<< Пред. стр. 1 (из 3) След. >>
Список литературы по разделу
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Москва, 2005
Содержание
1. Основные понятия 3
2. Общие положения 5
3. Система учета библиотечного фонда 7
4. Объекты и единицы учета библиотечного фонда 7
5. Порядок учета библиотечного фонда 12
6. Учет поступления документов в библиотечный фонд 14
7. Суммарный (интегрированный) учет документов 15
8. Индивидуальный (дифференцированный) учет документов 17
9. Учет выбытия документов из библиотечного фонда 19
10. Проверка библиотечного фонда 23
11. Делопроизводство в организации учета фонда 25
12. Ответственность работников библиотек за организацию учета и сохранность библиотечного фонда 26
Приложения Формы документации по учету библиотечного фонда 29
Приложение 1а. Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек) 30
Приложение 1б. Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек) 31
Приложение 1в. Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек) 32
Приложение 2. Образец листа актового учета 33
Приложение3. Образец листа инвентарной книги 33
Приложение 4. Форма тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных 33
Приложение 5. Форма акта о приеме документов в библиотеку 34
Приложение 6. Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку 35
Приложение 7. Форма акта о недостаче документов в поступившей партии 36
Приложение 8. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения 37
Приложение 9. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения 38
Приложение 10. Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными 39
Приложение 11. Форма акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена 40
Приложение 12. Форма акта о проверке библиотечного фонда 41
Приложение 13. Форма журнала учета процессов размагничивания записей в библиотеке 42
Приложение 14. Форма Акта пожертвования 43
Приложение 15. Форма учета исключения из библиотечного фонда
электронных документов без индивидуального носителя ……………………44
Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей*.
1. Основные понятия
Для целей настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1.1. Архивный документ – документ, сохраняемый в силу его значимости для общества в составе библиотечного фонда рукописей и относящийся одновременно к Архивному фонду Российской Федерации.
1.2. Аудиовизуальный документ (АВД) – документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.
1.3. Библиотечный фонд – систематизированная совокупность документов, соответствующая задачам, типу, профилю библиотеки, формируемая для хранения и использования.
1.4. Балансовая стоимость фонда – стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
1.5. Выбытие из фонда – оформление в учетной документации библиотеки данных о документах, исключенных из библиотечного фонда по ветхости и отсутствию спроса, в связи с потерей читателями, утратами в результате чрезвычайных происшествий или по неустановленным причинам.
1.6. Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения, или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.
1.7. Единица учета фонда – условно выделенный единичный документ или совокупность однотипных документов для целей учета библиотечного фонда.
1.8. Единица хранения фонда – условно выделенный документ или совокупность однотипных документов для обеспечения контроля за сохранением библиотечного фонда и удобства поиска в нем требуемых материалов.
1.9. Индивидуальный (дифференцированный) учет – регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
1.10. Исключение документов из фонда – изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.
1.11. Книжные памятники – рукописные и печатные книги, книжные коллекции (в том числе их разновидности по ГОСТ 7.60), обладающие выдающимися духовными, эстетическими и полиграфическими или документирующими свойствами, представляющие общественно значимую научную, историческую или культурную ценность и охраняемые специальным законодательством.
1.12. Переоценочный коэффициент – утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.
1.13. Перестановка фонда – перемещение документов в пределах действующих и резервных фондов одной библиотеки.
1.14. Поступление в фонд – пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена, лицензирования или любого другого способа.
1.15. Проверка фонда – переучет документов по установленным законодательством причинам и срокам в целях подтверждения их наличия, соответствия учетной документации и каталогам библиотеки.
1.16. Рыночная цена – цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции.
1.17. Реализация документов – вторичное использование в интересах общества исключенных из библиотечного фонда документов в соответствии с законодательством: безвозмездная передача другим библиотекам и организациям, книгообмен, продажа физическим и юридическим лицам.
1.18. Система учета документов – организационно упорядоченная совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом.
1.19. Суммарный (интегрированный) учет – регистрация в учетной форме всех видов документов партиями (группами) с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).
1.20. Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих регистрацию и обобщение сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.
1.21. Фонд электронных документов без индивидуального материального носителя – упорядоченная совокупность электронных документов, находящихся на жестком диске компьютера, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам. В данный фонд включаются электронные документы, созданные самой библиотекой (оригиналы или полученные путем сканирования печатного издания) или полученные от других генераторов.
1.22. Фонд электронных документов на съемных носителях – упорядоченная совокупность электронных документов, представляющих собой автономные объекты, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.
1.23. Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.
1.24. Элемент фонда – автономный фондообразующий документ, может представлять собой том, экземпляр, подшивку, папку, диск и т.д., обработанный в установленном порядке.
2. Общие положения
2.1. Учет является обязанностью каждой библиотеки, осуществляется в соответствии с библиотечным законодательством, бюджетным законодательством, иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.2. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
2.3. К ведению учета предъявляются следующие требования:
оперативность;
полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии;
соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.
2.4. Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещение, выбытие, а также проверку наличия документов в фонде.
2.5. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу.
На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическими способами и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.
При ведении суммарного (интегрированного) и индивидуального (дифференцированного) учета в машиночитаемой форме создаются копии на бумажных носителях.
2.6. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований настоящей Инструкции, другими нормативными документами по библиотечному делу.
2.7. Библиотека самостоятельно разрабатывает и утверждает следующие регламентирующие документы, отражающие специфику конкретной библиотеки и не противоречащие действующему законодательству и настоящей Инструкции: Порядок учета библиотечного фонда, Порядок исключения документов из библиотеки, а также определяет сроки хранения документов в фондах библиотеки, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
2.8. Библиотечные фонды относятся к категории основных средств, износ (амортизация) по которым не определяется.
2.9. Все виды документов (книги, журналы, архивные документы и т.п.), полученные библиотекой в качестве дара, оформляются как пожертвования. На основании Гражданского кодекса Российской Федерации (ст. 582) и Налогового кодекса Российской Федерации (ст. 270) они квалифицируются как целевые пожертвования и не подлежат налогообложению.
3. Система учета библиотечного фонда
3.1. Система учета библиотечного фонда включает:
внутрибиблиотечный учет документов всех подразделений библиотечного фонда с учетом их специфики, в том числе фонды обменные, резервные, депозитарные, служебные для персонала;
государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК» для целей государственного статистического учета. Сведения даются только о действующих фондах, предназначенных для пользователей. Сведения о резервных, обменных фондах не представляются;
особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов:
? книжных памятников;
? архивных документов, находящихся в фондах библиотек;
? баз и банков данных.
учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.
3.3. Учет книжных памятников осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об охране и использовании памятников истории и культуры, настоящей Инструкцией и нормативными документами о книжных памятниках Российской Федерации и стандартами.
3.4. Учет архивных документов, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду Российской Федерации, регулируется законодательством Российской Федерации об архивном деле в Российской Федерации, настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами.
3.5. Учет музейных предметов и коллекций, находящихся в фондах библиотек, осуществляется в соответствии с законодательством о музейном деле Российской Федерации и музеях, настоящей Инструкцией, иными нормативными правовыми актами.
3.6. Документы архивного фонда, книжные памятники, музейные предметы и коллекции, не относятся к имуществу библиотеки, стоимость которых отражается в бухгалтерском учете.
4. Объекты и единицы учета библиотечного фонда
4.1. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида, материальной конструкции и знаковой природы информации.
4.2. Не включаются в фонд, предназначенный для удовлетворения запросов пользователей библиотеки, материалы служебного назначения, в том числе программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда.
Исключение составляют такие документы, как «Таблицы ББК», «Библиотека и закон», Авторские таблицы, и подобные материалы.
4.3. Библиотеки, имеющие в своем составе обменные и резервные фонды, в обязательном порядке ведут их суммарный (интегрированный учет) без постановки их на бухгалтерский учет. Индивидуальный (дифференцированный) учет ведется в соответствии с принятым в библиотеке порядком.
4.4. В соответствии с ГОСТ’ом 7.20-2000. СИБИД «Библиотечная статистика» величина и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
4.4.1. Основными единицами учета объема фонда печатных изданий, неопубликованных, аудиовизуальных, электронных документов являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название.
экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Годовой комплект (подшивка) газет, переплетенный комплект (подшивка) других сериальных изданий, принимаемые за одну единицу хранения, также учитываются как экземпляр.
название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
4.4.2. Дополнительными единицами учета объема фонда для всех видов печатных изданий и неопубликованных документов является метрополка, годовой комплект (кроме газет) и переплетенный комплект (подшивка).
годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими видами документов;
переплетенный комплект (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда;
объем дисковой памяти – количество килобайт, занимаемое каждым названием электронного документа без индивидуального носителя.
4.4.3. Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах и названиях для новых поступлений.
4.5. Печатные издания и неопубликованные документы
4.5.1. Основными единицами учета новых поступлений в фонд изданий и неопубликованных документов являются экземпляр и название.
4.5.2. Учету в экземплярах подлежат все полиграфически самостоятельно оформленные издания (кроме газет) или их копии.
4.5.3. Книги и брошюры учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия:
каждое новое издание (книга, брошюра) или копия, изданные отдельно;
искусственно объединенные общим переплетом издания (конволюты);
каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющих индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам, брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
4.5.4. Журналы и продолжающиеся издания учитываются по названиям, независимо от перемены названия, и экземплярам. При этом экземпляром считается номер (том, выпуск), хранящиеся по отдельности, а также комплект номеров (томов, выпусков) переплетенный в один блок.
Серия (подсерия) продолжающегося издания, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные названия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
4.5.5. Основными единицами учета газет являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.
Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
4.5.6. Единицами учета изоизданий (альбомов, комплектов, отдельных листовых изданий) является экземпляр и название.
Изоиздания учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия:
каждый отдельно выпущенный том, выпуск альбома или продолжающегося издания, имеющие индивидуальное заглавие;
каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенный издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой) учитываются как один экземпляр и одно название.
4.5.7. Единицами учета нотных изданий являются экземпляр и название. Отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой) учитываются как один экземпляр и одно название. Отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как разные экземпляры. Самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
4.5.8. Единицами учета картографических изданий являются экземпляр и название. К картографическим изданиям относятся: карты, карты-схемы, планы, атласы и т.п.
Картографические издания учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Карта, изданная на нескольких листах ( подлежащих склейке), объединенных общим названием, учитывается как один экземпляр и одно название.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам и т.д.), отдельно не учитываются.
4.6. Аудиовизуальные документы
4.6.1. Единицами учета фонда фонодокументов, видеодокументов, фотодокументов, документов на микроформах являются экземпляр и название.
4.6.2. Экземпляром являются: диск для грампластинок, компакт-дисков; для магнитных фонограмм – катушка, кассета, бобина; кассета или диск – для видеодокументов; кадр – для фотодокументов (диапозитивов); для документов на микроформах– фиша для микрофиш; рулон для микрофильмов.
Единицами учета фонда кинодокументов является бобина для кинофильмов; для диафильмов – рулон.
4.6.3. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, компакт-диск, кассета, комплект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, кассет, объединенных общим названием; магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием; отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием; кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров для комплекта диапозитивов, комплект фиш, объединенных общим названием.
4.7. Электронные документы
4.7.1. Единицами учета фонда электронных документов на съемных носителях являются: дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и др.), а также название. Дискета-приложение или оптический диск не учитываются как отдельный экземпляр, если представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
4.7.2. Единицами учета фонда электронных документов без индивидуального носителя являются: название, директория (файл), объем занимаемой дисковой памяти, экземпляр.
4.7.3. Для электронных документов без индивидуального носителя новым названием является каждое его представление в различных форматах, оформленное в самостоятельную директорию. Полученный в результате перезаписи в иной формат электронный документ проходит полный цикл постановки на учет.
4.7.4. Перезапись электронного документа без индивидуального носителя на другой компьютер или съемный носитель в том же формате без уничтожения исходного документа рассматривается как увеличение экземплярности и оформляется согласно правилам оформления новых поступлений.
4.7.5. Перезапись электронного документа без индивидуального носителя на другой компьютер или съемный носитель в том же формате, но с уничтожением исходного документа рассматривается как перестановка и не требует дополнительного оформления (поступления или исключения), кроме смены адреса (номера и иных атрибутов компьютера или съемного диска).
Примечание: АВД или электронные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
5. Порядок учета библиотечного фонда
5.1. Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов.
5.1.1. Библиотека обязана:
осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;
обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;
соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации.
5.1.2. Библиотека имеет право:
устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности организации и структуры фонда, и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие действующему законодательству и требованиям настоящей Инструкции;
самостоятельно выбирать наиболее эффективный способ ведения учета и создания форм учета, инвентарных номеров, образуемых средствами компьютерных технологий;
вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;
корректировать учетные формы, исходя из специфики программного продукта, используемого библиотекой;
вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультативный набор показателей (например, распределение документов по содержанию, видам и т.п.) с учетом специфики конкретной библиотеки;
устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения (кроме пп.3.3, 3.4, 3.5);
производить оценку стоимости документов, поступающих в библиотеку и выбывающих из нее, используя переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, рыночные цены; рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталогов-прейскурантов на закупку и продажу букинистических и антикварных книг;
вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача). Величина допустимой недостачи не должна превышать 0,2% от текущей ежегодной книговыдачи;
распоряжаться исключаемыми из фонда библиотеки документами в соответствии с действующим законодательством;
в соответствии с действующим законодательством и правилами пользования библиотекой определять виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов библиотеки.
5.2. Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляет специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиотеки.
5.3. Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
6. Учет поступления документов в библиотечный фонд
6.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного (в том числе длительного) и временного хранения.
6.1.1. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, поступающие в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также архивные документы, книжные памятники, краеведческая литература.
6.1.2. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков, в том числе электронные документы, находящиеся на жестком диске компьютера, являющегося частью материально-технической базы библиотеки.
6.1.3. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы:
содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3 лет, если другие сроки не предусмотрены);
электронные документы на дискетах;
электронные документы на съемных носителях, если условия их приобретения предусматривают временные ограничения права использования;
электронные документы, поступившие от неполных правообладателей или фрагменты баз данных.
К материалам временного хранения относятся также сделанные библиотекой на своем оборудовании, без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения) кино- фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий.
6.1.4. Не подлежат учету:
электронные документы на съемных носителях, если они представляют собой объекты, предназначенные для пополнения уже имеющейся в библиотеке интерактивной базы данных, и не являются самостоятельным названием;
электронные документы, к которым библиотека имеет удаленный доступ, включая ресурсы консорциумов.
6.2. Документы, полученные библиотекой в качестве дара (книги, альбомы, другие издания), включаются в фонд библиотеки на основании акта пожертвования, оценка их стоимости оформляется протоколом оценочной комиссии.
6.3. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдать при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
Примечание: Документы, являющиеся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, маркируются. На них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе. Электронные документы на съемных носителях подлежат маркировке (мягкими фломастерами); данные заносятся на верхнюю (не рабочую поверхность диска). Электронные документы без индивидуального носителя маркируются специальными компьютерными программами, при этом обозначение принадлежности может быть оформлено как самостоятельным файлом в составе общей директории, так и включено в «тело» самого электронного документа.
7. Суммарный (интегрированный) учет документов
7.1. Суммарному (интегрированному) учету подлежат все виды документов независимо от носителя информации и сроков хранения.
7.2. Суммарный (интегрированный) учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями (группами) по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.
7.3. Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражающие специфику библиотеки или системы библиотек определенного типа.
Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:
часть 1 – «Поступление в фонд»;
часть 2 – «Выбытие из фонда»;
часть 3 – «Итоги движения фонда».
7.4. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» под очередным порядковым номером. Порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1. Фиксируются дата и № записи, источник поступления, № и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности и др.), стоимость приобретенных документов. Стоимость указывается только для документов, которым присваивается инвентарный номер и подлежащих постановке на баланс библиотеки.
В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы (ЦБС)» содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.
7.5. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.
7.6. На основании п. 5.1.2. настоящей Инструкции библиотеки вправе вводить дополнительные показатели, учитывающие специфику конкретной библиотеки.
7.7. Набор основных показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета.
7.8. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном в библиотеке порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгалтерского учета.
7.9. Отражение отдельных видов документов в «Книге суммарного учета» или другой форме суммарного учета библиотечного фонда.
7.9.1. Поступления АВД, микроформ, электронных документов отражаются в первой части «Книги суммарного учета» с дальнейшей детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги движения подводятся в третьей части.
Перезапись электронного документа в другой формат рассматривается как появление нового названия; перезапись электронного документа с одного компьютера на другой в неизменном формате рассматривается как движение фонда.
7.9.2. Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету без указания их стоимости.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядке учета подведение итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
8. Индивидуальный (дифференцированный) учет документов
8.1. Индивидуальный (дифференцированный) учет каждого экземпляра документа или каждого нового названия документа проводится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера, иного знака (штрих-кода, ISBN) или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера списанных с учета документов не присваиваются вновь принятым документам.
8.2. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид документа (в том числе электронного или АВД).
При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.
8.3. Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, место и год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.
В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу.
8.3.1. Для особо ценных и редких изданий в «Примечании» указываются особенности экземпляра, определяющие его ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр и т.п.).
При наличии Паспорта, который заводится на особо ценные издания, в Приложении дается отсылка к нему.
8.3.2. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
8.3.3. Индивидуальный учет баз данных и электронных документов ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения:
дата поступления;
название электронного документа или базы данных;
наименование создателя (юридическое или физическое лицо);
дата создания ресурса;
цена приобретения, определяемая из расчета трафика, указанного в соглашении с провайдером; ценой создания электронного документа самой библиотекой; ценой, заявленной поставщиком электронного документа;
носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета).
8.4. После приема партии документов, записи ее в «Книге суммарного учета» и инвентаризации на сопроводительном документе, Акте производится следующая запись: «Документы в количестве _____ экз. приняты и записаны в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» под № _____ . Из них заинвентаризировано ____ экз., инвентарные номера ____, на сумму ____ рублей. Кроме того получено ____ экз. документов временного хранения на сумму ____ рублей ____, не подлежащих принятию на баланс.
9. Учет выбытия документов из библиотечного фонда
9.1. Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом Акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность (излишняя), непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или во время пересылки по МБА, утеря или не возврат читателями, хищение, в результате бедствий стихийного или техногенного характера, по неустановленным причинам, (недостача), безвозмездная передача в порядке помощи другим библиотекам или организациям (школам, детским домам, больницам) *.
9.2. Выбытие АВД, электронных документов и микроформ оформляется Актом с указанием причин и обоснования исключения их из фонда библиотеки.
В акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по одной причине.
9.3. Для контроля над процессами размагничивания записей оформляется акт, или делается запись в соответствующем журнале.
9.4. Непригодные для использования и неподдающиеся реставрации микроформы списываются по причинам:
некачественного фотографического изображения;
дефектов микропленки (скручивания и т.п.);
механических повреждений (разрывы, обломы и т.п.).
9.5. Причинами для выбытия электронных документов являются:
невозможность самой библиотеки по тем или иным причинам (трудности с обновлением компьютерного парка, приобретения конверторов и т.д.) поддерживать документ в актуальном состоянии;
несоответствие программно-аппаратной среде библиотеки;
перенос информации на другой носитель;
физический износ или повреждение съемного носителя;
истечение срока лицензионного соглашения;
поступление кумуляции;
фрагменты изданий при получении более полной версии;
издания без изменения текста, поступившие в более удобном формате и с лучшим качеством текста;
устаревшие отчеты баз данных;
дефектные экземпляры;
издания, заимствованные от частных лиц при получении экземпляра издателя;
данные, утерянные в результате вирусной или хакерской атаки.
9.6. К Акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.
Количество книг, включаемых в Акт на исключение, определяется библиотекой.
Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид списываемых изданий, их количество.
9.7. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.п.).
В случае утери или порчи изданий, документами, подтверждающими утрату могут служить протокол, акт.
В случае хищения или бедствий, необходимо получить заключение уполномоченных органов.
Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимается любая из принятых библиотекой мера: зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов (письменные, устные, по телефону); направленные библиотекой в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением; справки из адресного (паспортного) стола; отказ на взыскание по исполнительному листу.
9.8. Возмещение читателями ущерба библиотеке осуществляется следующими способами:
замена идентичным изданием; или иным соответствующим профилю библиотеки;
оплата стоимости утерянного издания по рыночной стоимости (определяется на основании цен, складывающихся на рынке книжной (или иной) продукции, каталогам-прейскурантам, прайс-листам книготорговых организаций; оплата копирования, переплета и прочих расходов, связанных с копированием утраченного издания.
Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
На прием денег от читателей взамен утерянных книг иди других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца или кассовый чек.
9.9. Акты на списание документов подписываются лицами их составившими и рассматриваются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции, что оформляется протоколом. Затем акты визируются заместителем директора или другим уполномоченным на то лицом, главным бухгалтером и утверждаются директором библиотеки, за исключением случаев, регламентированных законодательством.
9.10. Документы, исключаемые как непрофильные, излишне дублетные и малоиспользуемые, могут быть безвозмездно переданы (или в порядке книгообмена) в другие библиотеки и организации по акту через обменные фонды в библиотеки-депозитарии или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в библиотеку-получатель, после прохождения процедуры списания.
9.11. Списанные из фондов библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие экземпляры сдаются на пункты вторсырья.
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов в макулатуру экономически нецелесообразна, библиотеки утилизируют списанные документы на месте в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании. Соответствующая запись об этом делается в Акте об исключении документов из фонда библиотеки.
9.12. Продажа исключенных из фондов библиотеки документов производится в соответствии с правовыми нормативными актами, а также Положением или Уставом библиотеки.
Денежные средства за реализованные издания поступают на счет библиотеки и расходуются в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета и уставной деятельностью библиотеки.
9.13. Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах, в том числе сводных и центральных, картотеках, о чем производится соответствующая запись в Акте на исключение.
9.14. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке приемки и переработки лома и отходов драгоценных металлов.
9.15. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены в случае, если фонд был переоценен. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других документов выносится на обсуждение комиссии по сохранности (или другого коллективного органа по фондам).
Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации и рыночные цены, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с действующим законодательством и Правилами пользования библиотекой
При утере иди хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции по взысканию с виновного материального ущерба.
10. Проверка библиотечного фонда
10.1. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации « О бухгалтерском учете» обязательная проверка фонда производится:
при смене материально ответственного лица;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
при реорганизации или ликвидации библиотеки;
в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
10.2. Проверка библиотечного фонда осуществляется в следующие сроки:
– наиболее ценные, редчайшие документы, хранящиеся в сейфах – один раз в 3 года;
фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 50 до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 7–10 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 10–15 лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц поэтапно в течение 15–20 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 20–25 лет.
Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку. Передача оформляется Актом сдачи-приемки. Сроки и виды проведения проверки определяются по согласованию с учредителем и предусматриваются Порядком (инструкцией) учета библиотечного фонда библиотеки.
10.3. Методика проведения проверки фондов регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией, разработанной библиотекой, а также нормативными документами вышестоящих организаций, определяющих общие требования к проведению проверки.
Для электронных документов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности к функционированию. Для большинства CD-ROM применяется ручной просмотр, возможна проверка и по контрольным суммам.
Проверка электронных документов, не имеющих индивидуального материального носителя, осуществляется по количественным показателям (количество файлов), а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе. Для идентификации учета должны быть приняты стандартные программы проверки, охватывающие как можно большее число видов файлов.
10.4. Для проведения проверки назначается комиссия во главе с председателем, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
10.5. Проверке подлежат все виды изданий, которым присвоены инвентарные номера.
Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию.
Проверка всего фонда или его части завершается составлением Акта с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий. Акт подписывается всеми членами комиссии и председателем.
10.6. Результаты проверки, зафиксированные в Акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списании передается на утверждение.
10.7. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причинам (п. 5.1.2. настоящей Инструкции) принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт передается учредителю.
Если виновные лица не установлены или суд отказал по взыскании убытков с них, то убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
<< Пред. стр. 1 (из 3) След. >>
Список литературы по разделу