<< Пред. стр. 5 (из 24) След. >>
Список литературы по разделу
Контрольно-правовое управление
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:
#G0
Администрация Новосибирской области
Контрольно-правовое управление
Главному специалисту
А.С.Сидорову
или
#G0
Президенту АОЗТ "Сиблитмаш"
И.И.Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщено. Например:
#G0
Администрации районов, городов
Новосибирской области
В состав реквизита "адресат" при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
#G0
Редакция журнала "Новый мир"
Малый Путинковский переулок, д. 1/2
Центр, Москва, 103006
Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например:
#G0
Директору ЗАО
"Кристалл"
Г.В.Сидорову
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например:
#G0
А.Н.Гуляеву
ул. Мира, д. 11, кв. 12
г. Новосибирск, 630102
15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
#G0
УТВЕРЖДАЮ
Зам.главы администрации
Подпись А.А.Иванова
12.02.2000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (утверждено, утверждена, утверждены) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
#G0
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом общего собрания
акционеров
15.03.2000 N 12
или
#G0
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Председателя
Правления банка
30.09.2000 N 82
или
#G0
УТВЕРЖДЕН
Постановлением
администрации области
12.03.2000 N 375
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.
16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
#G0А.В.Зайцевой
П.С.Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой "ХИТЭК" к 21.02.2000
Подпись
05.02.2000
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) "Об итогах работы за первое полугодие 2000 года"; протокол (чего?) "Заседания педагогического совета".
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом "Контроль" или буквой "К".
19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываю", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
#G0Приложения:
1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
#G0
Приложение
к постановлению
администрации области
от 10.01.2000 N 30
21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:
#G0Директор Проектно-конструкторского
и технологического института автоматизированных систем управления
Подпись
А.А.Сергеев
или
#G0Директор института
Подпись
А.А.Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
#G0Директор завода
Подпись
В.В.Волков
Главный бухгалтер
Подпись
В.М.Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
#G0Заместитель министра транспорта РФ
Заместитель министра связи РФ
Подпись А.А.Петров
Подпись А.В.Смирнов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
#G0Председатель комиссии
Подпись
Н.В.Куликов
Члены комиссии:
Подпись
Подпись
Подпись
К.М.Артемьева
С.П.Матвеев
В.А.Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.
22. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
#G0
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления
начального профессионального
образования Министерства
образования РФ
_______________ Е.Я.Бутко
Подпись
12.03.2000
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
#G0
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
педагогического совета
от 10.02.2000 N 5
или
#G0
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ
от 10.02.2000 N 01-4/270
Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.
Примечание. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф согласования" должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
23. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
#G0Начальник общего отдела
Личная подпись
19.09.2000
Е.О.Матвеенко
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
#G0Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись
19.09.2000
А.И.Ващук
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.
24. Печать. На документах, удостоверяющих права долж-ностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
#G0Начальник управления
Печать
Подпись Г.В.Сидоров
25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
#G0Верно:
Инженер отдела кадров
10.02.2000
Подпись
А.С.Смирнов
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Аксенов
22-50-32
или
Аксенов Юрий Михайлович
22-50-32
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:
- краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
- слова "В дело";
- номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:
#G0
СОГЛАСОВАНО
[1,5]
Руководитель организации
[1-2]
Л.И.Петрова
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметки о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНО-ВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним
текст - через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое, нижнее; 10 мм - правое; 15 мм - верхнее.
Требования к бланкам