<< Пред. стр. 8 (из 24) След. >>
Список литературы по разделу
#G0ОАО "Стайлинг"
Директору
И.И.Петрову
ЗАЯВЛЕНИЕ
18.06.2000
Прошу принять на работу старшим инженером.
Личная подпись
Г.В.Свиридов
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:
#G0 Наименование структурного
подразделения
ЗАЯВЛЕНИЕ
01.02.2000
Адресат
Резолюция
Прошу перевести меня на должность ______________________________
_______________________________________________________________
Наименование должности
_______________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
в связи с __________________________________________________
Причина перевода
____________________
Подпись работника
________________________
Расшифровка подписи
Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом (см. прилож. 4.4), а в небольших организациях составляется, например, следующим образом:
#G0
Директору предприятия "Адрон"
Н.И.Крылову
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.05.2000
Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.
Начальник цеха
Подпись
П.С.Филимонов
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приведем пример оформления приказа:
#G0ЗАО "Рябина"
ПРИКАЗ
12.04.2000 N 36-к
г. Новосибирск
О приеме на работу
Григорьевой В.И.
ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: контракт.
Директор
Подпись
Н.И.Петров
Визы для должностных лиц
Виза ознакомления поступающего на работу
Трудовая книжка. Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 39 КЗоТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема его на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).
Оформление титульного листа выглядит следующим образом:
#G0ТРУДОВАЯ КНИЖКА
№
Фамилия
Иванова
Имя
Светлана
Отчество
Семеновна
Дата рождения
12 мая 1971 г.
Образование
Высшее
Профессия, специальность
Менеджер
Дата заполнения
7 октября 1998 г.
Подпись владельца книжки
Иванова
М.П.
Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек
Петрова
(разборчиво)
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Например: ОАО "Орбита". Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: АО "ГЕЗ" с 01.01.1999 переименовано в ЗАО "ГЕЗ и Со". В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема (09.10.1994), в графе 3 - указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 - основание (приказ от 07.10.1999 N 12-к).
Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
Пример заполнения трудовой книжки:
#G0СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
N записи
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
число
месяц
год
1
2
3
4
ОАО "Орбита"
1
09
10
1994
Принята на должность менеджера в отдел маркетинга
Приказ от 07.10.94 N 12-к
2
03
03
1995
Переведена на должность начальника отдела маркетинга
Приказ от 01.03.95 N 8-к
3
07
09
1999
Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ
Приказ от 05.09.99 N 8-к
Инспектор по персоналу
Подпись
Печать
И.И.Петрова
В записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗоТ РФ (Например, "Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ"), ставится подпись должностного лица и печать фирмы.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе "Сведения о работе", заводится вкладыш к ней.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 39 КЗоТ РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 524 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Личные карточки. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (см. прилож. 4.5).
Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.
В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III "Назначения и перемещения", IV - "Отпуска", V - "Дополнительные сведения" и IV - "Дата и причина увольнения". В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Наиболее важными являются разделы "Назначения и перемещения" и "Дата и причина увольнения". Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе "Назначения и перемещения" в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью компьютера.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- анкета;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- характеристика или рекомендательное письмо;
- трудовой контракт (договор) или заявление;
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к анкете;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
- документы об имеющихся изобретениях.
В графе "Образование" личного листка применяют формулировки: "начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе "Семейное положение" используются следующие формулировки: "женат" ("замужем"), "разведен(а)" "вдовец" ("вдова"), "холост", ("не замужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
Ниже приведен образец внутренней описи документов, имеющихся в личном деле:
#G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
00.00.00
документов дела №
N п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
N листов дела
Примечание
Итого ____________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________
(цифрами и прописью)
Должность
Подпись
И. О. Фамилия
Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.
Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт - явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.
По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую работу - никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.
Контрактная форма оплаты труда - это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока (см. прилож. 3.6).
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 "Перечня документов с указанием сроков хранения".
#G0Приложения
Приложение 4.1
Схема составления документов о приеме на работу
Приложение 4.2
Схема составления документов о переводе на другую работу внутри организации
Приложение 4.3
Схема составления документов об увольнении работника
Приложение 4.4
Унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска
#G0Наименование структурного подразделения
ЗАЯВЛЕНИЕ
_____ от _____
_____________
Место издания
Разрешаю отпуск __________________________ (рабочих дней календарных)
_________________________________________________________________
Руководитель учреждения
_________________________________________________________
Дата Подпись
010
Учетный номер ___________________________
010
020
Табельный номер _________________________
020
О предоставлении
отпуска
030
Фамилия _______________________________________________________
030
040
Имя ___________________________________________________________
040
050
Отчество _______________________________________________________
050
060
Должность _____________________________________________________
060
070
Структурное подразделение ______________________________________
070
080
Вид отпуска ____________________________________________________
080
090
Дата ухода в отпуск ______________________________________________
090
100
Количество дополнительных дней __________________________________
100
110
Мотив дополнительного отпуска ___________________________________
110
120
Основание _____________________________________________________
120
Подпись ________________________________________________
Расшифровка подписи
<< Пред. стр. 8 (из 24) След. >>
Список литературы по разделу