<< Пред.           стр. 7 (из 24)           След. >>

Список литературы по разделу

  Кем подписан документ: председатель Я.Я.Боргено
 
 20.01.2000
 #G04. Прохождение внутренних документов
 
  1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
 
  2. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.
 
  3. Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
 
  4. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
 
  Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. #M12293 0 941850007 2028685173 77 78 2471570279 1955387115 3464 1017960667 3855663234прилож. 1.2#S).
 
  Приведем пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:
 
  Карточка регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.)
 
 #G0_________________
 Дата
  № ________ ________________________________________________________________
 Кто вносил проект
 
  По вопросу _______________________________________
 
  Кем подписано ____________________________________
  Ф.И.О. #G05. Учет объема документооборота
 
  Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
 
 При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
 
 #G06. Контроль за исполнением документов
 
  1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
 
  2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
 
  Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.
 
  3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.
 
  4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
 
  5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.
 
  6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
 
  Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
 
  1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
 
  2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.
 
  3. В резолюции указан срок исполнения. Например:
 
  Г.В.Иванову
  Дать информацию в течение трех дней.
  Подпись руководителя
  Дата
 
  На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
 
  Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль" или на левом поле - знак контроля "К". Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруют по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
 
  Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце; в 33-й
 
  ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.
 
  Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке "Документы, не исполненные в срок".
 
  Соответствуюшие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
 
  В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке "Документы, не исполненные в срок", периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе "Примечание".
 
  Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
 
 
 #G0Справка о работе с документами
 
 _____________________________________________________
 Наименование организации
 
 по состоянию на _________________ 2000 г.
  Всего
 передано документов Всего
 поставлено на контроль Из них Находятся
 на исполнении В том числе Всего
 отправлено документов Исполнено с начала года В т.ч. с нарушением срока С нарушением срока На дополни- тельном контроле
 
 
 
 
 
 
  Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:
 
 #G0
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Всего
 передано документов Всего
 поставлено
 на контроль Из них Находятся
 на исполнении В том числе Всего
 отправлено
 документов Исполнено
 с начала года В т.ч. с нарушением срока С
 нарушением срока На
 дополни-
 тельном
 контроле Отдел
 профессио- нальной
 подготовки 100 50 10 5 40 10 5 25 Отдел
 воспита- тельной
 работы 200 100 50 1 50 - 10 150 Отдел
 развития 150 100 50 10 50 5 10 100
 По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
 
 #G0
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Приложения
 
 
 Приложение 2.1
 
 Регистрационная карточка поступающей корренспонденции
 
 #G0Дата регистрации и
 входящий
 номер От кого поступил документ
  Количество листов и экземпляров
  Дата и исходящий номер полученного документа
 
 Краткое содержание документа ___________________________________
 ______________________________________________________________
 
 Кто направил документ. Резолюция ________________________________
 ______________________________________________________________
 
 Оборотная сторона
 
 #G0Дата передачи
 на исполнение
  Кому направлен документ
  Расписка
 в получении
  Дата возврата,
 расписка
 принявшего
 документ
  Номер дела,
 в котором
 хранится документ,
 или отметка
 об уничтожении
 Отметка о контроле и исполнении ________________________________
 _____________________________________________________________
 
 Когда и кем документ снят с контроля _____________________________
 _____________________________________________________________
 
 Приложение 2.2
 
 Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции
 
 #G0Дата и порядковый