям организации в бизнесе. Председателем каждой команды по аудиту должен быть менеджер, ответственный за данный раздел справочника. Скрытая цель состоит в том, чтобы в как можно большей степени вовлечь пользователя в ведение его собственного раздела справочника под руководством центрального технического координационного отдела или сотрудника. И наконец, Справочник по административной организации подготавливается с целью оказания помощи и руководства людьми, использующими в своей работе административные системы организации.
 
 
 
 
 
 
 
 
 I Схема
 организационной
 структуры 1.1 Общая информация
  Схема организационной структуры служит для обеспечения понимания структуры организации. Особенное внимание схема уделяет формальным отношениям между отдельными структурными единицами и отделами. Эти отношения могут быть по сути как иерархические (отношения с администрацией), так и функциональные (правила и руководящие указания).
  Схема организационной структуры не подходит для схематического изображения административных бизнес-процессов; схема служит вспомогательной информацией для административных процессов и нацелена па обеспечение понимания. В частности, схема может представлять факторы месторасположения организации и отношений между отделами и отдельными сотрудниками.
 1.2 Свойства
  Из всех возможных методик схематического изображения схема организационной структуры применяется наиболее широко. Почти в каждой организации существует необходимость в уточнении формальных иерархических и функциональных отношений; и, возможно, доступны некоторые формы документации по организационной структуре. Таким образом, воспроизведение организационной структуры первоначально не по-
 
 относительно того, какие сотрудники занимают те или иные должности и какие задачи они выполняют. Большее значение имеют взаимосвязи должностей. Для воспроизведения этих взаимосвязей часто бывает достаточно документировать взаимосвязи между различными отделами, подотделами, контактными группами, комиссиями или командами, работающими над проектом, не указывая индивидуальные позиции внутри каждой группы.
  Цель изображения схемы организационной структуры ограничена: кроме формальных линий полномочий и ответственности она показывает группы, отделы или отдельных сотрудников, ответственных за определенные операции. Квадраты в этих схемах представляют эти единицы.
  В схемах с помощью определений может быть передана некоторая информация относительно характера операций. Набор задач административного отдела в торговой компании можно подразделить, к примеру, на обновление информации по счетам, контроль счетов за приобретенные материальные ценности, отслеживание дебиторской задолженности, составление финансовых смет и управление отчетами, в которых фактические данные сравниваются с финансовыми сметами.
  Рекомендуется ограничивать схемы организационной структуры факторами, упомянутыми выше (иерархические связи, разбивка операций по отделам). Следует понимать, что схема может предлагать связи, которые в действительности не существуют: большое количество неформальных контактов и отношений не представлено. Организация информации в схемах не показана. Кроме того, хотя в схеме можно указать, что существуют некоторые иерархические связи между двумя подразделениями, все же степень, в которой эти связи имеют силу, не изображается схематически. В общем можно сказать, что схема организационной структуры не подходит для представления круга полномочий или ответственности различных должностей и отдельных сотрудников.
  Хотя схема организационной структуры используется большинством компаний, она не всегда соответствует уровню современных требований. Количество изменений, регулярно реализуемых в некоторых организациях, делает почти невозможным каждый раз переделывать схемы. Однако все же в некоторых усложненных организациях предельно важно иметь точное представление о структуре организации. Для этих типов компаний можно также увидеть, что новые схемы или, по крайней мере, только те страницы, которые были изменены, публикуются достаточно часто и распространяются внутри организации. Схема организационной структуры обычно является частью руководства по организации, в котором кроме структуры организации записаны также имена и должности всех сотрудников, адреса и номера телефонов, а также географическая схема компании.
 
 Для разрешения проблем с постоянным перерисовыванием схемы можно использовать простейшие прикладные компьютерные приложения. После внедрения изменений в файл организационной структуры (к примеру, кода должности, имени сотрудника, и непосредственного менеджера), компьютерные программы начинают немедленно изменять и перепечатывать схемы. (Приложения также могут быть частью компьютеризированных средств для описания административной организации.)
  Это приложение может стать более интересным, если помимо иерархических отношений будут также схематически изображаться функциональные линии консультаций. В маленьких организациях обычно не рекомендуется использовать приложения, каждый раз будет необходимо изменять схемы вручную.
 1.3 Правила
 1.3.1 Размещение
  Существует два варианта размещения схемы организационной структуры: вертикальные и горизонтальные схемы.
 Вертикальная схема
  В вертикальной схеме вертикальные линии отражают иерархическую подчиненность и горизонтальную координацию. Этот метод изображения традиционно широко применяется. На Рисунке I.A изображено управление секретарского отдела, которое напрямую отчитывается перед руководством. В кружке указан руководящий комитет.
 Рисунок I.A Схема организационной структуры (вертикальная): Тип 1
 
 Рисунок I.B Схема организационной структуры (вертикальная): Тип 2
 
  В общем, комиссии, консультативные подразделения и команды, работающие над проектом, обозначены аналогичными кружком как часть организационной структуры. Этот кружок рисуется рядом с отделом или подразделениями, которые проявили инициативу по началу деятельности комиссии или консультативных подразделений. Внизу справа в квадратах подсчитано и записано количество персонала в каждом отделе, включая руководящий уровень. Приведенный выше пример занимает всю ширину страницы. Для более сложных схем из-за недостатка места может потребоваться создание схемы таким образом, что сохранение равенства на горизонталях не будет соблюдено.
 
 Рисунок I.C Схема организационной структуры (вертикальная): Тип 3
 
 Примеры таких менее точных (по необходимости) схем воспроизведены на Рисунках I.B и I.C. При взгляде на Рисунок I.B создается впечатление, что отделы Al-АЗ и С1-СЗ находятся на более высоком уровне в организации, чем отделы В1-ВЗ. На Рисунке I.C кажется, что А1, Б1, С1 занимают относительно более высокие позиции, чем A3, БЗ, СЗ.
 Горизонтальная схема
  Эта форма схемы привлекательна с точки зрения использования места (особенно когда организация достаточно широка). Для экономии места по длине страницы самостоятельные отделы представлены с помощью линий, а не квадратов (см. Рисунок I.D).
  На практике также используется третий тип размещения, круговое размещение, в котором равные иерархически упорядоченные позиции расположены в концентрических кругах.
 1.3.2 Правила составления чертежей
  Количество правил изображения схем организационной структуры в общем ограничено. Чертёжник должен как можно точнее придерживаться следующих правил:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Рисунок I.D Схема организационной структуры (горизонтальная): Тип 4
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Рисунок I.E Схема организационной структуры
 * Сотрудники, находящиеся выше по иерархии, должны быть изображены над нижним (в вертикальной схеме) и слева над нижним (в горизонтальной схеме).
 * Следует разрешать конкретизацию имен, "веса" отделов, классификационных позиций, возраста сотрудников и т. д.
 * Комиссии и консультативные подразделения должны изображаться на том уровне, на котором они возникли.
 * Отдел кадров должен изображаться рядом с отделами, к которым прикреплены сотрудники.
 * Квадратами обозначаются отделы и сотрудники; кружками -консультативные подразделения.
  Следует заметить, что в некоторых фирмах различие между линейными отделами и отделами кадров часто не может быть задокументировано соответствующим образом. Все отделы, независимо от их природы, затем группируются в как можно более крупные группы и изображаются рядом друг с другом в схемах. Рисунок I.E представляет пример этого путем группировки отделов по так называемым операционным, функциональным и вспомогательным мероприятиям организации.
 
 
 
 
 
 
 
 II Схема принципов
 административных
 бизнес-процессов 11.1 Общая информация
  Схема принципов предназначена для изображения принципов административных бизнес-процессов. Важно, что схема дает четкое и быстрое представление существенно важных факторов. Схема принципов административных бизнес-процессов в общем не подходит для детального изображения факторов.
 11.2 Свойства
  Схема принципов должна быть полностью самоочевидной, то есть не требующей дальнейших объяснений. Схема может дать хорошее представление о процессах.
  Схема принципов - схема свободного формата в том смысле, что не существует постоянной модели, одинаковой для каждого последующего случая. Если требуется, можно заранее договориться относительно используемых символов, их количества, использования текста, максимального количества факторов, которое может быть представлено и т. д.
  Каждая схема будет оцениваться в соответствии с личными предпочтениями. Главное: схема должна оставаться простой. Кроме использова-
 
 набольшего числа символов преимуществом может также считаться следующее:
 * Эффективная передача знаний.
 * "Заставляет задуматься".
 * Выразительность.
 * Представление основных концепций.
  Эти преимущества имеют место, если схема принципов используется в правильных случаях. Не всегда целесообразно использовать схемы принципов как средства передачи знаний. В каждом случае рекомендуется задаваться следующими вопросами:
 * Действительно ли это добавляет знания к уже существующим описаниям или схемам?
 * Могут ли другая схема или текст быть более полезными для цели схематического изображения?
 11.3 Правила
  Правила использования схемы принципов, как свободной схемы, ограничены. Значение имеют руководящие принципы, которые применяются в общем для всех свободных схем. Помимо всего прочего, они включают в себя:
 * Обеспечение четкого представления и удобочитаемости схемы.
 * Ограничение количества факторов, представленных в схеме, четырьмя-пятыо.
 * Адаптация схемы к уровню знаний читателя.
 * Использование простых символов, таких как квадраты, кружки, стрелки, причем каждый символ должен иметь только одно значение; символы разъясняются в схеме.
 * Ограничение использования в схеме текста.
 * Использование бумаги стандартного размера.
 11.4 Примеры
  В качестве примеров схемы принципов административных бизнес-процессов на Рисунке II.А приведена схема администрации больницы и на Рисунке П.В. - схема агентства по временному трудоустройству.
 
 
  Рисунок II.A Больница. Схема администрирования
 
 Рисунок II.В Агентство по временному трудоустройству. Схема администрирования
 
 
 
 
 
 
 
 
 III Схема
 иерархического
 обзора III-1 Общая информация
  Схема иерархического обзора обеспечивает понимание структуры и связей во всей административной системе. Она показывает внутреннюю иерархию принципов административных бизнес-процессов. Иерархический обзор также получил название иерархическая схема, схема декомпозиции или структурная схема.
 III.2 Свойства
  В иерархическом обзоре стремятся разбить административные бизнес-процессы таким образом, чтобы на нижнем уровне детализации различались управляемые процессы, которые могут быть описаны поэтапно и впоследствии проанализированы и оценены.
  При подготовке иерархического обзора необходимо следовать, начиная с верхнего и кончая нижним уровнем, от общего к частному (сверху - вниз), таким образом, чтобы описать требуемое и необходимое количество деталей. Начать следует с обозначения бизнес-процессов (первичных процессов) и подразделения их на бизнес-подпроцессы, если это возможно. В принципе, можно выделить следующие виды процессов:
 * Первичные процессы.
 *
 Вспомогательные процессы, которые, если требуется, можно подразделить на два типа:
 * процессы предварительного/циклического характера, такие как проведение оценок, составление финансового плана, запросов или отчетов;
 * процессы, напрямую поддерживающие первичные, такие как отдел кадров, имущественные и финансовые операции и т. д.
  Функциональная декомпозиция проводится до тех пор, пока вспомогательные административные бизнес-процессы могут быть идентифицированы определенным способом.
  Рекомендуется первоначально выделять административные бизнес-процессы логически; другими словами, в соответствии с реальным содержанием процесса (путем обзора происходящего). В качестве примера мы взяли некоторую произвольную больницу. Глобальная иерархия административных бизнес-процессов приведена на Рисунке III.А. Производство (1) и управление (2) выделены как наиболее важные функции. Каждая из функций разбита на подфункции/задачи. Трудовые ресурсы подразделяются далее на Рисунке III.В.
 
 
 
 
 

<< Пред.           стр. 12 (из 14)           След. >>

Список литературы по разделу