<< Пред. стр. 2 (из 3) След. >>
Список литературы по разделу
11. Делопроизводство в организации учета фонда
11.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов».
11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.
11.3. Сроки хранения управленческих документов, устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в Российской Федерации. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:
Категории документов* Сроки хранения
1 2
Книги и ведомости учета библиотечного фонда (Инвентарные книги. Книги суммарного учета) Постоянно, до ликвидации библиотеки
Учетный каталог Постоянно, до ликвидации библиотеки
Описи инвентарных номеров Постоянно, до ликвидации библиотеки
Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу) 5 лет**
Акты на книги, журналы, брошюры и др. документы, полученные без сопроводительного документа 5 лет
Заявления, докладные записки о получении документов в дар 5 лет
Акты о покупке книг и др. документов у частных лиц 5 лет после проверки фонда
Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных 5 лет после проверки фонда
Акты на списание (исключение) печатных изданий или других документов Постоянно, до ликвидации библиотеки
Акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу 5 лет после проверки фонда
11.4. При истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
В целях квалифицированного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб.
11.5. Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.
11.6. Переписка Инвентарных книг, Книг суммарного учета не допускается. В особых случаях, вызванных экстремальными условиями стихийного или техногенного характера, письменное разрешение на переписку указанных учетных документов дает учредитель.
11.7. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек на периодические и другие виды изданий и т.п.) производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т.п.).
11.8. Утилизация АВД и электронных документов производится в соответствии с установленными правилами.
12. Ответственность работников библиотек за организацию учета и сохранность библиотечного фонда
12.1. Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность библиотечного фонда несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.
12.2. В трудовом договоре с работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требований действующего законодательства к организации сохранности и ведению учета библиотечных фондов.
12.3. Ответственность за сохранность документных фондов структурных подразделений библиотеки возлагается на сотрудников, имеющих к ним доступ.
12.4. Работники библиотеки, виновные в причинении ущерба библиотечным фондам несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
12.5. Работник библиотеки, ответственный за вверенный ему фонд, возмещает причиненный библиотеке ущерб, выявленный в результате проверки в сумме не превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса Российской Федерации).
На основании п.5.1.2. настоящей Инструкции величина допустимого норматива списания документов библиотечного фонда по неустановленным причинам (недостача) составляет не более 0,2% от ежегодной текущей книговыдачи. В случае превышения установленного норматива принимаются меры к возмещению ущерба.
12.6. Библиотечный работник вправе добровольно возместить выявленный причиненный ущерб, внеся соответствующую сумму в размере среднего месячного заработка на счет библиотеки или заменить недостающие документы равноценными изданиями.
12.7. На основании ст. 244 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановления Минтруда Российской Федерации от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной1или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» с заведующими секторами библиотек, а также работниками библиотек, в трудовые обязанности которых входят работы по приему на хранение, обработке, хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей, (библиотечных фондов), заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.
В случае причинения ущерба библиотечным фондам работники, с которыми заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, возмещают причиненный библиотеке ущерб при недостаче вверенного имущества в полном размере.
12.8. На основании ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации трудовым договором, заключаемым с руководителем библиотеки, его заместителями, главным бухгалтером за причиненный библиотечным фондам ущерб может быть установлена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба.
12.9. При отсутствии открытого доступа к фонду, если конкретный виновник не установлен, ответственность за недостачу и возмещение ущерба несут все работники библиотеки, имеющие доступ к фонду на основании договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
12.10. В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
Приложения
Формы документации
по учету библиотечного фонда
Приложение 1а.
Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек)
Часть 1 Поступление в фонд
Поступило
Номерзаписипопорядку Источникпоступления Номериилидатасопроводительногодокумента Всего В том числе по видам документов
Книги Брошюры Периодическихизданий Специальныевидынормативныхдокументов Аудиовизуальные документы Электронные документы Электронныедокументыбезиндивидуальногоносителя Другиевидыизданий
Датазаписи Экземпляров Названий Микроформы Видеокассеты Аудиокассеты Дискеты Оптическиедиски
Журналы Газеты (годовые комплекты) Микрофильмы Микрофиши
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Поступило
Документы
принятыенабаланс Распределение по содержанию По языкам Распискавполучениидокумента
Естественнауки ТехникаТехническиенауки Сельскоеилесноехозяйство ЗдравоохранениеМедицинскиенауки Общественные и гуманитарные науки (6/8) Литературауниверсальногосодержания Наязыкахкореннойнациональности
На сумму Всего В том числе:
Экземпляров руб. коп. Общественные и гуманитарные науки в целом (60) Детская литература
(83, 8) Художественная литература (84) Искусство. Искусствознание (85)
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
Приложение 1б.
Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек)
Часть 2 Выбытие из фонда
Датазаписи Номердатаактавыбытия Выбыло
Всего Документы, стоящие на балансе По причинам выбытия В том числе по видам документов
Экземпляров На сумму Ветхость Дефектность Устарелость Дублетность Непрофильность Утрата Несоответствиепрограммноаппаратнойсредебиблиотеки Поступлениекумуляции Истечениесрокалицензионногосоглашения Книги Брошюры Журналы Газетыгодовыекомплекты Специальныевидынормативныхдокументов
руб коп
Экземпляров Названий
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Выбыло
В том числе по видам документов Распределение по содержанию По языкам Распискавполучениидокумента
Аудиовизуальные
документы Электронные
документы Другиевидыизданий Естественныенауки ТехникаТехническиенауки Сельскоеилесноехозяйство ЗдравоохранениеМедицинскиенауки Общественные и гуманитарные науки (6/8) Литрауниверсальногосодержания Наязыкахкореннойнациональности
Микроформы Видеокассеты Аудиокассеты Дискеты Оптическиедиски Электронныедокументыбезиндивидуальногоносителя Всего В том числе:
Микрофильмы Микрофиши Общественные и гуманитарные науки в целом *60) Детская литература (83, 8) Художественная литература (84) Искусство. Искусствознание (85)
22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
Приложение 1в.
Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек)
Часть 3 Итоги движения фонда
Всего В том числе по видам документов
Книги Брошюры Периодические издания Специальныевидынормативныхдокументов Аудиовизуальные документы Электронные документы Другиевидыизданий
Экземпляров Названий Журналы Газетыгодовыекомплекты Микроформы Видеокассеты Аудиокассеты Дискеты Оптическиедиски Электронныедокументыбезиндивидуальногоносителя
Микрофильмы Микрофиши
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Документы
принятыенабаланс Распределение по содержанию По языкам
Естественныенауки ТехникаТехническиенауки Сельскоеилесноехозяйство ЗдравоохранениеМедицинскиенауки Общественные и гуманитарные науки (6/8) Литературауниверсальногосодержания
Экземпляров Насумму Всего В том числе:
Общественныеигуманитарныенаукивцелом Детскаялитература
Художественнаялитература ИскусствоИскусствознание
руб. Коп. На языках коренной национальности
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
Приложение 2.
Образец листа актового учета*
Акт № ___ от _____________20___ г.
Поступило всего __________ экз. с № ____ по № ____
Номер записи в КСУБФ Инвентарный номер Автор, заглавие, том, часть, выпуск Место и год издания Цена Отметка о проверке № акта выбытия Примечание
руб. коп.
Приложение3.
Образец листа инвентарной книги
20___ г.
Дата записи Номер записи в КСУБФ Инвентарный номер Автор, заглавие, том, часть, выпуск Место и год издания Цена Отметка о проверке № акта выбытия Примечание
руб. коп.
Приложение 4.
Форма Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных
Дата Фамилия, инициалы читателя Сведения об утерянных книгах или других документах Сведения о принятых книгах или других документах
Инв. № Автор, заглавие, год издания Цена Отдел Автор, заглавие, год издания Цена Отдел Расписка читателя
руб. коп. руб. коп.
Приложение 5.
Форма акта о приеме документов в библиотеку
Акт № ___
«___» _________ 20___ г
Настоящий акт составлен_______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
о приеме в библиотеку _______________________________________________________
(вид документа и от кого получено)
___________________________________________________________________________
в количестве ______________ экземпляров на общую сумму _______________________
___________________________________________________________________________
(повторить сумму прописью)
Список книг (или других документов) прилагается.
Подписи _____________________________
(руководителя)
_____________________________________
(сотрудника)
_____________________________________
(лица, сдавшего книги или другие документы)
Список книг или других документов к акту № ______*
№№ Автор, заглавие книги или вид документа Цена Кол-во экз. Сумма
руб. коп.
Приложение 6.
Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен_______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
в том, что за 20___ г. _________________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
поступило _______________ экземпляров журналов, комплектов газет
(ненужное зачеркнуть)
Подписи* _____________________________
_____________________________________
_____________________________________
Приложение 7.
Форма акта о недостаче документов в поступившей партии
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен _______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
в том, что при приеме партии книг (или других документов), полученных от ________
___________________________________________________________________________
(наименование учреждения, от которого получены книги и другие документы)
___________________________________________________________________________
по _____________________ № __________________ 20___ г.
Обнаружено:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Подписи:
______________________
______________________
______________________
Приложение 8.
Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения
Рассмотрено на комиссии
по сохранности фондов УТВЕРЖДАЮ
_________________
(подпись лица, утвердившего акт)
Протокол № _______
от «___» ____________ 20 ___ г.
«___» _______________ 20 ___ г.
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен _______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
об исключении из фонда _____________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
«________» экземпляров _____________________________________________________
(указать вид документа)
на сумму ___________________ руб. По причине ________________________________
(указать причину исключения)
Список выбывших ___________________________________________________________
(указать вид документа)
на «______» ___________________ листах прилагается.
Список к акту № _____
№№ Инвентарный номер Автор, заглавие, том, часть, выпуск, год издания Цена Коэффициент переоценки Количество экземпляров Стоимость
руб. коп.
Члены комиссии:
________________________
________________________
________________________
Приложение 9.
Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения
Рассмотрено на комиссии
по сохранности фондов УТВЕРЖДАЮ
_________________
(подпись лица, утвердившего акт)
Протокол № _______
от «___» ____________ 20 ___ г.
«___» _______________ 20 ___ г.
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен _______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
об исключении из фонда _____________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
«________» экземпляров _____________________________________________________
(указать вид документа)
временного хранения ________________________________________________________
в количестве ________________ экз. По причине ________________________________
(указать причину исключения)
Члены комиссии:
________________________
________________________
________________________
Приложение 10.
Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными*
Рассмотрено на комиссии
по сохранности фондов УТВЕРЖДАЮ
_________________
<< Пред. стр. 2 (из 3) След. >>
Список литературы по разделу