<< Пред.           стр. 13 (из 14)           След. >>

Список литературы по разделу

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Рисунок III.А Иерархический обзор больницы
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Рисунок III.В Иерархический обзор процесов, связанных с персоналом
  Иерархический обзор может в то же время служить основой документации административной организации. Иерархический обзор также может быть методикой, используемой в компьютерных системах разработки.
  Иерархический обзор является основой для описания процессе". Иерархический обзор также называют содержанием. На основе обзора можно быстро определить местонахождение определенного подразделения без просматривания всей документации. Следует обратить внимание на нумерацию процессов: отдельные квадраты нумеруются вертикально таким образом, что становится возможным распределить процессы и па основе номера определить их иерархию.
  Даже хотя подразумевается воспроизведение процессов только при помощи схем процесов или схем информационных потоков (см. Раздел 5.5), в зависимости от факторов, которые должны быть воспроизведены для цели изучения, также возможно применение других методик схематического изображения.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 IV Схема общего обзора процессов и подразделений IV. 1 Общая информация
  Схема общего обзора процессов и подразделений обеспечивает понимание общих отношений между всеми административными бизнес-процессами и подразделениями, которые должны быть изучены. Характер вовлечения отделов (или сотрудников) в каждый из процессов при необходимости определяется применяемыми наборами данных.
 IV.2 Свойства
  Общий обзор не только обеспечивает понимание, но также актуален для анализа отделов и административных бизнес-процессов. Общий обзор может применяться в дальнейшем для анализа:
 * Отношений между отделами и процессами.
 * Отделов, которые вовлечены в процесс.
 * Мероприятий в рамках каждого отдела.
 * Характера вовлеченности отделов в процесс.
  Учитывая широкий характер общего обзора, в большинстве случаев может быть указано только основное направление дальнейшего анализа. К тому же общий обзор всегда используется наряду с другими методика
 
 ми документирования, которые больше внимания уделяют деталям. В зависимости от факторов, которые должны быть изучены, можно также использовать, к примеру, схему обращения форм, схему управления формами или детальную схему процесса.
  Общий обзор представлен в виде матрицы, в которой административные бизнес-процессы изображены на вертикалях, а отделы - на горизонталях. Символы на пересечении колонок и столбцов отражают отношения между отделами и процессами, а также характер этих отношений.
  Общий обзор процессов и отделов составляется в начале документирования административной организации. Он может служить в качестве перечня всех описаний процессов. В нем перечисляются все процессы и отделы, которые должны быть изучены (что, в основном, не так уж легко сделать на практике). К тому же в матрице указывается (например, Х-ами), какие отделы заняты в каких процессах и наоборот, без углубления в изучение характера этих отношений.
  Общий обзор может быть удобным инструментом при наблюдении за планом подхода к документированию административных бизнес-процессов организации. Если все необходимые отделы рассмотрены и не забыт ни один административный бизнес-процесс, это означает, что план подхода эффективен (к примеру, какие процессы может документировать какой интервьюер посредством проведения интервью в отделе).
 IV.3 Правила
  Следующие коды указывают сущность вовлечения отдела в бизнес-процесс. В случае оценки существующих функциональных подразделений и внутреннего контроля, код может читаться следующим образом:
 М У = управлять
 D P = располагать, размещать
 S X = хранить
 С К = контролировать
 E B = выполнять
  Код дает возможность оценивать бизнес-процесс для целей внутреннего управления. Для этого необходимо знать функциональную комбинацию отдела и применять четкое разделение задач. Кроме того, в рамках отдела должны быть указаны различные сотрудники.
  Рисунок IV.A представляет модель для процесса закупок в больнице. Процессы в этом примере представляют административный бизнес-процесс; применяемая система кодирования выглядит следующим образом:
 
 
 Рисунок IV.A Общий обзор модели процессов и отделов
 I = Инициировать , Е = Выполнять
 О = Владеть
  На Рисунке IV.В в базовую модель для представления применяемых файлов вводятся колонка и строка. По сравнению с системой кодирования на Рисунке IV.A, система кодирования характера вовлечения отдела в бизнес-процесс представлена более детально. Эта система кодирования выглядит следующим образом:
 S Н = Начало процесса
 К К = Контакт, внешний или с сотрудниками
 А С = Совет
 D Р = Решение
 
 
 
 Дата: 03-13-1992 Код документа: Проект: Адм. организация Фаза проекта: Анализ Команда, работающая над проектом: Процедура закупок Предметная область: Процессы осуществления закупок Составитель документа: П.Дженсен Предмет: Обзор мероприятий по закупкам Рисунок IV.В Глобальный обзор процессов и отделов - расширенная модель
 
 Р П = Удостоверение
 I И = Распространение информации
 R О = Автоматизированная обработка
 С Ко = Контроль
 Ма По = Отправлять по почте или уничтожать
 М Ро = Ручная обработка в формах и/или в файлах
  Пример (Рисунок IV.В) описывает несколько административных бизнес-процессов в отношении обработки счётов на приобретённые материальные ценности в организации. Административные бизнес-процессы заносятся в столбцы; отделы, вовлеченные в бизнес-процесс, заносятся в колонки. При помощи номеров документы, а также файлы, используемые процессом под номером 1, записываются в колонку 11. Внизу колонок 1-10 указаны документы, файлы и т. д., которые обновляются вовлеченным в процесс отделом.
  Каждая М (ручная обработка в формах и/или в файлах) на Рисунке IV.В указывает отдел/функцию и процесс (процессы), которые были изменены. Соответствующая колонка (справа) и строка (внизу) с номерами файлов/документов показывает, какие документы были изменены.
  Читателей, которых интересует пример приложения (использования), отсылаем к Разделу 4.8, в котором общий обзор играет определенную роль при анализе внутреннего управления, особенно при управлении техническими функциональными подразделениями организации.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 V Общая схема процесса V. 1 Общая информация
  Общая схема процесса предназначена для представления основных концепций административного процесса. Схема не подходит для воспроизведения информационных потоков, однако может использоваться в качестве основы для описания частей (подпроцессов), которые составляют административный бизнес-процесс.
 V.2 Свойства
  Общая схема процесса воспроизводит основную модель отношений между различными частями административного бизнес-процесса. Общая схема процесса особенно хорошо проявляет себя, когда части могут быть представлены в определенной последовательности. Если полностью отсутствует последовательная упорядоченность, тогда отношения различных частей могут быть лучше изображены схематически при использовании иерархического обзора (см. Раздел 3.9.3) или общего обзора (см. Раздел 3.9.4). В принципе, позиции/задачи для каждой организационной единицы представлены без углубления в детали (как на уровне детализации мероприятий или действий; см. также Рисунок З.А)
 
 
  Рисунок V.A Общая схема процесса управления выплатами
 
 
  Рисунок V.A Продолжение
 
 На Рисунке V.A представлены способы управления издержками в произвольном филиале организации. Каждый раздел схемы обозначает часть операций в рамках отдела. Для каждого раздела приведено короткое пояснение. Разделам ставятся в соответствие три номера, которые отражают соответственно код отдела, код административного бизнес-процесса и порядковый номер. При помощи кода можно классифицировать базовые детальные описания как отделов, так и процессов.
  Эти детальные описания для каждого раздела будут, в зависимости от цели документирования, отличаться схемами движения форм, управления формами, инструкциями или детальной схемой процесса (см. Раздел 3.9.3 - 3.9.9). Учитывая распределение мероприятий по отделам, можно применять эту схему процесса в качестве основы для набора схем инструкций (см. Раздел 3.9.7).
  Естественно, количество факторов, которые могут быть представлены при помощи общей схемы процесса, ограничено: могут быть представлены основные принципы, последовательность и отношения действий, а также вовлеченные отделы и сотрудники.
 
  Рисунок V.B Символы, применяемые в общей схеме процесса
 
 V.3 Правила
  Общая схема процесса принадлежит к категории свободных схем. Для нее, в общем, не существует обязательных правил в отношении размещения, методики, разработки, использования символов и т.д. Для того чтобы схема сохраняла ясность и хорошую организацию, мы рекомендуем использовать как можно меньше символов; в этой схеме не требуется представление детальных описаний. На практике обычно оказывается достаточно символов, приведенных на Рисунке V.B. Разделы (и базовые описания) также свободно номеруются. Следует стремиться к тому, чтобы код указывал на административный бизнес-процесс, на последовательность разделов и на отдел.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 VI Детальная схема процесса VI. 1 Общая информация
  Детальная схема процесса обеспечивает понимание последовательности мероприятий/действий и документопотока административного бизнес-процесса. Схема процесса особенно подходит для достижения понимания и проведения анализа административных бизнес-процессов. Второе название схемы процесса, также используемое в этой книге, - блок-схема.
 VI.2 Свойства
  Детальная схема процесса показывает последовательность мероприятий/действий административного бизнес-процесса. Для каждого мероприятия/действия указаны имеющие значение документы или файлы, однако содержание схемы все же определяется последовательностью мероприятий/действий. Также может быть указан отдел (или сотрудник), выполняющий мероприятия/действия. Часто даже возможно нарисовать индивидуальную схему процесса в рамках административной системы таким образом, чтобы схемы отражали мероприятия/действия, приходящиеся на отдел. Однако как только это оказывается невозможным, (например из-за большого количества контактов или сильного документо-
 
 между отделами), необходимо провести общий обзор процессов и отделов для того, чтобы разобраться в каждом процессе отдельно для каждого отдела.
  Хорошим шагом на пути к построению обзора всех индивидуальных детальных схем процесса может стать составление общего обзора. В этом случае каждый символ или раздел в общей схеме процесса должен соответствовать символу или разделу в детальной схеме процесса.
  В наиболее часто применяемых формах (таких как схема процесса, которая в основном используется для проектирования компьютерных систем), может быть представлено ограниченное число факторов. Последовательность мероприятий/действий и соответствующие источники данных могут быть наглядно представлены в схемах процесса. Другие факторы, играющие определенную роль в рассматриваемом административном бизнес-процессе, должны быть задокументированы отдельно. Среди этих факторов можно назвать: количество, финансовую значимость, периодичность, элементы времени и т.д.
  Рисунок VI.А на примере представляет административную организацию закупки продовольствия в больнице. На рисунке легко можно проследить, что поток мероприятий определяет способ составления схемы. Для каждого мероприятий указан отдел или сотрудник, они также могут быть упомянуты в схеме несколько раз.
  Одним из преимуществ детальной схемы процесса является то, что степень детализации, с которой описывается административный бизнес-процесс, не влияет на схематическое изображение. Желание представить как можно больше факторов в схеме процессов часто приводит к представлению большего количества текста непосредственно рядом со схемой. Иногда выбирается детальная схема процесса, в которой схема приведена на левой странице, в то время как текст находится на правой. Текст соответствует мероприятиям и описывает как можно больше мероприятий, которые не могут быть изображены в схеме. Слева, рядом с мероприятиями, изображен отдел или сотрудник, вовлеченный в мероприятие, а также указан порядковый номер для каждого мероприятия.
  На практике комбинация текста и схем часто дает хорошие результаты. Текст уменьшает количество проблем, связанных с пониманием схем теми, кто не привык работать со схемами процессов. Безусловно, как только текст становится избыточным (другими словами описывается то, что и так можно понять из схемы), процесс чтения схемы значительно облегчается.
  В результате добавления текста часто увеличивается количество страниц, требуемых для изображения схем процесса. Из этого вытекает необ-' ходимость в создании хорошего оглавления (к примеру, составления проекта обшей схемы процесса; см. Раздел 3.9.5), но только больших разме-
 
 Рисунок VI.A Рисунок VI.А Пример детальной схемы процесса
 
 Рисунок VI.A - Продолжение
 ров. Добавление текста позволяет увеличить количество представляемых в схеме факторов. Детальные схемы процесса, в описанной выше форме, также являются хорошей основой для описания административной организации. При изучении Справочника административной организации (см. Главу 7) также можно заметить, что детальные схемы процесса, которые находятся на левых страницах Справочника, объединены со схемами инструкций (см. Приложение 7), находящимися на правых страницах Справочника. Для получения вспомогательной информации проводится обзор задач каждого отдела, набора форм, схемы организационной структуры и обзор использования различных кодовых обозначений (см. Главу 7).
 VI.3 Правила
  ИСО разработала международный стандарт на символы, используемые при составлении блок-схем, которые мы также называем детальными схемами процессов. Этот стандарт- ИСО 1028, названный "Обработка информации. Символы, используемые в блок-схемах". Этот стандарт отмечает, что концепция блок-схем также включает в себя так называемые блок-схемы системы, блок-схемы программы, функциональные блок-схемы и блок-схемы конфигурации. Символы различаются в зависимости от типа и в соответствии с требованиями мероприятий/действий, информации, логического решения или связи между символами или инструментами, для изображения которых они используются (см. Рисунок VI.В).
  В качестве общей рекомендации: схемы должны составляться таким образом, чтобы их можно было читать слева направо и сверху вниз.
  При составлении схемы вручную желательно использовать стандартные шаблоны. Особенно удобны шаблоны, в которых наиболее часто используемые символы представлены в различных размерах, чтобы - когда это возможно - сэкономить место. Предпочтительней, конечно, проводить документирование при помощи автоматизированных инструментов.
  Символы ввода-вывода следует помещать по возможности горизонтально, рядом с мероприятием, к которому они относятся. Существует большое количество руководящих указаний относительно изображения линий между символами. Следующих правил, однако, должно быть достаточно:
 * Рисовать линии только горизонтально или вертикально.
 * Рисовать как можно более короткие линии; читателю должно быть просто проследить их направление.
 * Как только можно сократить количество пересечений и стрелок.
  И, наконец, немного о соединительных символах (блоках объединения). Соединительные символы используются для обозначения разрыва
 
 
 Рисунок VI.В Символы детальной схемы процесса
 
 линии связи (выходной блок объединения) пли продолжения разорванной линии связи (входной блок объединения). Выходной блок объединения и входной блок объединения связаны одним и тем же символом. Если взаимодействующие выходной и входной блоки объединения размещены на разных страницах, будет использоваться код, который ссылается па страницу, на которой находится парный ему код (к примеру, XX.X; первые две позиции указывают на страницу, а третий указывает на порядковый номер входного блока объединения на странице). Код выходного блока объединения может быть также добавлен в каждый входной блок объединения с целью указания ссылки
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 VII Схема
 инструкций VII. 1 Общая информация
  Схемы инструкций или формы инструкций существуют для того, чтобы помогать сотрудникам организации разобраться в административных бизнес-процессах, которые они должны выполнять, и в административных правилах, которым они должны следовать. Схема инструкций -уникальное средство передачи знаний: к этой документации предъявляются высочайшие требования, поскольку каждая инструкция должна иметь только один четкий смысл.
 VII.2 Свойства
  В данном разделе, говоря о инструкциях, мы имеем в виду письменные инструкции. Конечно, в определенных случаях и в зависимости от уровня знаний пользователя, могут использоваться такие методики, как, например, схема инструкций. Особенно для этого подходят схемы движения форм, схемы процессов и схемы управления формами. На практике также встречаются комбинации этих схем с текстом. Однако предпочтительно применять схемы инструкций, которые содержат только текст, поскольку такие инструкции могут быть поняты человеком, не обладающим какими-либо знаниями в области методик схематического изображения.
 
 Как только возрастает количество созданных схем инструкций, их необходимо ввести в полный набор схем. При этом могут оказаться полезны общая схема процесса или иерархический обзор.
  Следует постараться, особенно при помощи кодирования отдельных схем, четко указать связи и последовательность различных административных мероприятий и собрать в простой форме инструкции для каждого отдела или сотрудника. Это означает, что часто необходимо разделить административные бизнес-процессы на части, для того чтобы схемы инструкций могли возникнуть и могли быть сгруппированы для каждого связанного набора действий и для каждого сотрудника (см. Главу 7). Количество факторов, которые можно представить с помощью этой методики, в целом больше, чем количество факторов, которые можно представить с помощью других методик схематического изображения. Кроме операций/мероприятий (общих или детальных), форм и отделов могут быть также документированы такие факторы, как время, периодичность и применяемая методика.
  На практике часто можно обнаружить, что схемы инструкций комбинируются с детальными схемами процесса в Справочнике административной организации. Детальные схемы процессов располагают на левых страницах, а соответствующие схемы инструкций - на правых. Символы мероприятия в схемах процесса соответствуют колонке "Мероприятие" в схеме инструкций; колонки, обозначенные "Описание" и "аварийное действие" служат для пояснения схем процесса.
 VII.3 Правила
  Схемы инструкций разделены в соответствии с требованиями организации. В зависимости от количества схем процесса и количества отделов, больше внимания надо уделить, к примеру, заголовку и коду схемы инструкций; в зависимости от сложности схем, следует оставить больше или меньше места для пояснений и т.д.
  На Рисунке VII.А представлена схема инструкций по обработке изменений курса. На левой странице вы можете найти детальную схему процесса, соответствующую данной схеме инструкций. На Рисунке VII.A в заголовке схемы указан отдел, административный бизнес-процесс и версия, к которой относится инструкция. Каждое мероприятие/операция пронумерованы и в каждом случае указаны номер следующего мероприятия. Сами мероприятия кратко описаны в колонках, с тем чтобы дать возможность быстро получить представление об административном бизнес-процессе, не изучая дополнительную колонку с пояснениями для каждого мероприятия. В колонки, обозначенные "аварийное действие", записаны мероприятия, которые должны быть выполнены в том случае,
 
 Рисунок VII.A Детальная схема процесса в сочетании со схемой инструкций
 
 Справочник административной организации коммерческой фирмы Страница: 1 Раздел* 5. Бухгалтерия Версия: 3 Глава: 4. Описание процесса Автор: Параграф: 4. Детальные схемы процесса Модифицирован: 07-31-1991 Подпараграф: 5.1.1.4 Обработка курсовых разниц Дата: 01-04-1992
 № пп. Сотрудник/ отдел Мероприятия Описание Аварийное действие 1. Бухгалтерия Команда меню финансовой системы FDOPEN Команда меню FDOPEN вызывает бухгалтерию и баланс счетов дебиторской задолженности и т. д. Бухгалтерия определяет величину кредиторской задолженности для каждого валютного курса. 2. Бухгалтерия Установить пределы изменения согласованного курса валюты Контракты хеджирования заключены с банками: контракты фиксируют курс для определенного счета по курсу иностранной валюты. Для каждого контракта главная бухгалтерия определяет, в какой мере общие суммы дебиторской задолженности укладываются в пределы изменения курса валюты. Возможны два случая: пределы изменения курса могут быть больше или меньше применяемого курса валюты. В первом случае бухгалтерия выполняет мероприятие 9, во втором - мероприятие 4. 3. Бухгалтерия Определить средний валютный курс Для каждого курса валюты может быть заключен один или более контрактов. В случае заключения одного контракта, курс расчетов берется прямо из контракта. В случае нескольких контрактов главная бухгалтерия определяет средний курс валюты следующим образом: остаток кредиторской задолженности, начиная с первого контракта, вычитается из контракта. Величина, определенная для каждого контракта, затем последовательно умножается на согласованный курс валюты, который применим для этого контракта. 4. Бухгалтерия Сделать ссылку на последний валютный курс Когда курс валюты в соответствии с контрактом не покрывает курса валюты кредиторской задолженности, оставшаяся кредиторская задолженность рассчитывается в соответствии с ежедневным валютным курсом. Таким образом, весь счет для каждого валютного курса делится на величину соответствующего курса валюты. Это дает средний курс. in Бухгалтерия Команда меню финансовой системы FDIVD Бухгалтерия вводит валютный курс, рассчитанный в ходе мероприятий 4 или 9 при помощи команды меню финансовой системы FDIVD. Рисунок VII.A - Продолжение
 
 если выполнение применяемой инструкции невозможно. В целом колонка "аварийное действие" должна заполняться, как только начинает идти речь об управляющих воздействиях (к примеру, действия, которые должны выполняться в результате установленных ошибок, таких как подписание документов с превышением полномочий или оказание консультаций в определенных ситуациях). Сначала колонки резервируются под периодичность, с которой выполняются мероприятия и с которой сотрудники их выполняют. В случае необходимости для каждой инструкции могут быть также созданы колонки для кодов соответствующей информации. Рекомендуется, чтобы текст в схеме был кратким и конкретным.
  В отличие от других методик схематического изображения, использование только текста затруднит контроль за точностью и основательностью в схеме инструкций. Текст лишь дает автору схемы больше свободы, чем символы. В любом случае, перед началом стандартизации необходимо условиться о требованиях к:
 * Названиям и кодам документов.
 * Названиям и кодам отделов и сотрудников.
 * Терминам и принципам.
 * Ключевым словам.
 Ниже приведен перечень ключевых слов, которые используются в различных административных/организационных мероприятиях/действиях.
 
 Мероприятия по обработке Одобрить Регулировать Отмечать Прикрепить (вложить) Исправлять Перезаписывать Санкционировать Принимать решение Платить Рассчитать Размещать Распечатывать Добавить Вводить Обрабатывать Разделить Устанавливать Регистрировать Умножить Оценивать Смотреть Оценить ожидания Изучать Подписывать Вычесть Заполнять Сортировать Кодировать Подписывать Ставить печать Собрать Соединять Набирать на клавиатуре Сравнить Изменять Взвешивать Консультировать Отслеживать
 
 Мероприятия по транспортировке Перемещать Ввозить (вводить) Распространять Подбирать Вывозить (выводить) Получать
 Посылать Поставлять Мероприятия по коммуникации Объявлять Объяснять Спрашивать Предоставлять отчет Звонить по телефону Говорить Мероприятия по документированию Уничтожать Подшивать Сохранять Хранить
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 VIII Схема правления
 формами VIII. 1 Общая информация
  Схемы управления формами показывают использование и маршрутизацию форм в рамках административного бизнес-процесса. Часто оказывается, что необходимо схематически изобразить маршрут и использование всех видов форм. Наряду с формами, книгами, картотеками, реестрами, распечатками, сюда входит информация с экрана, а также всевозможные технические инструменты, фотографии, звуковоспроизводящие устройства, световые сигналы и коммутаторы. На практике схема управления формами известна как схема "крестики-нолики".
 VIII.2 Свойства
  Схема управления формами принадлежит к категории ограниченных схем. Размещение, так же как символы, в общем, регулируются достаточно жестко. Этот недостаток свободы и степень необходимой полноты заполнения схемы, требуемые от разработчика, делают схему управления формами особенно подходящей для анализа административных бизнес-процессов. Этот анализ может концентрироваться на результативности и эффективности использования форм. Схема демонстрирует, как происходит движение документов за пределами отделов, какие документы (копии документов) избыточны, где формируются наборы данных, а также какие из этих наборов данных значимы, а какие - нет.
 
 Представление действий для каждой формы дает также возможность анализировать природу этих действий, дублирующие или недостающие мероприятия, распределение мероприятий между различными отделами и сотрудниками.
  На Рисунке VIII.A отражены характеристики схемы управления формами: табличная форма, в которой объекты (документы) представлены в столбцах, а мероприятия - в строках. На пересечении строки (мероприятия) и столбца (объекта) видны действия для каждого объекта. Действия приведены в хронологическом порядке, с тем чтобы схему можно было читать строка за строкой сверху вниз. Строка обозначается с помощью кода или аббревиатуры отдела, в котором выполняется действие. Для каждой колонки оставлено немного свободного места под названием документа, для того чтобы указать там кодовый номер формы. Если, к примеру, потребуется использовать схему управления формами для изучения контроля за техническими функциональными подразделениями или для изучения распределения задач между сотрудниками или отделами, тогда будет необходимо провести другую дополнительную обработку: необходимо будет в ходе независимого обзора провести сортировку для каждого отдела/сотрудника. На практике также можно заметить изменение схемы управления формами, в которой действия отсортированы по отделам. Для определения порядка действий необходимо рассмотреть схему по порядку вертикальных линий.
  Вариант сортировки по отделам, изображенный на Рисунке VIII.В, обладает следующим недостатком: его труднее читать, чем хронологическую схему. Также усложняется запись. Схема по отделам редко бывает успешной на первом этапе составления. Трудно вносить изменения. В основном по этим причинам мы ограничимся обсуждением хронологического варианта схемы управления формами.
  С помощью схемы управления формами можно создать правильный документ в короткие сроки после завершения интервью и проанализировать полноту документированных процессов. Вполне возможно даже составить схему в ходе проведения интервью, если анализируются сложные процессы или исследуются административные бизнес-процессы, которые интервьюируемый вряд ли сможет прояснить. В ходе проведения интервью необходимо постоянно анализировать завершенность документирования, к примеру, рассматривая колонки схемы (все ли формы используются, у каждой ли формы есть конечное назначение; к примеру, выходит ли она за границы организации или она остается в ней, сравниваются ли формы друг с другом, для каких проектов используется какой объект и т.д.) или анализируя правила действий (нужны ли действия, регистрируются ли формы, делает ли отдел с формой что-нибудь больше, чем просто получает и пересылает ее, откуда поступают данные?).
 
 Рисунок VIII.A Схема управления формами (хронологическая)
 
 Рисунок VIII.В Схема управления формами (по отделам)
 
 Если вы хотите составить схему в ходе проведения интервью, рекомендуется заранее обеспечить наличие образцов форм, которые играют некоторую роль в вовлеченном процессе; на основе лих образцов можно контролировать завершенность документации. Концепцию объекта следует понимать широко; должно быть известно количество копий каждой формы и не следует забывать о таких объектах, как телефонные доклады, квитанции и картотеки.
  Схема управления формами использует небольшой, простой набор символов. Несмотря на это, методика ценится невысоко, если речь заходит о передаче знаний. Эти схемы читаются не очень легко и не особенно удобны для пользователя. Качество схемы управления формами связано в первую очередь с возможностью использовать ее для анализа и оценки административных бизнес-процессов.
  Поскольку действия представлены в хронологическом порядке, схему можно легко трансформировать в схему рабочих инструкций (см. Раздел 3.8.7). Отчасти это зависит от степени детализации, с которой описаны процессы. Систематичность подходит для нескольких уровней детализации: на одной строке можно записать такие мероприятия, как "контроль счетов" или "умножить количество на цену" (мероприятие также как и уровень действия; см. Рисунок 2.D).
  Схема управления формами подходит для представления ряда факторов: в схеме хорошо представлять документы, действия, характер действия, позиции и отделы. Факторы, такие как элементы времени, пространственное местоположение, периодичность, методика и характер действий в этой схеме не представляются или представляются редко.
 VIII.3 Правила
 VIII.3.1 Общие правила
  При использовании схемы управления формами необходимо придерживаться ряда общих правил:
 * Использовать хорошую, заранее напечатанную форму. Заранее напечатанные линии не должны быть слишком толстыми, поскольку они должны отличаться от нарисованных линий. Гораздо предпочтительней использовать для форм бумагу стандартного размера. Возможно, также имеет смысл использовать бумагу большего размера, для того чтобы было легче рисовать, а затем уменьшить (с помощью фотокопирования) до стандартного размера.
 * Нумеровать объекты и действия. Это облегчает изменения. Номера объектов используются для согласования с закрытым на-
 
 бором целей (к примеру, форма или форма инвентаризационных списков, в которой указаны название, номер, количество копий, цель, вовлеченные отделы и т.д.).
 * Выбирать для объектов и действий четкие, состоящие из одного предложения названия.
 * Не повторяться. Объекты, которые не появляются на странице, если процедура занимает большое количество страниц, не должны повторяться: чем меньше объектов упомянуто на странице, тем легче использовать схемы. Используйте ссылки или блоки объединения в конце страницы для каждого объекта, для того чтобы указать страницу, на которой объекты снова появятся.
 * Составлять перечень компонентов всего административного бизнес-процесса. Выполнить это можно при помощи, например, общего обзора процесса (см. Раздел 3.9.5), если слишком увеличивается количество страниц.
 VIII.3.2 Символы и их использование
  Все стандартные символы присутствуют на обычной пишущей машинке:
 X объект подвергается описанному действию
 О объект используется в действии, нацеленном на другой объект
 = объект используется для контрольных действий
 V объект контролируется
 Н (стоп) объект временно регистрируется или ожидает дальнейшего использования
 В (регистрация) объект окончательно зарегистрирован
 S (закрытие) объект уничтожается или покидает процесс
 Т (пояснение) текстовые пояснения для каждой линии в правой части формы
  Х-Х действие совершается над несколькими объектами
  Примечание - это так называемые символы решения.
 Заранее оговаривайте следующие руководящие принципы:
 * О всегда используется в строке в комбинации с X: новый объект (О) существует на основе другого (X)
 * Символы V и = всегда фигурируют в строке вместе (объект контролируется на основе другого объекта)
 * Каждая колонка объекта оканчивается символом S, Н или В, или ссылкой на другую страницу.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 IX Схема движения
 формам IX. 1 Общая информация
  Схема движения форм (иногда ее также называют схемой потока форм) помогает разобраться в использовании и маршруте движения форм административного бизнес-процесса. В этом отношении цель схемы движения форм совпадает с целью схемы управления формами, рассмотренной в Разделе 3.9.8. Однако выглядят эти схемы совершенно по-разному. Схема управления формами концентрируется на детальном представлении действий для каждой формы в хронологическом порядке; схема движения форм показывает поток форм в соответствии со структурными единицами или отделами.
  Концепция формы в схеме управления формами должна пониматься широко; в схемах также могут быть представлены картотеки, реестры, книги, компьютерные распечатки или информация на экране.
 IX.2 Свойства
  Схема движения форм принадлежит к категории ограниченных схем: при использовании схемы размещение и символы определены в общих чертах заранее (см. Раздел 3.8.1). Схема построена таким образом, что поток форм представляется символами, при помощи которых формы для
 
 Рисунок IX.А Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам