<< Пред.           стр. 6 (из 24)           След. >>

Список литературы по разделу

  На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
 
  Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
 
  Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способами.
 
  При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.
 
  Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее -
 
  20 мм, верхнее - не менее 15 мм, правое - не менее 10 мм.
 
  Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
 
  При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
 
  Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
 
  При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
 
  Требования к изготовлению, учету, использованию
  и хранению бланков с воспроизведением
  Государственного герба Российской Федерации,
  гербов субъектов Российской Федерации
 
  Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 "Унифированная система организационно-распорядительной документации":
 
  "5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
 
  5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
 
  5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
 
  5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
 
  при поступлении бланков
 
  - наименование вида гербового бланка;
 
  - дата поступления;
 
  - номер сопроводительного документа;
 
  - наименование организации - поставщика гербовых бланков;
 
  - количество экземпляров;
 
  - серия и номера гербовых бланков;
 
  при выдаче бланков
 
  - наименование вида гербового бланка;
 
  - количество экземпляров;
 
  - серия и номера гербовых бланков;
 
  - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
 
  - расписка в получении;
 
  - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
 
  5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
 
  5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
 
  5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
 
  5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
 
  5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
 
 5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации".
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 #G0Приложения
 
 
 Приложение 2.1
 
 ГОСТ Р 6.30-97
 
 Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4
 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-97
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Приложение 2.2
 
 Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4
 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-97.
 
  Примечания к прилож. 5.1 и 5.2: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02*1 - герб субъекта Российской Федерации; 03*1 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.
  _____
 *1 Реквизиты 02, 03 исключены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст "О принятии и введении в действие изменений ГОСТ Р 6.30-97".
 Тема 3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении
 
 #G01. Организация документооборота (общие положения)
 
  1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
 
  2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
 
  По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
 
  3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
 
  При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
 
  Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
 
  Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
 
  4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.
 
 
 
 Схема 3.1. Движение документов в учреждении
 
  _________ - поступающие документы,
  _ _ _ _ _ - отправляемые из организации,
  . . . . . . . . - внутренние документы.
 
 #G02. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
 
  Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностму лицу службы делопроизводства.
 
  При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой "лично", передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
 
  Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводтва существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
 
  При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
 
  Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
 
  Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.
 
  На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
 
 #G0
 Наименование организации
 Вх. № __________________
 От _____________________
 
  Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
 
  Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
 
  Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
 
  В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
 
  Документы регистрируются на карточках (см. прил. #M12293 0 941850032 2028685173 78 77 656832639 3321101044 4168601763 120916012 3303884696прилож. 3.1-3.2#S). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)
 
  На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
 
  - входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
 
  - от кого поступил документ (Кемеровское объединение "Оксид");
 
  - количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
 
  - дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 № 259/10);
 
  - краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.
 
  После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
 
  Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляе-мые - пятый, внутренние - шестой цвет.
 
  При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел "Документы на докладе".
 
  Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:
 
 #G0Г.В.Иванову
 Прошу подготовить ответ
 _______________________
  Подпись
  Дата
  Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
 
  Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел "Кто направил документ. Резолюция". Например:
 
 #G0И.П.Кирсанову, Г.В.Иванову
 Прошу подготовить ответ
 ____________________
 Подпись руководителя
 Дата
  Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: "Дата передачи на исполнение" - 15.01.2000; "Кому направлен документ" - Г.В.Иванову; "Расписка в получении" - роспись Иванова Г.В., дата.
 
  В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.
 
  От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
 
  При поступлении документа могут быть несколько вариантов их исполнения.
 
  1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.
 
  2. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
 
  3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
 
  4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
 
  Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
 
  - отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
 
  Например:
  Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;
 
  - указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
 
  Например:
  Председатель комитета Я.Я.Боргено 20.01.2000;
 
  - дату возврата, расписку принявшего документ.
 
  Например:
  20.01.2000 _____________________
  Подпись
 
  - номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
 
  Например:
  Д № 02-36.
 
  Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
 
 #G0Дата регистрации и входящий номер От кого поступил документ Количество листов и экземпляров Дата полученного документа, исходящий номер 10.01.2000 № 35 Министерство образования РФ 2 л. в 1 экз. 25.12.1999 № 2054-02/5
  Краткое содержание документа:
 
  Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области.
 
  Кто направил документ. Резолюция.
 
  Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000
 
  Оборотная сторона
 
 #G0Дата передачи
 на исполнение Кому направлен
 документ Расписка
 в получении Дата возврата,
 расписка
 принявшего
 документ Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении 10.01.2000 Кирсановой М.В. Подпись 20.01.2000
 Подпись Д № 02-36
  Отметка о контроле и исполнении:
  Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания.
 
  Подписал: председатель Я.Я.Боргено
  Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я.Боргено 20.01.2000
 #G03. Подготовка и регистрация отправляемых документов
 
  Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
 
  В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.
 
  После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:
 
  20.01.2000 № 259-02/36
  На № 2054-02/5 от 05.01.2000
 
  Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.
 
  На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра; дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.
 
  Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа:
 
 #G0Дата и порядковый регистрационный номер Количество листов и экземпляров Кому направлен документ Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата 20.01.2000
 № 259-02/36 2 л. в 1 экз. Министерство образования РФ Заказное № 36 от 20.01.2000
  Краткое содержание документа:
  Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области.

<< Пред.           стр. 6 (из 24)           След. >>

Список литературы по разделу